Rapport de vérification interne - Vérification portant sur l'initiative de Financement de base de l'infrastructure des provinces et des territoires

Rapport final - Juin 2011

Table des matières

  1. Sommaire
  2. Contexte
  3. Objectifs de la vérification
  4. Étendue de la vérification
  5. Stratégie de la vérification
  6. Résultats de la vérification
  7. Opinion de vérification
  8. Énoncé d'assurance

1. Sommaire

Dans le cadre de son budget de 2007, le gouvernement du Canada a annoncé le plan Chantiers Canada (PCC) – une initiative de 7 ans et de 33 milliards de dollars destinée à fournir aux provinces et aux territoires un financement à long terme, prévisible et souple des projets d'infrastructure par le financement de programme, ainsi que du financement de base. L'initiative de Financement de base de l'infrastructure des provinces et des territoires (Financement de base pour les provinces et les territoires), au budget de 2,275 milliards de dollars, fait partie de la composante du financement de base dans le cadre duquel il était prévu, à l'origine, que chaque province et territoire reçoive 25 millions de dollars pendant 7 années, soit, au total, 175 millions de dollars.

Le Financement de base pour les provinces et les territoires était développé afin de contribuer à restaurer l'équilibre fiscal, tout en contribuant à améliorer l'infrastructure du Canada. Un des principaux objectifs du Financement de base consiste à démontrer la réceptivité fédérale aux sujets de préoccupation et aux besoins soulevés par les provinces et les territoires pendant les consultations sur l'équilibre fiscal de l'été 2006 et, plus particulièrement :

  • le désir de financement à long terme prévisible des provinces et des territoires;
  • l'assouplissement de la conception des programmes afin de répondre aux priorités régionales et locales;
  • la rationalisation et simplification de la structure et des critères des programmes; et
  • la simplification des modalités de reddition de comptes et de vérification, en tenant plus compte des régimes provinciaux de responsabilisation.

À l'origine, le Financement de base pour les provinces et les territoires devait être une initiative de 7 ans, mais, à la suite des mesures de stimulation annoncées dans le cadre du Plan d'action économique (PAE) du gouvernement du Canada, les provinces et les territoires sont devenus admissibles à l'accélération d'une partie ou de la totalité de leur enveloppe du Financement de base pour les provinces et les territoires avant la fin de l'exercice 2010-2011.

À ce jour :

  • Des ententes ont été signées entre le gouvernement du Canada et les treize (13) provinces et territoires dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires;
  • Huit (8) d'entre eux ont choisi d'accélérer leur financement alors que cinq (5) d'entre eux ont choisi de s'en tenir aux conditions initiales du Financement de base; et
  • 1 499 738 000 $ ont été versés aux provinces et territoires afin d'appuyer la mise en œuvre de leurs plans stratégiques d'infrastructure respectifs (à la date du 3 mai 2011).

La Direction générale des Politiques et des communications est le groupe fonctionnel d'Infrastructure Canada (INFC) responsable pour la gestion et l'administration du Financement de base pour les provinces et les territoires.

L'objectif général de cet mandat de vérification consistait à fournir un niveau d'assurance raisonnable selon lequel le cadre de contrôle de la gestion (CCG) en vigueur pour le Financement de base pour les provinces et les territoires est adéquat et efficace pour appuyer l'atteinte de ses objectifs, respecte ses conditions et est conforme à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Le CCG du Financement de base pour les provinces et les territoires s'applique à la gouvernance, la gestion des risques et aux processus de contrôles internes dans la gestion, la livraison et la surveillance du Financement de base. Il s'agit, plus précisément, des activités et des processus du Comité de l'entente-cadre en matière d'infrastructure (CECI) et de la relation entre les coprésidents du CECI, ainsi que des processus et des contrôles nécessaires à l'examen de la diligence raisonnable et à l'approbation des plans d'immobilisations annuels, des rapports annuels des dépenses et des paiements provinciaux et territoriaux.

L'étendue de cette vérification a porté sur les domaines suivants du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) : responsabilisation; politiques et programmes; régie; gestion des risques; résultats et rendement et gérance.

Dans l'ensemble, suite aux procédures de vérification appliquées et les éléments probants recueillis pour étayer les conclusions conformes aux critères de vérification prédéfinis, nous avons obtenu un niveau d'assurance raisonnable selon lequel le cadre de contrôle de la gestion (CCG) en vigueur pour le Financement de base pour les provinces et les territoires est adéquat et efficace pour appuyer l'atteinte de ses objectifs, et la conformité avec ses termes et conditions, et à la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Nous avons observé des exemples de bonnes pratiques de gestion dans les domaines du CCG suivants : responsabilisation, politiques et programmes et gestion des risques, dont la documentation et la communication des rôles et des responsabilités, les catégories d'investissements en infrastructure admissibles et une démarche de gestion des risques qui conforme aux principes de la conception et aux objectifs du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Nous avons également observé des possibilités d'amélioration dans les domaines du CCG suivants : régie, résultats et rendement, et gérance. En revanche, ces questions n'ont été jugées des lacunes majeurs, ni de nature à exposer le programme aux risques de ne pas atteindre ses objectifs. Voici le résumé des possibilités d'amélioration que nous avons constatées pendant notre travail de vérification :

  • adoption d'une approche de surveillance plus active auprès des plans d'immobilisations annuels (PIA) et des rapports annuels des dépenses (RAD); et
  • documentation des dossiers et listes de vérification pour aider à ce que la documentation figure dans les dossiers afin d'appuyer les résultats des prises de décisions clés liées aux réunions des coprésidents du CECI, à la présentation des plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses, ainsi que les recommandations de paiement adressées au ministre d'INFC et au sous ministre adjoint des politiques et des communications.

