Rapport de vérification interne - Vérification du Groupe d'évaluation des projets

Octobre 2014

Table des matières

1 SOMMAIRE

Introduction dans le sommaire

Le Groupe d'évaluation des projets (GEP) donne au sous-ministre délégué, au sous ministre et au ministre responsable de l'Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales l'assurance que, pour chaque projet relevant des pouvoirs délégués du ministre : 1) le pouvoir de procéder est documenté et justifié; 2) l'acceptation conditionnelle d'un projet est appuyée par des données probantes attestant que les risques ont été définis ; et 3) les risques identifiés font l'objet de mesures d'atténuation appropriées dans l'entente de contribution.

Le GEP a examiné les trousses d'information sur les projets qu'avaient préparées les analystes des politiques de la Direction générale des politiques et des communications et les analystes de la Direction générale des opérations des programmes relativement à trois programmes au cours de la période visée par la vérification : le volet Grandes infrastructures du Fonds Chantiers Canada (VGI-FCC), le Fonds pour l'infrastructure verte (FIV) et le Fonds de stimulation de l'infrastructure (FSI).

Depuis août 2014, le sous-ministre adjoint (SMA) des Services ministériels et dirigeant principal des finances préside le GEP, et les membres permanents du groupe incluent le SMA, Politiques et Communications, et le SMA, Opérations des programmes. Le groupe compte aussi un membre externe (extérieur au secteur public), un observateur sans droit de vote de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation, et un représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui participe à titre d'observateur sans droit de vote dans le cas des projets qui dépassent les pouvoirs délégués du ministre et qui doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor. Le Groupe reçoit également l'appui d'un Secrétariat, qui se compose du personnel de la Direction générale des services ministériels.

Le Groupe poursuivra ses activités et continuera de fournir son soutien au ministre dans le cadre du Nouveau Fonds Chantiers Canada de 14 milliards de dollars répartis sur 10 ans. Le cadre de référence du Groupe a été mis à jour en juillet 2014 pour tenir compte des exigences du nouveau programme.

Objectif et portée de la vérification dans le sommaire

La vérification avait pour objectif d'évaluer l'efficacité du fonctionnement du Groupe d'évaluation des projets.

La vérification portait sur les projets relevant du VGI-FCC, du FIV et du FSI présentés au GEP entre juin 2009 et février 2014. Seuls les projets qui avaient fait l'objet des deux évaluations de la première étape (entente de principe) et de la seconde étape (entente de contribution) ont été retenus dans l'échantillon de dossiers examinés dans le cadre de la vérification.

Le travail de la vérification comprenait des entrevues, des rencontres avec des représentants d'autres ministères ayant des instances de gouvernance similaires, l'examen de la documentation telle que les politiques, les procédures et les mandats des comités, de même que l'examen d'un échantillon de dossiers présentés au Groupe durant la période visée par la vérification.

Le SMA des Services ministériels et dirigeant principal des finances a validé les constatations préliminaires de la vérification pour confirmer la clarté, l'exactitude et l'exhaustivité de l'information déclarée.

Conclusion dans le sommaire

Dans l'ensemble, au cours de la période visée par la vérification, le Groupe d'évaluation des projets a fonctionné de manière efficace. Des mécanismes de gouvernance appuient le fonctionnement du Groupe; le Secrétariat du GEP dispose d'un processus établi pour obtenir des renseignements des analystes des programmes et des politiques et pour fournir des trousses complètes d'information aux membres avant les réunions. En outre, des examens diligents appuient les décisions pour tous les projets contenus dans l'échantillon vérifié.

Les aspects qui doivent faire l'objet d'améliorations renforceront davantage le fonctionnement du GEP pendant son passage vers la mise en œuvre du Nouveau Fonds Chantiers Canada. Les recommandations de la vérification sont les suivantes :

  • le Secrétariat du GEP devrait offrir une orientation et une formation formelle aux membres du GEP afin de clarifier les attentes, les procédures et les processus relatifs au fonctionnement du Groupe;
  • le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications devrait élaborer un document d'orientation à l'intention des analystes qui fournissent et présentent de l'information au GEP. Le Secrétariat du GEP devrait examiner les documents d'orientation produits par les deux directions générales; et
  • le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications, en collaboration avec le Secrétariat du GEP, devraient s'entendre sur une approche uniforme pour présenter les risques d'un projet au GEP.

