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Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL) Rapport final de l’entrepreneur surveillant de l’équité

29 juin 2015

Soumis à:
Directeur
Surveillance de l’équité
Direction générale de la surveillance

Soumis par:
Knowles Consultancy Services Inc. et
Hill International Inc. en coentreprise

Table des matières

Contexte et Introduction

En qualité de Surveillant de l’équité, Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise {ci-après dénommé le Surveillant de l’équité (SE)} soumet par la présente son rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité relatif au processus concurrentiel d’approvisionnement pour le projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL). Ce processus concurrentiel d’approvisionnement a été initié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour le compte d’Infrastructure Canada (INFC) par voie de la lettre d’intérêt (LI) demande de soumissions numéro T8006140001/A, une demande de qualifications (DDQ), demande de soumissions numéro T8006140002/A et une demande de propositions (DDP), demande de soumissions numéro QA002-14-2501/A.

Ce rapport final couvre nos activités et observations concernant la phase de la LI, de la phase DDQ, de la phase DDP, de l’évaluation des propositions techniques et financières, de la sélection d’un proposant privilégié et de la clôture commerciale et financière.

Ce rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les détails de nos activités incluant les observations pertinentes résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le CNPSL est une infrastructure d’autoroute détenue par le gouvernement fédéral liant la ville de Montréal, l’Île-des-Sœurs et la Rive-Sud, censée promouvoir le flux sûr et continu des marchandises et des personnes à l’intérieur du corridor de commerce Canada-États-Unis. L’élément primaire du projet CNPSL, le pont Champlain, est l’un des plus achalandés au Canada avec un trafic estimé entre 40 et 60 millions de véhicules par année, 11 millions d’utilisateurs en transport collectif par année et impliquant $20 milliards de dollars de commerce international par année. Le pont Champlain a été évalué comme étant à la fin de sa durée de vie sécuritaire et doit être remplacé. Le pont de l’Île-des-Sœurs et la partie de l’autoroute A15 appartenant actuellement au gouvernement fédéral sont aussi à la fin de leurs durées de vies.

Le résultat du projet CNPSL sera un pont de huit voies incluant deux voies réservées pour le transport en commun, une autoroute A15 de six voies, un pont de remplacement pour l’Île-des-Sœurs, l’installation d’une infrastructure de péage pour le NPSL et les installations supportant un système intelligent de transport pour le corridor.

Le projet est en cours d’acquisition par le biais du modèle de partenariat public-privé (PPP) prévoyant la construction, la conception, le financement, l’exploitation et l’entretien du corridor avec une date de mise en service de 2018 pour le pont et 2019 pour le reste du corridor. Le modèle PPP prévoit la construction et les garanties budgétaires, une approche holistique intégrée de conception, la construction, l’exploitation et l’entretien de l’infrastructure ainsi que l’assurance de l’entretien du cycle de vie de l’infrastructure indépendamment de futurs crédits budgétaires. Les paiements à l’entrepreneur du secteur privé sélectionné seront composés de paiements d’étapes durant la construction; deux paiements substantiels d'achèvement lorsque l'infrastructure est prête à être utilisée et des paiements mensuels de services basés sur la performance par la suite.

Attestation d’assurance

Le Surveillant de l’équité fourni l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus concurrentiel que nous avons surveillé, pour le projet de corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL).

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel que nous avons observé jusqu’à et incluant la clôture commerciale et financière a été mené de manière équitable, ouverte et transparente.

« Équitable » est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans préjugé, favoritisme ou influence et en conformité avec les règles établies.

« Ouverte » est définie comme une activité qui est accessible à tous les participants potentiels, sans restriction injustifiée quant à qui peut y participer.

« Transparente » est définie comme indiquant que l’information est fournie en temps opportun au public et aux parties intéressées de manière à faciliter l’examen minutieux du public.

Note: Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité fournis aux responsables du projet, nous confirmons que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l’équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d’équité n’a été notée.