Nous reconnaissons que les risques résiduels associés à ces questions sont faibles et qu'ils ne posent pas de risques majeurs liés à l'atteinte des objectifs du Financement de base. En revanche, leur résolution contribuera à consolider les pratiques de contrôle et de documentation d'Infrastructure Canada.

La direction est d'accord avec les résultats et les recommandations présentés à la suite de cette vérification. Des plans d'action, inclus dans ce rapport, ont été élaborés par la direction pour donner suite à ces recommandations.

Original signé par

Laura Ruzzier
Dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation
Bureau de l'Infrastructure Canada et de Transports Canada

Date

Yaprak Baltacıoğlu
Sous-ministre des Transports, de l'Infrastructure et des Collectivités

Date

2. Contexte

Le pouvoir d'entreprendre ce mandat de vérification commençant au T3 de l'exercice 2010 est conféré par le Plan de vérification axé sur les risques d'INFC, approuvé par le Comité de vérification ministériel (CVM) en juin 2010.

Pendant la phase de planification de cette vérification, nous avons rencontré le sous ministre adjoint, la direction et les représentants du personnel de Politiques et Communications pour parler des objectifs de cette vérification et de la conduite de la mission.

3. Objectifs de la vérification

L'objectif général de cet mandat de vérification consistait à fournir un niveau d'assurance raisonnable selon lequel le cadre de contrôle de la gestion (CCG) en vigueur pour le Financement de base pour les provinces et les territoires est adéquat et efficace pour appuyer l'atteinte de ses objectifs, la conformité avec ses termes et conditions, et à la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Cette vérification a été axée sur les domaines du CCG les plus critiques pour l'atteinte des objectifs du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Dans le cadre de cet objectif général, les sous objectifs suivants ont été identifiés suite à notre évaluation des risques, conformément aux risques identifiés pour le Financement de base pour les provinces et les territoires :

Sous objectif 1.1 – cette vérification a permis d'évaluer dans quelle mesure la structure de gouvernance du Financement de base pour les provinces et les territoires et son modèle de financement permettent d'obtenir des résultats en tenant compte de ses objectifs, risques et exigences de responsabilisation, conformément à ses conditions, ainsi qu'à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Sous objectif 1.2 – cette vérification a permis d'examiner les contrôles internes et les modalités de responsabilisation en vigueur dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires, ainsi que dans quelle mesure le financement est employé pour les fins prévues.

4. Étendue de la vérification

L'étendue de ce mandat de vérification comprenait l'examen du cadre de contrôle de la gestion (CCG) en vigueur pour le Financement de base pour les provinces et les territoires pendant la période entre sa création et le 31 décembre 2010. Il s'agissait plus précisément d'examiner les pratiques en vigueur pour l'approbation, la surveillance, l'établissement de rapports et le processus de paiement en application des conditions initiales, ainsi que de celles liées à l'accélération du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Les domaines suivants du CCG dans le cadre de l'étendue de ce mandat de vérification ont été examinés :

  • responsabilisation;
  • politiques et programmes;
  • régie;
  • gestion des risques;
  • résultats et rendement; et
  • gérance.

5. Stratégie de la vérification

La stratégie et la mise en œuvre de ce mandat de vérification du Financement de base pour les provinces et les territoires procurée par une vérification étaient fondées sur les risques et axées sur les aspects où le risque était le plus élevé. Les procédures de vérification ont été développé afin d'obtenir suffisamment d'informations pour obtenir un niveau d'assurance raisonnable relatif à l'adéquation et à l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion du Financement de base pour les provinces et les territoires au chapitre de l'appui de ses activités, de l'atténuation des facteurs de risque les plus évidents et du contrôle de la conformité.

Ces procédures de vérification étaient fondées sur l'examen de la documentation pertinente, des entrevues avec les gestionnaires et les représentants du personnel du Financement de base pour les provinces et les territoires, une sélection d'intervenants provinciaux et territoriaux, ainsi qu'un examen de dossiers provinciaux et territoriaux tenus par INFC. Cette vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et les Normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

La phase d'examen de cette vérification a débuté en janvier 2011 et a été achevée en mai 2011.

Les critères de cette vérification étaient fondés sur les contrôles de gestion de base du SCT, ainsi que sur les attentes du Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) à l'égard du rendement du Plan d'action économique (PAE). Le document sur les contrôles de gestion de base a été développé par le Bureau du contrôleur général (BCG) pour résumer les contrôles auxquels on peut raisonnablement s'attendre dans tous les ministères et organismes fédéraux. Des contrôles de base ont été conçus pour chaque domaine du cadre de contrôle de la gestion (CCG) du SCT.

Aux fins du présent rapport, le classement des risques résiduels associés aux constatations de la vérification est fondé sur une échelle à trois points, à savoir faible, moyen et élevé, et découle de notre analyse des résultats de nos procédures de vérification et des observations et constatations qui en résultent.

Élevé Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.
Moyen Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.
Faible Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risques résiduels significatifs pour les objectifs d'INFC.