La direction accepte les constatations et les recommandations découlant de cette vérification. Elle a élaboré des plans d'action pour donner suite aux recommandations présentées dans le rapport.

2 CONTEXTE

Le Groupe d'évaluation des projets (GEP) donne au sous-ministre délégué, au sous ministre et au ministre responsable de l'Infrastructure, des Collectivités et des Affaires intergouvernementales l'assurance que, dans le cadre de chaque projet relevant des pouvoirs délégués du ministre : 1) le pouvoir de procéder est documenté et justifié; 2) l'acceptation conditionnelle d'un projet est appuyée par des données probantes attestant que les risques ont été définis; et 3) les risques identifiés font l'objet de mesures d'atténuation appropriées dans l'entente de contribution. Le cadre de référence original du GEP avait été approuvé en juin 2008 et a été révisé pour tenir compte des nouveaux facteurs et des leçons retenues.

Le GEP a examiné des trousses d'information sur des projets préparées et présentées par les analystes des programmes et des politiques dans le cadre de trois programmes au cours de la période visée par la vérification, soit le volet Grandes infrastructures du Fonds Chantiers Canada (VGI-FCC), le Fonds pour l'infrastructure verte (FIV) et le Fonds de stimulation de l'infrastructure (FSI). Le tableau 1 ci-dessous donne un bref aperçu du nombre de projets.

Le GEP avait des rôles et des responsabilités différents, selon les programmes. Dans le cadre des projets relevant du VGI-FCC et du FIV, le GEP conseillait le ministre à deux étapes : à la première étape, avant que le ministre envoie une lettre au promoteur lui indiquant l'acceptation conditionnelle de son projet (entente de principe), et à la seconde étape, avant que le ministre signe l'entente de contribution. Pour les projets relevant du FSI, le GEP conseillait le ministre avant l'inscription d'un projet dans l'annexe de l'entente de contribution.

Tableau 1 – Nombre de projets examinés par le GEP de juin 2009 à février 2014
Programme Nombre total de projets Valeur totale
VGI-FCC 123 2,5 milliards de dollars
FIV 16 456 millions de dollars
FSI 5 710 (en 282 lots) 4,676 milliards de dollars

La Direction générale des politiques et des communications a préparé des trousses d'information relatives aux projets relevant du VGI-FCC et du FIV présentés au GEP lors de l'examen de la première étape. La Direction générale des opérations des programmes a préparé des trousses d'information relatives aux projets relevant du VGI-FCC et du FIV présentés aux examens de la seconde étape, ainsi que toutes les trousses d'information relatives aux projets relevant du FSI.

Avec le temps, la composition du GEP a changé. Depuis août 2014, le sous-ministre adjoint (SMA) des Services ministériels et agent principal des finances préside le GEP, et les membres permanents du groupe incluent le SMA, Politiques et Communications, et le SMA, Opérations des programmes. Le groupe compte aussi un membre externe (extérieur au secteur public), un observateur sans droit de vote de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation, et un représentant du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, qui participe à titre d'observateur sans droit de vote dans le cas des projets qui dépassent les pouvoirs délégués du ministre et qui doivent obtenir l'approbation du Conseil du Trésor.

Le Groupe reçoit également l'appui d'un Secrétariat, qui se compose du personnel de la Direction générale des services ministériels. Le Secrétariat reçoit et analyse les propositions de projet et prépare des notes d'évaluation que doit approuver le GEP, ainsi que le formulaire d'évaluation de projet pour y inscrire les résultats de l'évaluation. La note d'information que le Secrétariat remet au GEP lui recommande d'appuyer les recommandations formulées à l'intention du ministre en ce qui concerne le projet présenté. En ce sens, le Secrétariat a pour rôle, durant la réunion, de répondre aux questions sur sa recommandation, de consigner les décisions et de mettre en place la structure de gestion du dossier nécessaire pour tenir à jour les documents et les registres liés aux discussions.