Objectifs du mandat du Surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était de fournir une observation indépendante du processus d’approvisionnement et de soumettre aux responsables du projet des commentaires relatifs à l’équité, aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour traiter les commentaires avant qu’ils influent sur l’équité. Le Directeur de la surveillance de l’équité serait informé de toute préoccupation potentielle relative à l’équité qui n’aurait pas été traitée promptement. À la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation d’assurance quant à son équité serait fournie.

Pour réaliser l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et le cas échéant, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité :

• devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet;
• examiné la LI telle que publiée précédemment;
• examiné les sollicitations DDQ et DDP en versions ébauche et finale;
• examiné tous les addendas et éclaircissements relatifs aux sollicitations ainsi que les questions soumises par les promoteurs et les réponses fournies;
• observé les journées de l’industrie, les conférences des proposants, les réunions commerciales confidentielles (RCCs) et les réunions avec les proposants qualifiés;
• observé toutes les visites des lieux;
• observé et surveillé par téléconférence toutes les réunions entre les proposants individuels et les autorités restreintes;
• examiné les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses à la DDQ et la DDP et l’orientation fournie aux équipes d’évaluation;
• observé l’évaluation par voie de consensus des réponses à la DDQ et la DDP dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation et de sélection telles que spécifiées et la politique ministérielle ont été suivies de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection;
• observé toutes les réunions au cours desquelles les comités de surveillance d’évaluation ont examiné les résultats des évaluations obtenues par voie de consensus;
• surveillé les activités de clôture commerciale et financière dans le but d'assurer que les ajustements à la convention relative au projet incluant ses échéanciers étaient limités aux changements permis par la Section 8.2.b de la DDP; et
• observé les comptes rendus auprès des répondants à la DDQ et à la DDP. (Cette activité fera l’objet d’un addenda au rapport final après que les comptes rendus auront été fournis).

Activités et observations spécifiques du Surveillant de l’équité

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à la phase de sollicitation prédemande de qualifications (PréDDQ)

Le 17 mars 2014, nous avons examiné la LI (Document 1) et les modifications 1 et 2 (Documents 2 et 3) précédemment affichées sur achatsetventes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à la DDQ

La DDQ a été publiée sur achatsetventes le 17 mars 2014.

Durant la période du 18 mars 2014 au 23 mars 2014, nous avons examiné les versions ébauche en français et en anglais de la DDQ (Document 4). Durant la période du 21 mars 2014 à la clôture de la DDQ, nous avons examiné les versions ébauche et finale des modifications 1 à 8 (Documents 5 à 12) en français et en anglais. Ces modifications incluaient les addendas 1 à 8 et les questions et réponses (Qs et Rs) 1 à 150. Basés sur nos examens, nous avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées pour traiter ces commentaires ont été prises par les responsables du projet.

Le 29 mars 2014, nous avons examiné les textes anglais et français préparés pour la visite des lieux. Le 30 mars 2014, nous avons observé la séance d’information durant laquelle les parties présentes ont été informées du contexte du projet et d’une vue d’ensemble du processus de la DDQ et des exigences de la soumission. Le 1er avril 2014, nous avons observé la visite des lieux et surveillé les commentaires exprimés dans les deux langues. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

La date de clôture de la DDQ était le 7 mai 2014.

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à l’évaluation des réponses à la DDQ

Durant la période du 20 mars au 26 mars 2014, nous avons examiné le document définissant le cadre d’évaluation et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises pour répondre à ces commentaires.

Le 18 avril 2014, nous avons examiné la présentation audiovisuelle de formation pour être utilisée durant les sessions de formation des évaluateurs et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Durant la période du 19 avril 2014 au 23 avril 2014, nous avons examiné une ébauche du plan d’évaluation et le 2 mai 2014, nous avons examiné une ébauche qui avait été mise à jour. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’autorité contractante. Les mesures appropriées ont été prises pour traiter ces commentaires sur la présentation audiovisuelle ainsi que sur le plan d’évaluation.