6. Résultats de la vérification

6.1 Généralités

Critère
  • Un cadre approprié, fondé sur les risques, est établi pour la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : Un cadre de contrôle de la gestion en matière de la régie, gestion des risques et contrôles internes a été établi pour gérer et contrôler le Financement de base pour les provinces et les territoires.

Suite à, notre examen de plusieurs documents pertinents du Financement de base pour les provinces et les territoires, nous avons observé une cohérence relative au contenu de l'information sur la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles internes du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Observation no 2 : le cadre de contrôle de la gestion en place pour le Financement de base pour les provinces et les territoires est approprié, efficace et on l'a communiqué à l'interne à INFC et, à l'externe, aux intervenants provinciaux et territoriaux.

Suite aux commentaires fournit par les représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires et les intervenants provinciaux et territoriaux, il y a eu consensus d'opinion que le cadre de gestion du Financement de base pour les provinces et les territoires est adéquat, efficace, et a été communique à l'interne à INFC et, à l'externe, aux intervenants provinciaux et territoriaux.

À l'interne, les représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires ont cité plusieurs documents qui leur servent comme référence pour la gestion et la remise du Financement de base, dont le Cadre d'imputabilité, de risques et de vérification (CIRV), le modèle opérationnel de programme, les diagrammes de processus et les présentations au Conseil du Trésor (CT). Nous avons observé que le contenu des ententes de financement du Financement de base pour les provinces et les territoires, du CIRV et du modèle opérationnel étaient conforment avec les termes et conditions et aux rôles et responsabilités établis par la soumission initiale au Conseil de Trésor pour le Financement de base, ainsi qu'aux modifications subséquents.

À l'externe, les intervenants provinciaux et territoriaux ont confirmé que leurs rôles et responsabilités ont été clairement communiqués par l'entremise de leurs ententes de financement. Les intervenants provinciaux ou territoriaux n'ont soulevé aucun problème majeur lié à la communication et à la compréhension de leurs rôles et responsabilités dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction
Gestionnaire responsable :

S.O.

Date d'échéance :

S.O.

6.2 Responsabilisation

Critère
  • La responsabilité de l'organisation dans l'appui des initiatives de collaboration est définie formellement.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : Les rôles et les responsabilités d'INFC dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires ont été définis et communiqué clairement.

Nous avons observé que la documentation et la communication des responsabilités d'INFC ont été formelles et uniformes au sein d'INFC et pour tous les intervenants provinciaux et territoriaux.

Selon notre examen des présentations au CT et des ententes de Financement de base pour les provinces et les territoires, le rôle d'INFC dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires est principalement axé sur le contrôle et l'administration. La province ou le territoire est responsable de la mise en œuvre et de la reddition de comptes pour les initiatives financées dans le cadre de leurs plans d'immobilisations annuels (PIA) approuvés. Cette responsabilité s'applique également aux rapports annuels des dépenses (RAD) vérifiés qui permettent à INFC de se forger une opinion fondée sur la certitude relativement à leur respect de l'entente de Financement de base pour les provinces et les territoires, en matière de finances et autres, dont les dépenses engagées à la suite de l'approbation du PIA. Nous avons noté, et nos entrevues avec les représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires l'ont confirmé, que l'accélération du financement de base P/T dans le cadre du Plan d'action économique (PAE) n'a entraîné aucune modification des rôles et des responsabilités d'INFC, ou des provinces et territoires.

Les consultations des représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires ont permis de confirmer qu'on a communiqué clairement leurs rôles et responsabilités respectifs dans leur description d'emploi et le profil de leur rôle. Les facteurs ayant contribué à la clarté et à la compréhension des rôles et responsabilités étaient attribuée à une conception du programme clair et concis, à la documentation des procédures dans le modèle opérationnel de programme, à la rationalisation de la méthode de reddition de comptes et de paiement et aux bonnes relations de travail entre INFC et les intervenants provinciaux et territoriaux. Il a également été noté que leurs rôles et responsabilités ne se limitent pas au Financement de base pour les provinces et les territoires, mais que leur travail relève du mandat et du portefeuille plus général du groupe Initiatives économiques et communautaires de la Direction des Politiques et priorités de la Direction générale des Politiques et des communications.

Nous avons observé aucune incohérence entre les commentaires des représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires sur la description du rendement des activités relevant de leurs rôles et responsabilités et celles décrites dans le modèle opérationnel de programme.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction
Gestionnaire responsable :

S.O.

Date d'échéance :

S.O.

6.3 Politiques et programmes

Critère
  • L'organisation possède une approche formelle et rigoureuse envers ces politiques et la conception de ces programmes;
  • Des critères d'admissibilité clairs et bien définis (c.-à-d. catégories d'investissement admissibles et promoteurs admissibles) sont documentés, compris par tous et appliqués uniformément par INFC dans ses prises de décision et approbations; et
  • La direction du Financement de base pour les provinces et les territoires s'assure que les initiatives des plans d'immobilisations annuels soient conforment avec lois environnementales pertinente.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : Nous avons observe que la raison d'être pour la structure et des modalités du Financement de base pour les provinces et les territoires était :

  • conforme aux priorités du gouvernement du Canada et à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du CT; et
  • respectueux des besoins des intervenants provinciaux et territoriaux.

La présentation initiale au CT décrit le contexte et les raisons pour la conception du Financement de base pour les provinces et les territoires, et, plus précisément, son objectif de contribuer à la restauration de l'équilibre fiscal entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux et territoriaux, tout en contribuant à l'amélioration de l'infrastructure publique du Canada.