Le Groupe poursuivra ses activités et continuera d'offrir son soutien au ministre dans le cadre du Nouveau Fonds Chantiers Canada (NFCC) de 14 milliards de dollars répartis sur 10 ans, qui a été annoncé dans le cadre du Plan d'action économique du Canada. Le cadre de référence du Groupe a été mis à jour en juillet 2014 pour tenir compte des exigences du nouveau programme.

3 OBJECTIF ET PORTÉE DE LA VÉRIFICATION

La vérification avait pour objectif d'évaluer l'efficacité du fonctionnement du Groupe d'évaluation des projets.

La vérification portait sur les projets relevant du VGI-FCC, du FIV et du FSI présentés au GEP entre juin 2009 et février 2014. Seuls les projets qui avaient fait l'objet des deux évaluations de la première étape (entente de principe) et de la seconde étape (entente de contribution) ont été retenus dans l'échantillon de dossiers examinés dans le cadre de la vérification.

4 APPROCHE DE LA VÉRIFICATION

L'objet de la vérification a été approuvé dans le cadre du Plan ministériel de vérification axé sur les risques de 2014-2017. L'approche et la méthode utilisées sont conformes aux pratiques, aux processus, aux procédures et aux normes de vérification interne généralement acceptés au gouvernement du Canada, de même qu'à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor et aux normes de l'Institut des vérificateurs internes pour la vérification interne. Les critères de vérification ont été tirés des documents de référence du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Bureau du contrôleur général du Canada et d'autres pratiques exemplaires.

Le travail de vérification a été exécuté en trois phases : planification, examen et rapport, avec des éléments livrables préparés aux points clés. La phase de planification comportait des entrevues, une évaluation du risque et un examen de la documentation générale (p. ex., Cadre de référence du Groupe, documentation sur l'évaluation des projets) pour parvenir à une compréhension de l'entité vérifiée et de son environnement opérationnel. Cette connaissance a constitué l'assise permettant de déterminer les aspects devant faire l'objet d'un examen détaillé lors de la phase d'examen.

La phase d'examen comportait des entrevues avec des représentants d'INFC et d'autres ministères, ainsi qu'un examen des dossiers afin de mener un test de vérification et de déterminer et d'évaluer l'importance des enjeux et des constatations. Le SMA des Services ministériels et dirigeant principal des finances a validé les constatations préliminaires de la vérification pour confirmer la clarté, l'exactitude et l'exhaustivité de l'information déclarée.

Pour évaluer l'efficacité du processus décisionnel lié aux projets, on a examiné un échantillon dirigé de dossiers présentés au GEP. Étant donné que le travail du GEP visait trois programmes distincts, des échantillons ont été prélevés de trois groupes distincts. L'échantillon de la vérification comprenait les éléments suivants :

  • Pour les projets relevant du VGI-FCC, un échantillon de 15 projets sur 104 a été sélectionné, soit 10 projets d'INFC et 5 projets de Transports Canada;
  • Pour les projets relevant du FIV, un échantillon de 4 projets sur 12 a été sélectionné en fonction de la catégorie du projet et de son emplacement géographique;
  • Pour les projets relevant du FSI, un échantillon de 4 lots (soit 22 projets) sur 282 (5 710 projets au total), a été sélectionné en fonction du type de bénéficiaire et de l'emplacement géographique des projets.

La prochaine section regroupe les constatations et présente les réponses et les plans d'action de la direction afin de donner suite aux recommandations.

5 CONSTATATIONS DE LA VÉRIFICATION

5.1 Gouvernance

Critère de vérification pour la section 5.1

On s'attendait à ce que des mécanismes de gouvernance appuient le fonctionnement du GEP, notamment des rôles, des responsabilités et des obligations redditionnelles claires, une orientation, de la formation et des outils à l'intention des membres, de même qu'un mécanisme d'évitement des conflits d'intérêts potentiels.