Les 5, 6 et 9 mai 2014, nous avons observé les sessions de formation fournies aux évaluateurs. Trois sessions ont été fournies afin d’assurer que tous les évaluateurs puissent assister à une session. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 30 avril 2014 au 6 juin 2014, nous avons examiné l’information portant sur la planification pour la vérification des références pour les projets soumis dans les réponses à la DDQ et le besoin pour les vérifications spécifiques émanant de l’évaluation des réponses. Durant la même période, nous avons aussi examiné avec l’autorité contractante, le processus proposé d’éclaircissements. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’autorité contractante concernant les vérifications de références et le processus d’éclaircissements et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 13 mai 2014 au 15 mai 2014, nous avons examiné les recommandations du Comité d’examen des relations et conflits d’intérêts (CERCI) liées à un conflit d’intérêt potentiel des évaluateurs devant participer à l’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 22 mai 2014 au 20 juin 2014, nous avons observé les réunions d’évaluation des six équipes d’évaluation pour les six trousses d’évaluation des critères cotés au cours desquelles des notes établies par voie de consensus et des justifications pour les notes établies par consensus basées sur la DDQ ont été convenues. Chacune des six équipes d’évaluation a mené ses activités indépendamment des autres équipes. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis durant le processus d’évaluation et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 6 juin 2014 au 20 juin 2014, nous avons observé les réunions du Comité d’examen de l’évaluation (CEE) au cours desquelles les notes et les justifications écrites de chaque équipe d’évaluation pour chaque critère coté d’évaluation ont été examinées et remises en question dans le but d’assurer an cohérence avec la DDQ et que la justification écrite pour chaque note pourrait résister à un examen minutieux. Chaque réponse a été identifiée au CEE seulement par un nom anonyme. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 20 juin 2014, nous avons observé l’examen par le CEE des résultats sous forme de tableaux incluant l’application de pondérations à toutes les notes pour obtenir les pointages pour chaque critère coté d’évaluation pour chaque réponse et la compilation des pointages finaux pour chaque réponse. Chaque réponse était identifiée seulement par son nom anonyme. Les pondérations utilisées étaient en conformité avec les pondérations spécifiées dans la DDQ. Subséquemment, nous avons été informés que les résultats sous forme de tableaux avaient été vérifiés de façon indépendante à plusieurs reprises. Le CEE a convenu de recommander au Comité d’examen des sous-ministres adjoints (SMA) que les trois réponses avec les notes les plus élevées soient invitées à procéder à l’étape de la DDP sous réserve d’être en conformité avec les dispositions relatives à l’intégrité de TPSGC spécifiées dans la DDQ. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 23 juin 2014, nous avons observé une réunion du Comité d’examen des SMA au cours de laquelle les résultats de l’évaluation ont été présentés. Chaque réponse était identifiée seulement par son nom anonyme. Les justifications écrites pour chaque note pour chaque critère coté pour chaque réponse ont aussi été fournies. Les résultats et les justifications étaient les mêmes que présentés précédemment et approuvés par le CEE. Le Comité d’examen des SMA a convenu de recommander au Comité de gouvernance des sous-ministres les résultats de l’évaluation et la sélection des trois réponses ayant les notes les plus élevées en utilisant les noms anonymes. Les trois répondants recommandés seraient sujets à être déterminés conformes avec les dispositions relatives à l’intégrité de TPSGC. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 29 juin 2014, nous avons examiné une présentation PowerPoint et le rapport final d’évaluation transmis aux membres du Comité de gouvernance des sous-ministres qui fournissait les résultats de l’évaluation en utilisant les noms anonymes et demandant l’approbation des résultats. Les résultats et le rapport étaient identiques à ceux convenus par le CEE et approuvés par le Comité d’examen des SMA. Le 30 juin 2014, les résultats ont été approuvés par le Comité de gouvernance des sous-ministres. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 30 juin 2014, nous avons observé la transmission restreinte à l’équipe d’examen des dispositions relatives à l’intégrité, du nom des répondants et les trois réponses ayant les notes les plus élevées de façon à ce que leur examen respectif puisse être traité en priorité. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 8 juillet 2014, nous avons observé une réunion de l’équipe intégrée de la gestion du projet (EIGP) au cours de laquelle, les résultats initiaux de l’équipe d’examen des dispositions relatives à l’intégrité ont été présentés. Les résultats initiaux de l’examen d’intégrité couvraient quatre des répondants incluant les trois les plus élevés. Chacun des quatre a été déterminé comme étant conforme avec les provisions d’intégrité. Suite à la réunion, les deux répondants restants ont été déterminés comme étant conformes avec les dispositions d'intégrité.

