Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers pour l'exercice clos le 31 mars 2012

Annexe de la
Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers
Infrastructure Canada
Pour l'exercice clos le 31 mars 2012

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1er avril 2009, exige que les ministères décrivent les mesures qu'ils prennent pour gérer un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Selon cette politique, les ministères doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF, établir un plan d'action pour apporter toutes les modifications nécessaires et joindre un résumé des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action à leur Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports.

Les systèmes de CIRF efficaces permettent de produire des états financiers fiables et de fournir l'assurance que :

  • les opérations sont dûment autorisées;
  • les dossiers financiers sont tenus adéquatement;
  • les actifs sont protégés contre les risques, notamment le gaspillage, l'abus, la fraude et la mauvaise gestion;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il est important de faire remarquer que l'objectif du système de CIRF n'est pas d'éliminer tous les risques, mais plutôt de réduire le risque à un niveau acceptable grâce à des contrôles qui sont pondérés et proportionnels aux risques qu'ils atténuent.

Le maintien d'un système efficace de CIRF est un processus continu dont le but est de cerner les principaux risques et les contrôles clés connexes, d'évaluer l'efficacité des contrôles et d'apporter les modifications nécessaires. L'objectif est également de surveiller son rendement à des fins d'amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l'état d'avancement des évaluations de l'efficacité du système de CIRF des ministères peuvent varier d'une organisation à l'autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers d'Infrastructure Canada pour l'exercice 2011-2012. Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er avril 2009, le document fournit un résumé des mesures prises par Infrastructure Canada pour maintenir l'efficacité de son système de CIRF. Il présente plus particulièrement des renseignements sommaires sur les évaluations des contrôles internes effectuées par Infrastructure Canada en date du 31 mars 2012, ce qui comprend les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que certains renseignements financiers permettant de mieux comprendre l'environnement de contrôle propre à Infrastructure Canada.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programmes

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programmes d'Infrastructure Canada sont disponibles dans le Rapport sur les plans et les priorités et dans le ARCHIVÉE - Rapport ministériel sur le rendement.

1.2 Faits saillants

On peut consulter les états financiers (non vérifiés) d'Infrastructure Canada pour l'exercice 2011-2012 à Infrastructure Canada. Cette information est également fournie dans les Comptes publics du Canada.

  • Dépenses totales :  4,419 milliards de dollars
    • 98,6 % des dépenses totales (4,356 milliards de dollars) ont été consacrées aux paiements de transfert (contributions).
    • Infrastructure Canada compte environ 360 employés, et les frais salariaux (36,489 millions de dollars) représentent environ 0,8 % des dépenses totales.
  • Les actifs financiers comprennent des créances de 178,956 millions de dollars (24,7 % des actifs financiers).
    • 99,9 % des créances (178,947 millions de dollars) sont liées à des paiements de transfert.
  • Les immobilisations corporelles sont constituées principalement de matériel et de logiciels informatiques.
  • Le passif total s'élève à 696,796 millions de dollars.
    • Les créditeurs et charges à payer représentent 691,249 millions de dollars, soit 99,2 % du passif total.
  • Infrastructure Canada possède un grand nombre de systèmes informatiques qui sont essentiels pour ses opérations et ses rapports financiers, notamment SAP (Systèmes, Applications et Produits).

1.3 Ententes de services en lien avec les états financiers

Infrastructure Canada confie à d'autres organisations le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, notamment :