Gouvernance

Conclusion :

Les mécanismes de gouvernance en place appuient le fonctionnement du GEP. Les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles sont clairement définis dans le mandat du GEP. Le Groupe a officialisé son approche pour éviter les conflits d'intérêts potentiels dans le cadre des projets soumis au titre du Nouveau Fonds Chantiers Canada. Il y a un aspect à améliorer : fournir une orientation et une formation officielle aux membres du GEP.

Rôles et responsabilités pour la section 5.1

Le mandat du GEP a été clairement défini dans diverses versions de son cadre de référence, et n'a pas beaucoup changé depuis son adoption en 2008. Le cadre de référence a fait l'objet de modifications pour veiller à l'harmonisation des principes directeurs du GEP avec les exigences des politiques et des programmes ainsi qu'avec les pouvoirs délégués.

Chaque version du cadre de référence définissait avec clarté les rôles et les responsabilités des membres et du Secrétariat du GEP. Le Secrétariat est le lien entre le GEP et les directions générales du Ministère qui produisent les analyses et les évaluations. Il assume la responsabilité de recueillir l'information et de la fournir aux membres aux fins de la prise de décisions. Le Secrétariat a fait preuve d'efficacité dans l'exercice de son rôle à l'appui du GEP.

Formation et orientation pour la section 5.1

Étant donné que le GEP a progressé depuis 2008 et que sa composition a évolué à cause des changements apportés dans les rangs des hauts dirigeants du Ministère, le Cadre de référence du groupe a été la seule orientation formelle pour les membres. Chaque membre du groupe a discuté de façon informelle, ses rôles et responsabilités avec ses collègues avant d'entreprendre ses travaux au sein du Groupe.

Au cours des discussions avec les membres du groupe, il y avait un consensus général qu'une approche de formation plus formelle serait utile. Une telle formation était jugée particulièrement pertinente en raison de l'ajout d'un nouveau membre externe et d'autres observateurs à la suite de la révision de l'approche relativement aux projets relevant du Nouveau Fonds Chantiers Canada. En outre, cette approche cadre avec les pratiques exemplaires des autres ministères qui ont mis sur pied des instances de gouvernance similaires.

Comptes rendus de décisions et discussion pour la section 5.1

Avant avril 2014, les seuls comptes rendus des réunions étaient les notes de décisions propres à chaque projet que signaient tous les membres du GEP. En avril 2014, le Secrétariat a commencé à documenter les comptes rendus de décisions; toutefois, ces documents n'étaient pas transmis aux membres en vue de leur approbation. Depuis août 2014, les membres du GEP doivent approuver le compte rendu de décisions lors de la réunion subséquente. Cette modification visait à recueillir des renseignements sur le processus décisionnel et à tenir à jour un registre des discussions importantes sur l'interprétation des programmes et des politiques de même que sur les aspects potentiellement à améliorer. Ce changement procure aussi un appui documenté aux membres du GEP lorsqu'ils doivent tenir compte des décisions antérieures pour formuler des recommandations à l'égard d'un projet, ce qui favorisera la cohérence du processus décisionnel.

Gestion des conflits d'intérêts potentiels pour la section 5.1

Le cadre de référence du GEP indique que si un membre du GEP se trouve en situation de conflit d'intérêts, réel ou perçu, avec un promoteur, il se retirera de l'examen d'une proposition de projet. Cette approche permet de s'assurer que les décisions du GEP demeurent objectives et exemptes de parti pris. Comme tous les membres sont des représentants du Ministère, ils ont signé un formulaire de déclaration des conflits d'intérêts lors de leur embauche. Pour satisfaire les exigences concernant les conflits d'intérêts au sein du GEP, les membres devaient divulguer eux-mêmes durant les réunions les situations potentielles de conflit d'intérêts.