Les discussions de l'été 2006 entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux et territoriaux ont été les origines du Financement de base pour les provinces et les territoires. Ces discussions ont articulée les quatre objectifs suivants :

  1. le désir de financement à long terme prévisible des provinces et des territoires;
  2. l'assouplissement de la conception des programmes afin de répondre aux priorités régionales et locales;
  3. la rationalisation et simplification de la structure et des critères des programmes; et
  4. la simplification des modalités de reddition de comptes et de vérification, en tenant compte davantage des régimes provinciaux de responsabilisation.

Le Financement de base pour les provinces et les territoires est classifié dans la catégorie des autres paiements de transfert dans la Politique et la Directive sur les paiements de transfert du CT. Son plan de conception et ses catégories d'investissements admissibles pour les projets d'infrastructure établissent un équilibre entre les objectifs du financement de l'infrastructure et les priorités du gouvernement fédéral, ainsi que des provinces et des territoires.

Nous avons comparé les éléments du plan de conception du Financement de base pour les provinces et les territoires au contenu de la Politique sur les paiements de transfert et de la Directive sur les paiements de transfert du CT et avons observé que son plan de conception était conforme aux attentes de rendement clés de l'une et de l'autre à l'égard des programmes de paiements de transfert.

Nous avons également observé que le plan de conception du Financement de base pour les provinces et les territoires était conforme à plusieurs recommandations clés du Rapport du Groupe d'experts indépendant sur les subventions et contributions et, plus particulièrement, dans les domaines suivants : la rationalisation du plan de conception pour le Financement de base pour les provinces et les territoires; fournir un financement prévisible et souple aux provinces et aux territoires; la simplification des processus de reddition de comptes tenant compte de la maturité des régimes de responsabilisation des provinces et des territoires.

Nos consultations avec des représentants d'INFC nous ont permis de noter que le Conseil du Trésor a été consulté sur le plan de conception l'approche de livraison du Financement de base pour les provinces et les territoires et était satisfait avec les mesures d'atténuation établit par INFC a propos des risques au Financement de base et, plus précisément, les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses.

Dans l'ensemble, les intervenants provinciaux et territoriaux ont confirmé que le Financement de base pour les provinces et les territoires a réussi à atteindre les quatre objectifs mentionnés précédemment. Voici des commentaires formulés par les intervenants pendant nos consultations qu'ils ont voulu mentionner :

  • d'après certains intervenants, le Financement de base pour les provinces et les territoires pourrait être un modèle de prestation à mettre à l'étude pour les futurs programmes d'infrastructure;
  • les intervenants ont note une différence réparable entre l'approche de reddition de comptes pour le Financement de base et l'approche pour d'autres programmes d'infrastructure d'INFC et du gouvernement fédéral qui exigent des rapports plus fréquents, et, par conséquent, un niveau de travail plus coûteux. Les intervenants s'entendaient tous pour dire que l'approche de reddition de comptes par la présentation du plan d'immobilisations annuel et du rapport annuel des dépenses est simplifiée comparativement a celle des autres programmes, puisqu'elle réduit la fréquence des rapports, tout en insistant sur la conformité tout au long du cycle de vie du financement; et
  • contrairement au Fonds de la taxe sur l'essence qui est un transfert permanent, certains intervenants ont remarque que la fin du Financement de base pour les provinces et les territoires en 2014 fera disparaître un mécanisme permettant qui s'adresse a l'équilibre fiscal et de financer l'infrastructure à long terme et de façon prévisible.

Observation no 2 : Les catégories d'investissements admissibles aux intervenants du Financement de base pour les provinces et les territoires one été clairement documenté et communiqué.

Nous avons observé que les catégories d'investissements admissibles dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires ont été documentées et communiqué de façon claire et uniforme à l'interne à INFC et à l'externe aux intervenants provinciaux et territoriaux. La signature de l'entente de financement du Financement de base pour les provinces et les territoires atteste que les parties acceptent les conditions tel que stipulée. Nous avons également comparé les catégories d'investissements admissibles décrites dans l'annexe A des ententes de financement et avons observé leur conformité à celles décrites dans les présentations au CT.

Les discussions avec des intervenants provinciaux et territoriaux sélectionnés ont fait consensus sur la clarté de la communication d'INFC et sur l'efficacité de ses conseils sur les catégories d'investissements admissibles et les coûts admissibles. Les répondants n'ont soulevé aucun problème majeur, lié à la clarté des catégories et des coûts admissibles, bien que certains intervenants aient signalé que des discussions ont eu lieu avec INFC sur l'interprétation des catégories et des coûts admissibles et que ces différences d'interprétation ont été résolues.

Observation no 3 : Les données fournit dans les plans d'immobilisations annuels étaient conformes aux modalités du Financement de base pour les provinces et les territoires.

L'objectif du plan d'immobilisation annuel (PIA) consiste à communiquer à INFC (par le truchement des coprésidents du CECI) un résumé des initiatives d'infrastructure dont le financement fédéral est proposé dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires pour un exercice donné.

Pendant nos consultations avec les représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires et les intervenants provinciaux et territoriaux sélectionnes, nous avons été avisé qu'INFC a fourni des modèles de PIA et de RAD à chaque province et territoire afin d'uniformiser la présentation d'information et d'en faciliter l'examen par INFC dans sa prise de décision pour les PIA. De plus, les intervenants provinciaux et territoriaux ont souligné qu'ils ont obtenu de bons conseils d'INFC sur les catégories d'investissements et les coûts admissibles.