Le 9 juillet 2014, les responsables du projet ont avisé par téléphone les trois répondants retenus. Un texte a été utilisé dans le but d’assurer que la même information était fournie à chacun. Durant la période du 9 juillet au 18 juillet 2014, nous avons surveillé les courriels envoyés aux trois répondants retenus concernant la présentation en temps opportun conformément avec la DDQ, d’une convention de soumission, d’une convention de confidentialité et d’un dépôt de sécurité requis comme une condition à être sélectionné comme un répondant pour participer à la phase de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 19 août 2014 au 21 août 2014, nous avons observé trois comptes rendus, un à chacun des répondants retenus et le 5 septembre 2014, nous avons observé les comptes rendus à chacun des trois répondants non retenus. Tous les comptes rendus étaient exhaustifs, suivant le même format et étaient cohérents avec les meilleures pratiques de compte rendu. Une description du processus d’évaluation a été fournie suivie par des détails des résultats d’évaluation du répondant. Les pointages de chaque répondant pour les exigences cotées ont été fournis avec une justification pour le pointage détaillant les forces et faiblesses de la réponse. L’information fournie était identique aux résultats observés durant l’évaluation. Toutes les questions autres que celles qui impliquaient d’autres répondants ont été répondues. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à la DDP

Contexte du document DDP

La DDP et la documentation relative ont été mises à disponibilité par l’entremise de la salle de données virtuelles Firmex et la plate-forme de partage de documents en ligne. La section « documents de référence » à la fin de ce rapport fournie une explication de l’utilisation de la plate-forme Firmex.

La DDP volume 1 (identifiée dans ce rapport comme la DDP) et ses mises à jour ont été rendues disponibles sur Firmex aux trois proposants qualifiés. Les proposants ont été avisés des changements significatifs planifiés à la DDP et à la documentation relative, par des éclaircissements, le processus Qs et Rs et les RCCs. Chacune des trois versions mises à jour de la DDP incorporait tous les changements des versions précédentes.

D’une façon similaire, le volume 2 de la DDP désignée dans ce rapport comme la convention relative au projet et ses versions mises à jour ont été publiées sur Firmex. Chacune des versions de la DDP mises à jour incorporait tous les changements des versions précédentes. De nouveaux échéanciers et des échéanciers révisés à la convention de projet ont été publiés sur Firmex lorsqu’ils devenaient disponibles et les proposants étant avisés par Firmex.

Une « convention relative aux travaux préliminaires » constituait aussi une partie séparée du volume 2 de la DDP couvrant les travaux proposés par le proposant privilégié et à être entrepris avant la clôture formelle commerciale et financière.

Firmex a aussi été utilisé pour afficher de nombreux documents autres que les volumes 1 et 2 de la DDP auxquels le Canada avait accès et que le Canada avait identifiés comme pertinents au projet mais qui ne faisaient pas partie de la DDP. Cette information de fond incluait mais n’était pas limitée aux cartes, dessins, rapports, résultats de tests, analyses, données, vidéos et photographies. Les proposants étaient notifiés par Firmex quand un nouveau document était publié.

DDP, addenda et éclaircissements

Durant la période du 10 juillet 2014 au 17 juillet 2014, nous avons examiné des versions ébauche de la DDP incluant la version à être publiée le 18 juillet 2014 et avons fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Débutant le 15 juillet 2014, nous avons progressivement examiné des versions révisées de la convention relative au projet et ses échéanciers qui expliquaient les grandes lignes des exigences du projet et les exigences des termes et conditions d’affaires.