Au cours de la vérification, l'équipe de vérification a eu vent d'au moins une situation où un membre du GEP s'est retiré des discussions en raison d'un conflit d'intérêts potentiel. Ce membre n'a pas signé la note d'évaluation du GEP. Toutefois, le conflit potentiel n'a pas été formellement documenté dans les dossiers des discussions.

En août 2014, le président a adopté une nouvelle pratique voulant que la question des conflits d'intérêts potentiels constitue dorénavant un point à l'ordre du jour au début de chaque réunion et qu'elle soit documentée dans le compte rendu des décisions. L'adoption de cette pratique fait suite à la nature changeante du Groupe depuis l'ajout de membres externes et d'observateurs.

Recommandation 1 : Le Secrétariat du GEP devrait offrir une orientation et une formation formelle aux membres du GEP pour clarifier les attentes, les procédures et les processus relatifs au fonctionnement du Groupe.

Réponse de la direction : La haute direction d'INFC accepte cette recommandation et a élaboré un plan d'action pour y donner suite.

5.2 Information destinée à la prise de décisions

Critère de vérification pour la section 5.2

On s'attendait à ce que l'information destinée à la prise de décisions soit remise aux membres du GEP en temps opportun pour appuyer la diligence raisonnable et favoriser des discussions significatives. On s'attendait aussi à ce que le Secrétariat du GEP ait établi des procédures pour recueillir l'information destinée aux membres.

Information destinée à la prise de décisions

Conclusion :

Dans l'ensemble, le Secrétariat a adopté un processus pour obtenir de l'information des analystes des programmes et des politiques et pour fournir des trousses d'information complètes aux membres du GEP avant chaque réunion. En général, le Secrétariat a fourni la documentation nécessaire aux membres avant les réunions de manière à appuyer la diligence raisonnable lors des examens. Le point à améliorer consiste à fournir une orientation aux analystes de la Direction générale des politiques et des communications qui transmettent et présentent de l'information aux membres du Groupe.

Présentation d'information aux membres du GEP pour la section 5.2

Le Secrétariat du GEP cherche à obtenir en temps opportun la documentation nécessaire des présentateurs pour qu'il puisse remettre des trousses d'information aux membres du GEP qui doivent les examiner avant les réunions. Le Secrétariat exige que les analystes remettent une ébauche de l'information au moins huit jours avant les réunions pour ainsi fournir les versions définitives trois jours avant les réunions. Les membres du GEP ont mentionné que la documentation était en général fournie au moment opportun; toutefois, ce n'était pas toujours le cas. Ces situations étaient hors du contrôle du Secrétariat du GEP.

Le Secrétariat du GEP n'a pas conservé des données au sujet du respect du délai fixé pour la transmission de l'information avant la date des réunions. En août 2014, le président du GEP, en collaboration avec le Secrétariat du GEP, a adopté la pratique consistant à faire le suivi du rendement dans ce domaine par rapport à la cible établie dans le cadre de référence du GEP. La version la plus récente du cadre de référence exige que les directions générales fournissent la version définitive des documents au Secrétariat trois jours avant la réunion.

Processus uniformisé en place pour la section 5.2

Les documents fournis aux membres du GEP reposent sur les modèles portant sur les notes et les formulaires d'évaluation, les notes d'information, les lettres et les rapports. L'utilisation de ces modèles assure la présentation de l'information au GEP dans le même format, quel que soit le projet. Les membres ont ainsi accès à de l'information uniforme pour prendre une décision.

Bien que les modèles procurent des documents de même format, le contenu de l'information au sujet de projets similaires varie en fonction de la direction générale ou de la direction responsable de présenter cette information au GEP. Les analystes disposaient de renseignements différents sur ce que l'on attendait d'eux concernant la présentation d'information au GEP. Les analystes ont souligné que l'orientation qui leur est fournie avant de présenter l'information au GEP était un facteur important. Par exemple, la Direction générale des opérations des programmes dispose d'un document d'orientation à l'intention des analystes sur la manière de présenter l'information au GEP, contrairement à la Direction générale des politiques et des communications. Il serait ainsi avantageux que les analystes de la Direction générale des politiques et des communications aient droit à une orientation plus formelle lorsqu'ils remettent de l'information au GEP. Cette orientation aiderait à définir les attentes, accroîtrait la connaissance de ces attentes et procurerait de l'information plus cohérente aux membres du GEP pour discuter et prendre une décision.