Conformément à notre méthodologie d'échantillonnage, nous avons examiné le PIA approuvé le plus récemment pour chaque province et territoire. Nous avons vérifié que les financements mentionnés dans les PIA étaient conformes aux catégories d'investissements des présentations au CT et aux ententes et n'avons constaté aucune différence.

Ce taux de conformité s'explique par la documentation formelle des procédures de l'examen de la diligence raisonnable et d'approbation et des contrôles qui doivent être exécuter par les fonctionnaires d'INFC avant de recommander les PIA pour l'approbation du ministre.

Observation no 4 : La démarche d'évaluation environnementale du Financement de base pour les provinces et les territoires était conforme aux interprétations de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale (LCEE).

En vertu du paragraphe 7(2) de la LCEE, il n'est pas nécessaire d'effectuer une évaluation lorsqu'une autorité fédérale exerce une attribution (c.-à-d. approbation) à l'égard d'un projet dont les détails essentiels ne sont pas déterminés au moment de l'exercice de cette attribution. Dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires, le ministre d'INFC approuve le plan proposé pour les initiatives, et non chaque projet et, au moment de l'approbation du plan d'immobilisations, l'information connue sur chaque initiative est limitée.

Nous avons consulté le groupe d'examen environnemental d'INFC, ainsi que les services juridiques pour connaître leur point de vue sur la conformité d'INFC avec la LCEE dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires. Il y avait un consensus d'opinion d'entre eux sur la conformité de l'approche des évaluations environnementales (EE) d'INFC au paragraphe 7(2) de la LCEE et à la législation des EE en vertu de la LCEE, dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Nous avons également observé qu'INFC a établi des contrôles d'atténuation afin d'obtenir des assurances des provinces et des territoires pour les évaluations environnementales, dont :

  • le coprésident provincial ou territorial du CECI, au moment de présenter le PIA au coprésident fédéral, doit certifier que le PIA respecte l'article 6.1 de l'entente de financement de base pour les provinces et les territoires : « Conformité avec les lois sur l'environnement – Évaluation environnementale ». Ceci exige plusieurs activités de la province ou du territoire afin de veiller à la réalisation rapide et transparente des évaluations environnementales.
  • En vertu de l'annexe C de l'entente de financement de base pour les provinces et les territoires, la mise en œuvre des vérifications financières et de la conformité des RAD exige une opinion sur le respect de l'article 6.1 par la province ou le territoire.
Recommandation(s) Plan d'action de la direction
Gestionnaire responsable :

S.O.

Date d'échéance :

S.O.

6.4 Régie

Critère
  • Un organisme de surveillance efficace a été établi pour le Financement de base pour les provinces et les territoires;
  • Le mandat de l'organisme de surveillance qui lui attribue un rôle de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle du Financement de base pour les provinces et les territoires a été communiqué clairement; et
  • L'organisme de surveillance du Financement de base pour les provinces et les territoires demande et reçoit des renseignements suffisants, complets, en temps opportun et exacts.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : Le Comité de l'entente-cadre en matière d'infrastructure (CECI) a permis de créer et de faire fonctionner un mécanisme de régie efficace pour faciliter les relations bilatérales entre le gouvernement fédéral et les gouvernements provinciaux et territoriaux dans le cadre du portefeuille national de l'infrastructure.

En vertu de L'entente cadre sur l'infrastructure (ECI), le Comité de l'entente-cadre en matière d'infrastructure (CECI) sert comme le forum principal de discussion pour les parties fédérales, provinciales et territoriales sous le Plan Chantiers Canada (PCC), où elles peuvent traiter et coordonner les questions et les priorités liées au financement fédéral de l'infrastructure dans les provinces et les territoires. Des ECI ont été signées entre le Canada (INFC) et les 13 provinces et territoires et des comités ont été établis dans chacune des administrations.

Le fonctionnement du CECI est axé sur la relation entre les coprésidents fédéraux, provinciales ou territoriales. Le coprésident fédéral est le sous ministre adjoint, Politiques et communications d'INFC et les coprésidents provinciales ou territoriales occupent les postes de sous ministre et sous ministre adjoint équivalent ceux du ministère provincial ou territorial compétent. La relation entre les coprésidents fédéraux, et provinciaux ou territoriaux existe donc au niveau des cadres supérieurs. La direction du Financement de base pour les provinces et les territoires et les représentants provinciaux et territoriaux ont confirmé que le niveau de cette relation est adéquat pour la surveillance et la livraison du Financement de base pour les provinces et les territoires et, plus généralement, du PCC.

Observation no 2 : Les intervenants du Financement de base pour les provinces et les territoires ont confirmé la clarté et l'adéquation du mandat et des rôles et responsabilités du CECI.

D'après les consultations avec des représentants d'INFC et des provinces et territoires, le CECI a réussi à créer et à établir un mécanisme de régie efficace pour faciliter les relations de travail bilatérales entre INFC et les coprésidents provinciaux et territoriaux. Ces représentants ont attribué ce résultat à un rôle et mandat bien distincte du CECI, ainsi que par la nature de la relation entre les coprésidents fédéraux, et provinciaux ou territoriaux du CECI.

Observation no 3 : Les questions relatives à la régie, à la surveillance et aux exigences d'établissement de rapports du Financement de base pour les provinces et les territoires sont abordées pendant les réunions du CECI.