Le 29 juillet 2014, nous avons examiné la DDP telle que publiée sur Firmex le 18 juillet 2014 (Document 13). Le 31 juillet 2014, nous avons rencontré des officiels de TPSGC et leur avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Nous avons aussi examiné des versions ébauche de la DDP qui avaient été mises à jour et affichées le 31 octobre 2014 (Document 16), le 5 décembre 2014 (Document 17) et le 27 janvier 2015 (Document 19) et fourni à l’autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité. Après que chaque version était publiée, nous avons examiné les versions publiées. Tous les commentaires relatifs à l’équité ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet.

D’une façon similaire, nous avons examiné la convention relative au projet lorsqu’elle a été initialement affiché le 18 juillet 2014 (Document 14) et des versions révisées de la convention relative au projet lorsque publiées le 24 octobre 2014 (Document 15), le 5 décembre 2014 (Document 18) et le 27 janvier 2015 (Document 20). Toutes les annexes de la convention relative au projet n’étaient disponibles initialement mais l’ont été progressivement alors que plus d’information devenait disponible et que les commentaires étaient reçus des proposants. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Aux ou juste avant les dates indiquées dans la section « documents de référence » ci-dessous, nous avons examiné des versions ébauche et finale des addendas 1 à 19 à la DDP (Documents 21 à 39). Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

À mesure qu’elles devenaient disponibles, nous avons examiné en versions ébauche et affichée les éclaircissements à la DDP 1 à 26 (Documents 40 à 65). Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Réunions d’introduction avec les proposants et visites initiales des lieux

Le 21 juillet 2014, nous avons examiné l’ordre du jour pour la réunion d’introduction avec les trois proposants qualifiés et le 22 juillet 2014 nous avons observé la réunion d’introduction des trois proposants qualifiés et les responsables du projet. Les proposants ont été présentés à l’équipe du projet et un compte rendu exhaustif du projet leur a été fourni de même que les exigences, procédures et protocoles de la soumission à être utilisés durant la période de la DDP. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 23 juillet 2014 et le 24 juillet 2014, nous avons observé trois visites guidées par les responsables du projet sur le site du CNPSL, une pour chacun des trois proposants. Nous avons examiné à l’avance le texte qui était utilisé pour décrire les particularités du site. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’avance aux responsables du projet qui guideraient les visites et les mesures appropriées ont été prises. La même façon de procéder a été utilisée pour chaque visite, les mêmes particularités du site ont été identifiées et le même texte a été utilisé.

Comité d’examen des relations

Le 31 juillet 2014, les 5, 15 et 18 septembre 2014, le 20 octobre 2014, le 6 novembre 2014, le 10 décembre 2014 et le 26 janvier 2015, nous avons examiné les décisions proposées et prises par le Comité d’examen des relations et conflits d’intérêts (CERCI). Ces décisions comportaient des sujets tels que les parties admissibles, les conflits d’intérêts potentiels, les règles pour les réunions de parties prenantes, restrictions d’admissibilité pour l’ingénieur du donneur d’ouvrage et le plan d’approvisionnement pour l’ingénieur indépendant. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis à l’autorité contractante et les mesures appropriées ont été prises.

Questions et réponses sur Firmex et information de fond

Commençant le 31 juillet 2014 jusqu’à la fin des périodes de demandes de renseignements, nous avons examiné sur Firmex toutes les questions soumises par les proposants et les réponses proposées et préparées par l’équipe du projet. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Il est à noter bien que la fin de la période des demandes de renseignements pour les propositions techniques était le 14 janvier 2015 et la fin de la période des demandes de renseignements pour la convention relative aux travaux préliminaires et les propositions de travaux préliminaires étaient le 28 janvier 2015, la période de renseignements pour les propositions financières n’a pas clôturée avant le 15 mars 2015. Les demandes concernant la proposition financière ont été reçues jusqu’à la fin de la période de demandes de renseignements pour la proposition financière et ont été répondues.