Ententes communes
  • TPSGC gère centralement le versement des payes et l'achat de certains produits et services.
  • Systèmes de paye à l'échelle du gouvernement et systèmes centraux du receveur général administrés par TPSGC. Les systèmes centraux sont constitués de six systèmes distincts, soit le Système normalisé des paiements (SNP), le Système des opérations bancaires du gouvernement (SOBG), le Système régional de paye (SRP), le grand livre du système de paye (GL-SP), le grand livre général du receveur général (GLG-RG) et le Système central de gestion des rapports financiers (SCGRF).
  • Le Conseil du Trésor fournit à Infrastructure Canada les renseignements utilisés pour calculer les charges à payer et les indemnités, notamment au titre des indemnités de départ et du régime d'avantages sociaux des employés, et il verse la contribution de l'employeur dans le cadre des régimes d'assurance médicale et dentaire.
  • Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 dans le but de regrouper, d'uniformiser et d'améliorer l'infrastructure de la technologie de l'information (TI) du gouvernement, en particulier le courrier électronique, les centres de données et les services de réseaux de 43 ministères et organismes fédéraux. à compter du 15 novembre 2011, la responsabilité du courrier électronique, des centres de données et des services de réseaux, y compris les ressources connexes, ont été transférées d'Infrastructure Canada à SPC. L'administration et la prestation de ces services ont été mises en commun au cours de la période de transition 2011-2012 pendant la mise en place de SPC.
Ententes spécifiques
  • Industrie Canada fournit un soutien pour le Système intégré des finances et du matériel (SIFM), le système de gestion financière du Ministère.
  • TPSGC fournit des services de paye à Infrastructure Canada.
  • Les partenaires d'exécution fédéraux (Transports Canada, Agence de promotion économique du Canada, Diversification de l'économie de l'Ouest Canada, Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario, Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec, Agence canadienne de développement économique du Nord) gèrent certains programmes de contributions au nom d'Infrastructure Canada.

1.4 Changements importants au cours de l'exercice 2011-2012

Su Dazé a été nommée agente principale des finances d'Infrastructure Canada en septembre 2011. John Forster a quitté son poste de sous-ministre délégué d'Infrastructure Canada en janvier 2012. Ce poste était encore vacant au 31 mars 2012.

2. Environnement de contrôle d'Infrastructure Canada relatif au CIRF

Infrastructure Canada reconnaît l'importance de l'initiative prise par la haute direction afin que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans la tenue de systèmes de CIRF efficaces et qu'ils soient en mesure d'assumer efficacement leurs responsabilités en ce sens. La priorité d'Infrastructure Canada est de veiller à ce que les risques soient bien gérés grâce à un environnement de contrôle flexible, fondé sur les risques et favorisant l'amélioration continue et l'innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les postes clés et les principaux comités chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité du système de CIRF au sein d'Infrastructure Canada sont énumérés ci-dessous.

Administratrice générale – L'administratrice générale d'Infrastructure Canadas, en tant qu'administratrice des comptes, assume la responsabilité générale et la direction des mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôles internes. Elle est membre d'office du comité ministériel de vérification et du comité de direction du Ministère.

Sous-ministre délégué – Le sous-ministre délégué relève directement de l'administratrice générale et il joue un rôle de soutien principal auprès d'elle. Il aide l'administratrice générale à s'acquitter de ses obligations d'administratrice des comptes et à faire en sorte qu'un système efficace de CIRF soit en place et fonctionne comme prévu. En l'absence de l'administratrice générale, le sous-ministre délégué préside le comité de direction du Ministère.

Agente principale des finances – L'agente principale des finances d'Infrastructure Canada relève directement de l'administratrice générale et elle oriente les activités de coordination, de cohérence et de focalisation sur la conception et le maintien d'un système efficace et intégré de CIRF, ce qui comprend son évaluation annuelle. Elle gère également le profil de risque de l'organisation d'Infrastructure Canada.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs d'Infrastructure Canada chargés de la prestation des programmes doivent maintenir et examiner l'efficacité du système de CIRF dans les secteurs qui relèvent de leur responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification – Le dirigeant principal de la vérification d'Infrastructure Canada relève directement de l'administratrice générale et il fournit des assurances grâce aux vérifications internes régulières qui sont essentielles pour la gestion d'un système efficace de CIRF.

Comité ministériel de vérification – Le comité ministériel de vérification est un comité consultatif qui fournit des opinions objectives sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Composé de quatre membres, il examine le profil de risque de l'organisation d'Infrastructure Canada et son système de contrôles internes, notamment l'évaluation et les plans d'action liés au système de CIRF.