Notre examen des procès verbaux des réunions du CECI nous a permis d'observer que les questions relatives à la régie, au contrôle et aux exigences du plan d'immobilisations annuel (PIA) et du rapport annuel des dépenses (RAD) sont abordées pendant les réunions du Comité, ainsi que les priorités de l'infrastructure provinciale et territoriale propres au Financement de base et les priorités générales des administrations en matière d'infrastructure.

Observation no 4 : La structure de régie du CECI a évolué afin de refléter les besoins des intervenants, cependant les relations entre INFC et les provinces et les territoires n'ont subi aucun changements significatif.

Les représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires et les représentants provinciaux et territoriaux ont confirmé qu'à la suite de l'accélération du financement axé sur le portefeuille du programme du Plan chantiers Canada, provoquée par les mesures de stimulation du Plan d'action économique (PAE) du gouvernement fédéral, la relation bilatérale entre INFC et les provinces et les territoires avait évolué et qu'on s'est éloigné des réunions formelles et documentées. Les représentants d'INFC ont signalé que la pratique de conférence téléphonique est devenue la norme. Les représentants d'INFC ont fait remarquer qu'il aurait été impossible de planifier et de mettre en œuvre le PAE sans consulter leurs homologues provinciaux et territoriaux. Aux termes de l'ECI, les deux coprésidents doivent être présents pour que le CECI atteigne le quorum.

Les représentants d'INFC ont reconnu que le fonctionnement actuel du CECI n'est pas ce qui avait été prévu à l'origine. Les représentants d'INFC et des provinces et territoires ont cependant confirmé que la nature des relations bilatérales entre les coprésidents fédéraux et provinciaux ou territoriaux demeure toujours la même au chapitre des attentes du Financement de base à l'égard de la présentation et de l'approbation du PIA et du RAD – puisque ces deux documents continuent à être communiqués officiellement entre les coprésidents sous la forme de lettres officielles de présentation et d'approbation. INFC, comme les représentants provinciaux et territoriaux, se sont entendus pour dire que les modalités de gestion et de remise du Financement de base pour les provinces et les territoires sont les plus appropriées au niveau des gestionnaires fonctionnels en prenant la forme de relations informelles, mais régulières, sur les questions relatives au Financement de base (et au PCC). INFC et les représentants provinciaux et territoriaux ont confirmé qu'ils connaissent leurs interlocuteurs respectifs.

Observation no 5 : Les discussions des coprésidents ne sont pas documentées formellement.

Nous n'avons constaté aucun problème de conformité dans l'absence de documentation des discussions des coprésidents. Cependant, en ce qui concerne les prises de décision, si des décisions sont prises pour le Financement de base pour les provinces et les territoires à la suite de ces discussions, on peut raisonnablement s'attendre à ce qu'elles soient documentées. Par exemple, une note de service, une note ou la date de la réunion des coprésidents devraient figurer au dossier, ainsi qu'un bref résumé de ses résultats. La documentation formelle permettrait de clarifier d'éventuelles divergences d'interprétation à la suite des discussions des coprésidents.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction

1) La recommandation suivante est faite à la Direction générale des Politiques et des communications pour améliorer la documentation des discussions des coprésidents dans les dossiers.

1.1) Placer dans les dossiers provinciaux ou territoriaux des éléments probants sur les décisions des coprésidents relatives au Financement de base pour les provinces et les territoires pour documenter les résultats de leur discussion, y compris chaque décision.

1.1 Politiques et communications continuera de veiller à ce que les dossiers papier du Financement de base pour les provinces et les territoires de chaque province et territoire contiennent les doubles des documents des réunions dans lesquelles des questions relatives au Financement de base pour les provinces et les territoires sont abordées.

Quand les coprésidents fédéraux, et provinciaux ou territoriaux du CECI et qu'ils prendront des décisions clés sur les questions du Financement de base pour les provinces et les territoires pendant des discussions (en dehors du contexte d'une réunion formelle du CECI), tous les efforts seront faites pour porter au dossier papier un compte rendu de ces discussions et de ces décisions afin de mieux documenter la prise de décisions dans le cadre du programme.

Gestionnaire responsable :

SMA, Politiques et communications

Échéance :

juin 2011

6.5 Gestion des risques

Critère
  • La direction du Financement de base pour les provinces et les territoires repère les risques susceptibles de contrecarrer ses objectifs; et
  • La direction du Financement de base pour les provinces et les territoires a évalué les risques qu'elle a repérés.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : INFC a identifié des risques pertinents pour le Financement de base pour les provinces et les territoires en tenant compte des objectifs de sa conception, ce qui est conforme aux attentes du Conseil du Trésor pour les programmes de transfert de paiements.

Les deux risques suivants sont liés aux avances de Financement de base et aux exigences d'établissement de rapports. Nous avons noté dans la présentation initiale au CT que ces risques sont apparus dans le contexte du but et des objectifs du Financement de base pour les provinces et les territoires, à savoir pour atteindre l'équilibre fiscal, augmenter la souplesse du plan de conception du programme et respecter les modalités de responsabilisation provinciales et territoriales.

Risque no 1 : Fournir initialement des fonds du Financement de base pour les provinces et les territoires (au lieu de rembourser les coûts encouru) peut affaiblir la capacité d'INFC de veiller à ce que les conditions du programme soient respectées et à ce que les projets prévus dans le plan d'immobilisations annuel soient effectivement réalisés.