Nous avons aussi surveillé la publication fréquente d’information contextuelle sur Firmex. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Réunions commerciales confidentielles

Le 1er août 2014, nous avons examiné les règles et processus pour les réunions commerciales confidentielles (RCCs) qui devaient être présentées aux proposants lors de la première RCC pour chacun. Nous avons aussi discuté le contenu de la présentation avec l’autorité contractante avant la première RCC. Un cohérent ensemble de règles et processus basés sur la DDP a été présenté à chaque proposant. Des révisions mineures aux règles et processus ont été faites et convenues par les proposants pendant la période RCC. Par exemple, deux RCCs additionnelles ont été tenues avec chacun des proposants. Toutes les RCCs ont été menées de façon similaire, la majeure partie de l’ordre du jour pour chaque réunion était contrôlée par le proposant respectif. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité et les mesures appropriées ont été prises.

Aux dates indiquées dans le tableau ci-dessous, nous avons observé les neuf (RCCs) tenues avec chacun des trois proposants. Pour chaque RCC, nous avons examiné à l’avance un tableau avec les questions soumises par le proposant respectif et les réponses proposées. Lorsqu’approprié, nous avons observé les réunions postérieures de l’équipe du projet tenues immédiatement suite à la plupart des RCCs. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Réunions avec les autorités restreintes et visites additionnelles des lieux

La DDP incluait une liste « d’autorités restreintes ». Une « autorité restreinte » était une entité qui avait un intérêt direct dans le projet CNPSL et avec laquelle les proposants pouvaient seulement communiquer lors de réunions organisée et surveillées par le bureau du projet. Les autorités restreintes incluaient par exemple, les Ponts Jacques-Cartier et Champlain Inc., la Corporation de la Voie Maritime du Saint-Laurent, le ministère des Transports du Québec, la ville de Montréal et la ville de Brossard. Une liste complète des autorités restreintes est incluse dans la DDP. La DDP permettait à chaque proposant par l’entremise du bureau du projet de demander des réunions avec les autorités restreintes qui étaient alors organisées à une date et en temps appropriés aux parties. Le proposant a aussi soumis avant la réunion un ordre du jour des points à discuter. Les représentants des autorités restreintes étaient informés à l’avance sur des règles pour les réunions.

Nous avons observé ou surveillé par téléconférence toutes les réunions avec les autorités restreintes. Le tableau ci-dessous fourni les dates pour les réunions avec les autorités restreintes. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Les proposants ont aussi demandé des visites additionnelles des lieux auprès du bureau du projet. Certaines demande de visites étaient centrées sur des installations spécifiques du site ou caractéristiques tandis que d’autres impliquaient le site au complet. Les visites étaient organisées telles que demandées avec un représentant du bureau du projet qui accompagnait le proposant. Le tableau ci-dessous fourni les dates pour les visites additionnelles des lieux. Nous avons observé toutes les visites des lieux. Des commentaires relatifs à l’équité ont été formulés et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Changements dans l’équipe des proposants

La DDP spécifiait un processus par lequel les proposants pouvaient demander un changement dans leur équipe par rapport à celle identifiée dans leur réponse à la DDQ ou un changement de contrôle d’une entité identifiée dans leur réponse à la DDQ. De telles demandes ont été reçues durant l’étape de la DDP. Dans chaque cas nous avons examiné les applications, toutes les demandes par l’équipe du projet au proposant pour de l’information additionnelle et la réponse finale fournie par le proposant. Les demandes pour de l’information additionnelle et les réponses finales ont été examinées sous forme ébauche avant d’être envoyées au proposant par l’équipe du projet. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Différentiel de taux de référence et soumissions du taux de base

Le 9 mars 2015, nous avons examiné sous forme ébauche les commentaires qui devaient être fournis à chaque proposant en réponse à leur différentiel de taux de référence et soumission du taux de base reçues le 2 mars 2015. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 10 mars 2015 au 30 mars 2015, nous avons surveillé les téléconférences permises par la DDP avec chacun des proposants et leurs équipes financières concernant la révision du différentiel de taux crédit de référence et les soumissions du taux de base. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à l’évaluation des propositions

Plan d’évaluation et le Comité d’examen des relations et conflits d’intérêts

Le 6 février 2015, nous avons examiné une ébauche du plan d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises. Le 11 février 2015, nous avons examiné une version révisée. Le plan était exhaustif, cohérent avec la DDP et préconisait un processus rigoureux en cohérence avec les meilleures pratiques d’évaluation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Aussi le 11 février 2015, nous avons examiné les recommandations du Comité d’examen des relations et conflits d’intérêts en raison de potentiels conflits d’intérêts des évaluateurs individuels. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Les propositions techniques ont été reçues le 11 février 2015.