Comité de direction - Il s'agit de l'organe décisionnel central d'Infrastructure Canada. Le comité de direction examine, approuve et surveille le profil de risque de l'organisation et le système ministériel de contrôles internes, notamment l'évaluation et les plans d'action liés au système de CIRF.

2.3 Principales mesures prises par Infrastructure Canada

L'environnement de contrôle d'Infrastructure Canada comprend une série de mesures qui visent à préparer les employés à bien gérer les risques et qui reposent sur la sensibilisation, l'apport de connaissances et d'outils et le renforcement des compétences. Les principales mesures comprennent les suivantes :

  • Gouvernance et orientation stratégique :  comité de direction du Ministère, comité ministériel de vérification, comité de gestion des personnes, comité de planification de l'investissement, divers comités réunissant des intervenants externes;
  • Valeurs de la fonction publique :  code de conduite d'Infrastructure Canada; lignes directrices sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat, agent de l'intégrité (partagé avec Transports Canada);
  • Politiques et programmes :  architecture d'activités de programmes; procédures ministérielles adaptées à l'environnement de contrôle d'Infrastructure Canada; instrument de délégation des pouvoirs et matrice;
  • Ressources humaines :  plans ministériels intégrés des activités et des ressources humaines soutenus par les plans intégrés des activités et des ressources humaines pour chaque direction générale;
  • Gestion des actifs :  plan d'investissement; comité directeur sur la gestion de l'information et la technologie de l'information;
  • Gestion des risques :  profil de risque de l'organisation, cadres de gestion des risques des programmes de paiements de transfert; agent principal des risques relevant du bureau de l'agente principale des finances; fonction relevant du bureau de l'agente principale des finances et consacrée au contrôle interne en matière de rapports financiers;
  • Responsabilisation :  ententes annuelles sur le rendement qui établissent clairement les responsabilités de la haute direction en matière de gestion financière; formation et communications dans les secteurs principaux de la gestion financière;
  • Vérification interne :  plan de vérification fondé sur les risques.

3. Évaluation du système de CIRF d'Infrastructure Canada

3.1 Points de référence de l'évaluation

Selon la Politique sur le contrôle interne, Infrastructure Canada doit être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF pour fournir une assurance raisonnable que :

  • les opérations sont dûment autorisées et consignées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques;
  • les dossiers financiers sont tenus adéquatement;
  • les actifs sont protégés;
  • les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, cela comprend l'évaluation de l'efficacité de la conception et de l'efficacité opérationnelle du système de CIRF pour vérifier qu'une surveillance continue est en place, pour favoriser ainsi l'amélioration continue du système ministériel de CIRF.

L'évaluation de l'efficacité de la conception permet de vérifier si les principaux points de contrôle sont définis, documentés, mis en place et adaptés aux risques qu'ils visent à atténuer, et si toutes les mesures correctives nécessaires ont été apportées. Cela comprend la mise en correspondance des principaux processus opérationnels et systèmes de TI avec les principaux comptes des états financiers.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle permet de vérifier si l'application des principaux contrôles a fait l'objet d'essais au cours d'une période déterminée et si toutes les mesures correctives nécessaires ont été apportées.

La vérification du programme de surveillance continue permet de déterminer si une approche systématique et intégrée de surveillance est en place, si des évaluations périodiques fondées sur le risque sont menées et si les mesures correctives sont apportées en temps utile.

3.2 Méthode d'évaluation à Infrastructure Canada

Infrastructure Canada a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF, en commençant par ses états financiers. Lors de la planification et de l'établissement de la portée, on s'est basés sur l'importance relative pour conclure que les comptes des états financiers suivants devaient être visés par l'évaluation :

  • les dépenses de paiements de transfert;
  • les services professionnels et spéciaux (dépenses de fonctionnement);
  • les créditeurs et charges à payer;
  • les débiteurs et avances;
  • les salaires et avantages sociaux (dépenses de fonctionnement).