Risque no 2 : Les structures de responsabilisation et de reddition de comptes simplifiés risquent de nuire à la capacité du ministre ou du gouvernement du Canada de faire rapport sur l'octroi du financement dans le cadre du Financement de base pour les provinces et les territoires et d'en être responsable.

Observation no2 : INFC a établis des mesures et a créé des contrôles pour atténuer les risques identifiés pour le Financement de base pour les provinces et les territoires.

Comme nous l'avons mentionné dans la section 6.3 Politiques et programmes, nos consultations avec des représentants d'INFC nous ont permis de constater que le Conseil du Trésor a été consulté a propos du plan de conception et l'approche de livraison pour le Financement de base pour les provinces et les territoires et qu'il a été satisfait des mesures d'atténuation établis pour le Financement de base, à savoir les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses. Les autres mesures d'atténuation consistent des engagements pris par les parties signataires des ententes de financement, ainsi que la confiance dans les régimes de responsabilisation provinciaux et territoriaux.

Nous avons observé que ces mesures et contrôles étaient :

  • alignes aux principes du plan de conception du Financement de base pour les provinces et les territoires;
  • appropriée et suffisant en fonction du plan de conception et l'étendue sur le plan de la diligence raisonnable à l'interne et de l'obtention de l'assurance du respect de leurs ententes de financement par les provinces et les territoires; et
  • compatibles avec les exigences d'établissement de rapports et d'assurance d'INFC, tout en tenant compte des régimes de responsabilisation des provinces et territoires.

Ces deux risques sont « faibles » dans l'évaluation d'INFC. Lors de leur réévaluation, au moment de l'accélération du financement de base pour les provinces et les territoires dans le cadre du Plan d'action économique (PAE), les représentants d'INFC ont confirmé que cette accélération n'a pas du tout modifié la gestion, la livraison du Financement de base pour les provinces et les territoires, ni les risques qui lui sont liés. Au contraire, cette accélération a été une option volontaire pour les provinces et aux territoires.

Nous avons comparé les éléments de la conception du Financement de base pour les provinces et les territoires à la Politique sur les paiements de transfert et à la Directive sur les paiements de transfert du CT et avons observé que le plan de conception du Financement de base était conforme aux attentes de la Politique et de la Directive à l'égard de la gestion des risques.

Les procédures de vérification développées, afin de permet à INFC, les provinces et les territoires d'évaluer le rendement des mesures d'atténuation et des contrôles décrits précédemment, comportent quelques exceptions. Ces dernières sont décrites et présentées ci dessous à la section 6.7 Gérance.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction
Gestionnaire responsable :

S.O.

Date d'échéance :

S.O.

6.6 Résultats et rendement

Critère
  • La gestion de l'initiative du Financement de base pour les provinces et les territoires a défini des mesures du rendement appropriées, liées aux résultats planifiés; et
  • La gestion de l'initiative du Financement de base pour les provinces et les territoires contrôle le rendement réel par rapport aux résultats planifiés.
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : INFC a développé une approche de mesure du rendement conforme aux objectifs de la conception du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Conformément au plan de conception du Financement de base pour les provinces et les territoires, afin de simplifier les exigences de reddition de comptes, les provinces et les territoires ne sont pas tenus de faire rapport de leurs contributions en utilisant des indicateurs / mesures plus traditionnels et concrets (p. ex., nombre d'emplois créés, financement obtenu, etc.). Au contraire, pour le Financement de base pour les provinces et les territoires, INFC s'est axé sur les rapports du rendement à un niveau plus élevé, tout en accordant plus d'importance à la responsabilisation en matière de dépense des projets de financement de base. De plus, l'approche de mesure du rendement du Financement de base pour les provinces et les territoires est plus axée sur une vision holistique des résultats attendus grâce aux partenariats de collaboration, à l'augmentation de l'investissement dans l'infrastructure durable, à la croissance économique, à la plus grande durabilité de l'environnement (air et eau plus propres, meilleure utilisation des terres, etc.) et à des collectivités fortes et saines pour améliorer la qualité de vie des Canadiens.

De plus, la méthode de mesure du rendement d'INFC par le biais des plans d'immobilisations annuels (PIA) et les rapports annuels des dépenses (RAD) permet de recueillir des renseignements sur le nombre d'initiatives approuvées, sur le montant du financement obtenu auprès des partenaires du financement pour appuyer la mise en œuvre du PIA, ainsi que sur la répartition du financement fédéral entre les catégories d'investissement en infrastructure admissibles et sur cette méthode de mesure du rendement.

Les intervenants ont noté une différence remarquable entre l'approche de reddition de comptes pour le Financement de base et l'approche pour d'autres programmes d'infrastructure d'INFC et du gouvernement fédéral qui exigent des rapports plus fréquents, et, par conséquent, un niveau de travail plus coûteux. Les intervenants s'entendaient tous pour dire que l'approche de reddition de comptes par la présentation du plan d'immobilisations annuel et du rapport annuel des dépenses est simplifiée comparativement a celle des autres programmes, puisqu'elle réduit la fréquence des rapports, tout en insistant sur la conformité tout au long du cycle de vie du financement.

Observation no 2 : Les rôles et les responsabilités en matière du rendement ont été documentés et communiqué.

Nos consultations d'INFC et des intervenants provinciaux et territoriaux, ainsi que notre examen des ententes de Financement de base pour les provinces et les territoires, nous ont permis de confirmer la documentation et la communication des rôles et des responsabilités en matière de contrôle, de collecte des données et d'établissement de rapports.