Examen des experts techniques

Le 10 février 2015, nous avons observé la réunion de lancement pour les experts techniques au cours de laquelle un survol de leur rôle et une vue d’ensemble du projet leur a été donnés. Le 11 février 2015, nous avons examiné des ébauches des gabarits du rapport des experts techniques et le processus qui serait suivi dans le but d’assurer que les rapports complétés étaient basés sur des faits et traitaient des questions citées avant d’être fournis aux équipes d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Durant la période du 20 février 2015 au 5 mars 2015, nous avons examiné chacun des rapports des experts techniques avant que les rapports soient mis en disponibilité auprès des équipes d’évaluation. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Lancement de l’évaluation technique et formation

Le 11 février 2015, nous avons observé la réunion de lancement des évaluateurs techniques lors de laquelle les évaluateurs ont été informés du plan d’évaluation et de leur rôle et responsabilités. A la même date, nous avons examiné des versions d’une présentation audiovisuelle sur la DDP à être utilisée le lendemain pour familiariser les évaluateurs avec le projet. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l’équité et les mesures appropriées ont été prises. Les 12 et 13 février 2015, nous avons observé la présentation aux évaluateurs. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Évaluation des propositions techniques

Le 18 février 2015, nous avons observé l’évaluation par voie de consensus des exigences obligatoires menée par le Comité de surveillance technique. La réponse de chaque proposant pour chacune des exigences obligatoires a été discutée séparément et le résultat par voie de consensus ainsi que les justifications s’y rapportant ont été convenues. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Durant les périodes du 24 février 2015 au 25 février 2015 et du 9 mars 2015 au 13 mars 2015, nous avons observé toutes les réunions d’évaluation par voie de consensus pour toutes les exigences techniques cotées pour chacun des trois proposants. Chaque réponse à chaque exigence cotée a été évaluée utilisant les critères et échelle de pointage de la DDP et un pointage obtenu par voie de consensus ainsi que les justifications s’y rapportant ont été convenues. Les meilleures pratiques d’évaluation par voie de consensus ont été suivies à chaque réunion. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Les 16 et 17 mars 2015, nous avons observé les réunions du Comité de surveillance technique au cours de laquelle la confirmation de la justification pour chaque exigence technique cotée a été examinée dans le but d’assurer que la justification consensuelle confirmait pleinement le pointage du consensus. Le 20 mars 2015, nous avons observé une réunion du Comité d’examen de l’évaluation qui servait à défier les résultats de consensus des exigences obligatoires dans le but d’assurer de la justesse des résultats. Le Comité a aussi contesté les pointages et la justification de chaque exigence cotée dans le but d’assurer que chaque pointage était pleinement justifié par la justification écrite. Plus tard, nous avons examiné les feuilles de pointage final de consensus et confirmé que les pointages étaient les pointages de consensus originaux accordés par les équipes d’évaluation. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Évaluation des propositions financières

Le 30 mars 2015, nous avons examiné la présentation audiovisuelle pour la formation en vue de l’évaluation financière devant être utilisée le lendemain et le 31 mars 2015, nous avons surveillé la formation fournie à l’équipe d’évaluation financière. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

La date de clôture des propositions financières était le 1er avril 2015.

Les 7, 9 et 10 avril 2015, nous avons observé toutes les réunions de consensus de l’équipe d’évaluation financière au cours de laquelle les exigences obligatoires et cotées de toutes les propositions financières ont été évaluées. Les meilleures pratiques d’évaluation par voie de consensus ont été suivies. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Les 8 et 10 avril 2015, nous avons observé les réunions du Comité d’examen de l’évaluation au cours desquelles les résultats de l’évaluation par voie de consensus des propositions financières ont été examinés et défiés dans le but d’assurer que les résultats de consensus et la justification écrite étaient cohérents avec les exigences de la DDP et que la justification écrite pour chaque cote pourrait résister à un examen minutieux. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises.