Infrastructure Canada a cerné les principaux processus opérationnels suivants qui découlent des comptes des états financés visés par l'évaluation :

  • la gestion des paiements de transfert (variation 1 – programmes entièrement gérés par Infrastructure Canada);
  • la gestion des paiements de transfert (variation 2 – programmes gérés en collaboration avec les partenaires d'exécution fédéraux);
  • la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement;
  • la gestion de la paye;
  • la gestion de la préparation des états financiers.

À court terme, Infrastructure Canada axera ses efforts sur l'évaluation du système de contrôles internes au niveau des processus opérationnels.

4. Résultats de l'évaluation au cours de l'exercice 2011-2012

À la suite de l'approche d'évaluation décrite ci-dessus, Infrastructure Canada a mis au point un cadre de contrôle interne pour soutenir ses efforts au regard de la Politique sur le contrôle interne.

En évaluant ses principaux contrôles, Infrastructure Canada a concentré son attention sur la documentation et sur l'efficacité de la conception.

4.1 Efficacité de la conception des principaux contrôles

On a accompli des progrès notables concernant les étapes suivantes pour chaque processus opérationnel clé :

  1. collecte d'information concernant les processus, les risques et les contrôles relatifs au système de CIRF, notamment les politiques, les procédures et les normes comptables appropriées;
  2. documentation des processus clés au moyen de descriptions, de schémas opérationnels et de matrices des contrôles internes pour définir et décrire les principaux risques et les harmoniser avec les contrôles;
  3. examen par les intervenants et validation des documents rédigés sur les processus opérationnels;

Infrastructure Canada a également pris en compte les renseignements fournis dans les vérifications pertinentes, dont les suivantes :

  • la vérification du cadre de responsabilité en matière de gestion financière (menée par la Vérification interne);
  • la vérification des déplacements, de l'accueil et des cartes d'achat (menée par la Vérification interne);
  • la vérification des marchés relatifs aux TI (menée par la Vérification interne);
  • la vérification horizontale des contrôles des dépenses (menée par le Bureau du contrôleur général).

À la suite de cette évaluation, Infrastructure Canada a constaté que des modifications importantes devaient être apportées aux activités suivantes :

Documentation
  • Harmoniser la qualité, la fiabilité et la disponibilité de la documentation des contrôles et procédures.
  • Accroître la documentation dans certains secteurs.
Rapprochement des données et intégrité
  • Améliorer l'uniformité et la fréquence des rapprochements entre les systèmes de TI et les données sources.
Séparation des attributions et processus d'approbation
  • Renforcer le processus d'approbation des opérations financières.
  • Renforcer le processus de délégation des pouvoirs de signature en matière financière concernant les paiements de transfert, pour l'harmoniser avec la structure organisationnelle et le plan comptable du Ministère.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Au 31 mars 2012, Infrastructure Canada n'avait pas encore effectué d'essais pour évaluer l'efficacité opérationnelle de ses principaux contrôles. Au cours de l'exercice 2012-2013, Infrastructure Canada élaborera un plan d'essais fondé sur les risques pour chaque processus opérationnel indiqué à la section 3.2. Ces plans d'essai, qui s'étaleront sur plusieurs années, définiront les principaux contrôles, la période d'essai ainsi que la méthode et la fréquence des essais. Infrastructure Canada a l'intention de commencer les essais sur l'efficacité opérationnelle de ses principaux contrôles d'ici 2013-2014.

5. Plan d'action d'Infrastructure Canada

5.1 Progrès au 31 mars 2012

Au cours de l'exercice 2011-2012, Infrastructure Canada a continué de faire des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses principaux contrôles. On présente ci-dessous un résumé des progrès accomplis par Infrastructure Canada relativement à deux processus opérationnels, à savoir la gestion des paiements de transfert et la gestion de l'approvisionnement au paiement.