Recommandation 2: Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications devrait élaborer un document d'orientation à l'intention des analystes qui fournissent et présentent l'information au GEP. Le Secrétariat du GEP devrait examiner les documents d'orientation produits par les deux directions générales.

Réponse de la direction : La haute direction d'INFC accepte cette recommandation et a élaboré un plan d'action pour y donner suite.

5.3 Diligence raisonnable dans le processus décisionnel relatif à un projet

Critère de vérification pour la section 5.3

On s'attendait à la présence de diligence raisonnable dans les décisions relatives à un projet. Plus précisément, on s'attendait à ce que les recommandations issues de la première étape d'un projet respectaient les modalités du programme et que les ententes de contribution de la seconde étape respectaient les modalités approuvées. On s'attendait aussi à ce que le GEP évalue les trousses des projets pour déterminer si on avait identifié et atténué les principaux risques des projets.

Diligence raisonnable dans le processus décisionnel relatif à un projet

Conclusion :

Le GEP a fait preuve de diligence raisonnable lors de l'examen de tous les projets évalués faisant partie de l'échantillon de la vérification. Toutes les recommandations issues de la première étape du projet et toutes les recommandations issues de la seconde étape (entente de contribution) respectaient les modalités du programme. Le point à améliorer est que les membres devraient convenir d'une approche uniforme pour présenter au GEP les risques liés à un projet.

Réunions et points à l'ordre du jour dans la section 5.3

Le GEP a tenu 92 réunions entre juin 2009 et février 2014. Au cours de cette période, il a évalué 172 projets relevant du VGI-FCC et du FIV (84 à la première étape et 88 à la seconde étape). Le nombre moyen de projets présentés à chaque réunion est de deux. Le nombre moyen de jours entre les réunions est d'environ 16. Par le passé, les réunions étaient convoquées au besoin; toutefois, depuis juillet 2014, on a établi un calendrier pour tenir les réunions aux deux semaines, et plus souvent s'il y a lieu.

Étapes d'approbation des projets – VGI-FCC et FIV pour la section 5.3

La plupart des projets relevant du VGI-FCC et du FIV ont été présentés deux fois au GEP; une première fois pour obtenir l'entente de principe et une seconde fois pour approuver l'entente de contribution. À la première étape, le GEP a examiné la documentation des projets pour vérifier les points suivants :

  • le pouvoir du ministre de procéder sans l'approbation du Conseil du Trésor (CT) est documenté et justifié;
  • le projet est conforme à la politique gouvernementale concernant les paramètres du programme;
  • le projet est conforme à la politique du Conseil du Trésor;
  • le projet est conforme aux modalités du programme;
  • les risques et les mesures d'atténuation ont été correctement déterminés;
  • le projet comporte une structure de gouvernance saine et appropriée.

À la seconde étape, le GEP déterminait si l'entente de contribution respectait les modalités du programme et si les principaux risques étaient identifiés et atténués. L'intervalle moyen entre les examens de la première étape et de la seconde étape était d'environ 10 mois, avec une médiane d'environ 9 mois.

Projets examinés à la première étape

Tous les dossiers des 19 projets (15 relevant du VGI-FCC et 4 du FIV) inclus dans l'échantillon de la vérification qui ont fait l'objet d'un examen à la première étape étaient complets et les membres du GEP avaient obtenu l'information appropriée pour mener un examen diligent. En outre, tous les projets inclus dans l'échantillon respectaient les modalités du programme.