Le 10 avril 2015, nous avons observé une réunion au niveau de sous-ministre lors de laquelle une mise à jour de la situation de chacun des trois proposants a été fournie concernant les dispositions d’intégrité de la DDP. Les responsables du projet ont déclaré que chacun était conforme avec les dispositions. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 14 avril 2015, nous avons observé une réunion du Comité de gouvernance des sous-ministres lors de laquelle les résultats de l’évaluation ont été présentés. Les noms anonymes des proposants ont été utilisés. Le Comité avait reçu le rapport d’évaluation contenant les pointages et les justifications. Les résultats de l’évaluation étaient les mêmes qu’observés lors de l’évaluation du Comité technique de surveillance et du Comité d’examen de l’évaluation. Après avoir poser des questions et reçu des réponses, le comité a endossé les résultats anonymes tels que présentés. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Le 15 avril 2015, nous avons observé les notifications par téléphone au proposant privilégié et les deux proposants non retenus.

Activités et observations du Surveillant de l’équité relatives à la clôture commerciale et financière

Le 21 avril 2015, nous avons observé la réunion de lancement entre le proposant privilégié et l’équipe du projet et le 23 avril 2015, nous avons observé la réunion de lancement technique. Aussi le 23 avril 2015, nous avons examiné des ébauches de lettres à être envoyées aux trois proposants les avisant officiellement de la sélection du proposant privilégié. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Tout au long de la période jusqu’à la clôture commerciale et financière, nous avons surveillé lorsque requis, des réunions hebdomadaires de coordination juridique et financière. Nous avons examiné sous formes ébauche et finale des ajustements à la convention relative au projet et ses échéanciers dans le but d’assurer que tous les changements et ajouts étaient en accord avec les dispositions de la DDP particulièrement la Section 8.2 « conventions finales ». Nous avons aussi examiné à un niveau sommaire ou détaillé lorsque nécessaire, divers autres documents de clôture commerciale et financière, des plans et des listes y compris, mais sans s’y limiter à:

• ordre du jour de clôture
• protocole de procédure de clôture
• convention directe des prêteurs
• protocole d’établissement du taux
• parties 1 et 2 du contrat de construction et pièces jointes
• convention accessoire relative au constructeur
• convention de crédit
• convention d’entièrement de logiciel
• renseignements en suspens
• diverses opinions et certificats

Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont classés par ordre chronologique par type et sont identifiés par numéro dans ce rapport. Ces documents sont disponibles par l’entremise du bureau de projet Corridor du nouveau pont pour le Saint-Laurent (CNPSL).

Tous les documents de la DDP ont été transmis aux trois proposants qualifiés par l’entremise de la salle de données virtuelles et la plateforme de partage de documents en ligne de Firmex. Firmex permettait aux officiels désignés de chacun des proposants à avoir accès à toute la documentation du projet, de soumettre des questions en toute confiance, d’avoir accès à leurs questions et réponses commerciales en confidence et avoir accès à leurs questions et réponses non commerciales en confidentialité. Chacun des proposants était notifié par Firmex chaque fois qu’un nouveau document ou document de fond était affiché sur Firmex.

Firmex a aussi fourni un moyen par lequel les questions soumises par les proposants pouvaient être assignées aux responsables du projet, les réponses rédigées, examinées et approuvées par des responsables du projet.

Les dates fournies ci-dessous sont les dates quand la partie principale des trois versions de la DDP et les accords relatifs au projet ont été affichés sur Firmex. Tandis que la plupart des quatorze (14) appendices ont été affichés sur Firmex à la même date que la DDP mère, d’autres appendices ont été affichés à d’autres moments lorsqu’ils sont devenus disponibles et les proposants avisés. La même approche a été appliquée aux 37 échéanciers de la convention relative au projet.