Gestion des paiements de transfert
  • Documentation des deux variations des processus opérationnels de gestion des paiements de transfert. La documentation se fait dans un format descriptif normalisé, accompagnée des schémas opérationnels.
  • Détermination des principaux contrôles et des risques qu'ils visent à atténuer dans le cadre de la documentation du processus opérationnel de gestion des paiements de transfert et la matrice des contrôles internes.
  • Confirmation de la mise en place des contrôles visant les processus opérationnels conformément à la description et de leur correspondance avec les pratiques réelles, à l'issue de consultation avec les propriétaires des processus.
  • Amélioration de la documentation dès que les modifications nécessaires ont été déterminées.
Gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement
  • Documentation du processus de l'approvisionnement au paiement, à l'appui des comptes des états financiers présentés sous le poste « dépenses de fonctionnement » (les dépenses au titre des services professionnels et des services spéciaux sont les plus importantes). La documentation se fait dans un format descriptif normalisé.
  • Détermination des principaux contrôles et des risques qu'ils visent à atténuer dans le cadre de la documentation du processus opérationnel de la gestion de l'approvisionnement au paiement et de la matrice des contrôles internes.
  • Confirmation de la mise en place des contrôles visant les processus opérationnels conformément à la description et de leur correspondance avec les pratiques réelles, à l'issue de consultation avec les propriétaires des processus.
  • Amélioration de la documentation dès que les modifications nécessaires ont été déterminées.

Infrastructure Canada a également fait des progrès dans le cadre de son travail sur les contrôles au niveau des entités. Le Ministère a dressé une liste de ses contrôles au niveau des entités et du soutien connexe. En outre, il a harmonisé ses contrôles au niveau des entités avec les contrôles de gestion de base du Bureau du contrôleur général.

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants

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Éléments du plan d'action 2012-13 2013-14 2014-15
Documentation
Terminer la documentation, incluant la matrice des contrôles internes, du processus opérationnel de gestion de la paye, et harmonisation de la documentation avec le Modèle d'administration de la paye du Secrétariat du Conseil du Trésor    
Consulter les propriétaires des processus pour confirmer que des contrôles du processus opérationnel de la gestion de la paye sont en place conformément à la description et qu'ils correspondent aux risques.    
Terminer la documentation, incluant la matrice des contrôles internes, du processus opérationnel de la gestion de la préparation des états financiers    
Consulter les propriétaires des processus pour confirmer que des contrôles du processus opérationnel de la gestion de la préparation des états financiers sont en place conformément à la description et qu'ils correspondent aux risques    
Améliorer la documentation des processus opérationnels, au besoin    
Entreprendre l'évaluation des contrôles généraux des TI    
Entreprendre une évaluation du risque de fraude, incluant la détermination des principaux contrôles visant les risques de fraude    
Évaluation de l'efficacité de la conception
Mener une revue des processus relatifs à la gestion des paiements de transfert – variation 1    
Mener une revue des processus relatifs à la gestion des paiements de transfert – variation 2    
Mener une revue des processus relatifs à la gestion de l'approvisionnement au paiement    
Mener une revue des processus relatifs à la gestion de la paye    
Mener une revue des processus relatifs à la gestion de la préparation des états financiers    
Vérifier l'efficacité de la conception des contrôles au niveau des entités    
Apporter les modifications nécessaires à la conception des contrôles  
Évaluation de l'efficacité opérationnelle
Mettre au point un plan d'échantillonnage et une méthode d'essai pour évaluer l'efficacité opérationnelle de tous les processus opérationnels    
Communiquer le plan d'essai à tous les intervenants, y compris les ressources requises pour tous les processus opérationnels  
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant la gestion des paiements de transfert – variation 1    
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant la gestion des paiements de transfert – variation 2    
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant la gestion du cycle de l'approvisionnement au paiement   
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant la gestion de la paye    
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant la gestion de la préparation des états financiers    
Vérifier l'efficacité opérationnelle concernant les contrôles au niveau des entités    
Déterminer et mettre en œuvre les mesures correctives qui s'imposent  
Assurer une surveillance continue et faire des rapports sur l'efficacité du système de CIRF d'Infrastructure Canada  
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