Projets examinés à la seconde étape

Tous les dossiers des 19 projets (15 relevant du VGI-FCC et 4 du FIV) inclus dans l'échantillon de la vérification qui ont fait l'objet d'un examen à la seconde étape étaient complets et les membres du GEP avaient obtenu l'information appropriée pour mener un examen diligent. En outre, les ententes de contribution étaient élaborées en fonction des modèles du Ministère et respectaient les modalités approuvées du programme. On a également souligné que, lorsqu'une entente de contribution ne respectait pas le modèle approuvé, le SMA responsable avait transmis une note de service au GEP pour indiquer les écarts par rapport au modèle – plus précisément, la note faisait part des dispositions ajoutées, modifiées ou supprimées.

Approbation des projets – FSI pour la section 5.3

Dans le cadre du programme du FSI, le ministre a signé une entente-cadre de contribution avec chaque province et territoire visant à énumérer plusieurs projets approuvés dans une annexe. En ce qui a trait aux projets relevant du FSI, le GEP a mené l'examen de la première étape avant l'inclusion des projets dans l'annexe. L'annexe fait état des noms des projets qui ont obtenu l'approbation et des renseignements élémentaires, comme le lieu du projet, le montant du financement ainsi que les dates de début et de fin. Ce processus rationalisé du GEP a permis de s'assurer que :

  • le pouvoir du ministre de procéder sans l'approbation du Conseil du Trésor (CT) est documenté et justifié;
  • le projet est conforme à la politique gouvernementale concernant les paramètres du programme;
  • le projet est conforme à la politique du Conseil du Trésor;
  • le projet est conforme aux modalités du programme;
  • les risques et les mesures d'atténuation ont été correctement déterminés.
Projets du FSI recommandés pour approbation

Tous les dossiers portant sur les 4 lots relevant du FSI (22 projets) inclus dans l'échantillon de la vérification et soumis au GEP en vue de leur examen étaient complets et l'information remise aux membres du Groupe était appropriée pour appuyer les examens diligents. En outre, tous les projets échantillonnés respectaient les modalités du programme.

Renseignements sur la gestion des risques remis au GEP pour la section 5.3

Les trousses d'information remises aux membres du GEP comportaient des renseignements sur les risques et leurs mesures d'atténuation. Les analystes des politiques ont utilisé l'Outil d'évaluation des risques des Initiatives prioritaires (OERIP) et les analystes des programmes ont utilisé l'Outil d'évaluation des risques des opérations des programmes (OEROP) pour classer les risques propres à chaque projet proposé.

Dans le cas des projets soumis à l'examen de la première étape, les trousses d'information remises aux membres du GEP faisaient état des renseignements sur les risques sous forme de notes et de formulaires d'évaluation, de notes d'information, de lettres et de rapports. Il y avait certaines incohérences dans la présentation des renseignements sur les risques d'un projet à l'autre. En outre, dans le cas de projets semblables ayant des risques identiques, l'information était présentée au GEP de manière quelque peu différente.

Dans l'échantillon de projets soumis aux examens de la seconde étape, on a remarqué que chaque entente de contribution indiquait les risques propres au projet et les stratégies d'atténuation possibles.

Le GEP a examiné les risques et les stratégies d'atténuation durant ses discussions au sujet des projets soumis aux examens de la première et de la seconde étape. Ce fait était évident dans la documentation fournie aux membres du GEP. Le point à améliorer : s'assurer que les renseignements sur les risques d'un projet remis aux membres sont uniformes dans la trousse d'information présentée aux fins de la prise de décision.

Recommandation 3 : Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications, en collaboration avec le Secrétariat du GEP, devraient adopter une approche uniforme pour présenter les risques d'un projet au GEP.

Réponse de la direction : La haute direction d'INFC accepte cette recommandation et a élaboré un plan d'action pour y donner suite.

6 CONCLUSION

Dans l'ensemble, au cours de la période visée par la vérification, le Groupe d'évaluation des projets a fonctionné de manière efficace. Des mécanismes de gouvernance appuient le fonctionnement du Groupe; le Secrétariat du GEP dispose d'un processus établi pour obtenir des renseignements des analystes des programmes et des politiques et pour fournir des trousses d'information complètes aux membres avant les réunions. En outre, des examens diligents appuient les décisions dans le cadre de tous les projets contenus dans l'échantillon vérifié.

Les aspects qui doivent faire l'objet d'améliorations renforceront davantage le fonctionnement du GEP pendant son passage vers la mise en œuvre du Nouveau Fonds Chantiers Canada. Les recommandations de la vérification sont les suivantes :

  • le Secrétariat du GEP devrait donner une orientation et une formation formelle aux membres du GEP afin de clarifier les attentes, les procédures et les processus relatifs au fonctionnement du Groupe;
  • le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications devrait élaborer un document d'orientation à l'intention des analystes qui fournissent et présentent de l'information au GEP; le Secrétariat du GEP devrait examiner les documents d'orientation produits par les deux directions générales;
  • le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications, en collaboration avec le Secrétariat du GEP, devraient s'entendre sur une approche uniforme pour présenter les risques d'un projet au GEP.

La direction accepte les constatations et les recommandations formulées dans le cadre de cette vérification. Elle a élaboré des plans d'action pour donner suite aux recommandations présentées dans le rapport.

7 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

La vérification est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance de la qualité et d'amélioration.

8 RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

No Recommandation Réponse et plan d'action de la direction BPR et date d'échéance
1

Le Secrétariat du GEP devrait offrir une orientation et une formation formelle aux membres du GEP pour clarifier les attentes, les procédures et les processus relatifs au fonctionnement du Groupe.

Acceptée. Le secrétaire du Secrétariat du GEP tiendra une séance d'information avec tous les nouveaux membres du GEP. Cette séance fera état d'un aperçu du mandat du GEP pour que les membres puissent comprendre leurs obligations et les distinctions entre les programmes du VGI, du FIV et du NFCC. Le Secrétariat du GEP offrira aussi d'organiser des séances d'information avec la Direction générale des politiques et des communications et la Direction générale des opérations des programmes, s'il y a lieu.

Cette exigence a été ajoutée au mandat du GEP et au cadre de contrôle de la gestion du GEP sous forme d'une responsabilité permanente du Secrétariat du GEP.

Un conseiller externe a récemment été nommé à titre de membre du GEP et a participé aux séances d'information du secrétaire du GEP le 17 juillet 2014, de la Direction générale des politiques et des communications le 20 août 2014 et de la Direction générale des opérations des programmes le 28 août 2014.

Le nouveau sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes a récemment été nommé à titre de membre du GEP et a participé à une séance d'information le 12 août 2014.

BPR : SMA de la Direction générale des services ministériels

Date d'échéance : Terminée

2

Le sous-ministre adjoint, Politiques et Communications, devrait élaborer un document d'orientation à l'intention des analystes qui fournissent de l'information au GEP. Le Secrétariat du GEP devrait examiner les documents d'orientation produits par les deux directions générales.

Acceptée. À l'aide des constatations de la présente vérification et pour ajouter aux outils déjà utilisés pour préparer les documents destinés à l'approbation des projets, la Direction générale des politiques et des communications doit rédiger un guide à l'intention des analystes dans le but d'uniformiser davantage les documents présentés au GEP. Ce guide, qui sera examiné par le Secrétariat du GEP, aidera à contextualiser et à prescrire la nature des renseignements présentés.

BPR : SMA, Politiques et Communications

Date d'échéance : Préparer un guide d'ici le 31 décembre 2014

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Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes et le sous-ministre adjoint de la Direction générale des politiques et des communications, en collaboration avec le Secrétariat du GEP, devraient adopter une approche uniforme pour présenter les risques d'un projet au GEP.

Acceptée. La Direction générale des opérations des programmes et la Direction générale des politiques et des communications collaboreront à la définition d'une approche uniformisée pour présenter les risques d'un projet au GEP. Cette approche doit tenir compte des distinctions entre les types de risques qui peuvent apparaître aux diverses étapes de l'élaboration et de l'approbation d'un projet, de même que des distinctions entre les stratégies d'atténuation appropriées et applicables.

BPR : SMA, Opérations des programmes, et SMA, Politiques et Communications

Date d'échéance : Définir une approche d'ici le 31 décembre 2014

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