Observation no 3 : INFC suit les résultats du Financement de base pour les provinces et les territoires et rend compte à leur sujet en utilisant des mesures du rendement et des outils de reddition de comptes alignes aux termes et conditions du Financement de base.

Par le biais du Rapport annuel sur les plans et les priorités (RPP) et du Rapport ministériel sur le rendement (RMR), INFC rapporte les résultats du Financement de base pour les provinces et les territoires aux Canadiens. Les plans d'immobilisations annuels (PIA) et les rapports annuels des dépenses (RAD) sont efficaces, efficients et suffisants dans la mesure où ils permettent de recueillir des renseignements fondés sur les exigences simplifiés pour l'établissement des rapports, stipulées par les termes et conditions du Financement de base pour les provinces et les territoires.

En plus des RAD, il existe des outils de suivi complémentaires utilisés à la fois par la Direction générale des politiques et des communications et par celle des Finances. Politiques et communications utilise un tableur Excel pour suivre les paiements au cours de l'année fiscale en se fondant sur les PIA et RAD approuvés qui lui sont présentés, qui contiennent également des renseignements prévus par les ententes de financement, comme les trésoreries approuvées et les dates des signatures, ainsi que des renseignements relatifs aux PIA, dont l'état d'avancement de chaque initiative. Finances utilise un tableur afin de suivre et contrôler les paiements, et de prévoir le financement pour chaque province et territoire pendant l'année fiscale.

Risque faible

Constatation no 1 : L'efficacité et l'efficience des processus d'examen et d'approbation d'INFC pour les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses ont suscité des réserves.

L'efficacité et l'efficience des processus d'examen et d'approbation d'INFC pour les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses ont suscité des réserves chez quelques intervenants provinciaux et territoriaux. Étant donné que c'est l'approbation des plans d'immobilisations annuels et des rapports annuels des dépenses qui déterminent les paiements (dans la majorité des cas, selon notre examen des dossiers), des délais dans l'approbation peuvent créer et ont créé effectivement des contraintes opérationnelles et financières chez certaines provinces et certains territoires pour la planification, le financement et la mise en œuvre de leur plan d'immobilisations annuel.

Constatation no 2 : Certaines provinces et territoires ne fournissent pas leurs plans d'immobilisations annuels et leurs rapports annuels des dépenses à INFC dans un temps opportun.

Nous avons observé pendant notre examen des dossiers que certaines provinces et certains territoires n'ont fourni leurs plans d'immobilisations annuels et leurs rapports annuels des dépenses conformément à l'échéancier de l'entente de financement ou en temps opportun. Cette constatation est discutée dans la section 6.7 Gérance.

Constatation no 3 : La surveillance du rendement et les outils de reddition de comptes ne reflètent pas une approche de surveillance active.

Les tableurs Excel offrent à la direction un outil informel efficient pour suivre la présentation des PIA et des RAD et les paiements, mais ils seraient plus utiles, afin de contrôler activement ces activités, s'ils comportaient les échéances de présentation des PIA et des RAD, ainsi que des paiements (s'il y a lieu). De plus, bien que les tableurs utilisés par Politiques et communications et par Finances soient de nature complémentaire, ils créent un chevauchement du travail de suivi et ne constituent pas un outil intégré, fondé sur le risque, facilitant le contrôle actif de la reddition de comptes des récipiendaires et leur respect continu des conditions stipulées par les ententes de financement.

Bien que les provinces et les territoires ne reçoivent pas de paiements tant que les PIA et les RAD qu'ils ont présentés n'ont pas été approuvés, s'ils présentent ces documents en retard, cela peut retarder leur financement et la mise en œuvre des initiatives de leur PIA. De plus, les retards dans la présentation des PIA et des RAD peuvent nuire à la capacité d'INFC de faire rapport sur le rendement et l'avancement des projets de façon exhaustive ou en temps opportun.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction

2) Les recommandations suivantes sont formulées à la Direction générale des politiques et communications afin d'améliorer la surveillance des documents requis.

2.1) La Direction générale des politiques et des communications devrait définir des échéances d'établissement de rapports, surveiller activement et communiquer avec les provinces et les territoires afin qu'ils présentent leur plan d'immobilisations annuel et leur rapport annuel des dépenses sans retard afin de faciliter l'examen, l'accord et l'approbation des paiements par INFC.

2.2) La Direction générale des politiques et des communications et des Finances devraient mettre au point un tableur de contrôle intégré pour saisir des renseignements sur le rendement et sur les finances. Les renseignements exigés dans ce tableur devraient être conformes aux indicateurs de rendement du Financement de base pour les provinces et les territoires afin d'aider à assurer que la méthode de collecte des données soit conforme aux conditions du Financement de base pour les provinces et les territoires.

2.1 : Politiques et communications surveille activement ses dossiers du Financement de base pour les provinces et les territoires en effectuant un suivi auprès des provinces et des territoires avant les échéances des PIA et ou des RAD. Cette surveillance est effectuée sur une base continuelle et quand c'est nécessaire en communiquant régulièrement avec ses homologues provinciaux et territoriaux.

Politiques et communications s'engage à formaliser un processus de surveillance encore plus actif en ajoutant une section sur la surveillance pour toute date limite de présentation des PIA et des RAD applicable dans sa base de données Excel sur le Financement de base pour les provinces et les territoires. Cette section sur le contrôle contiendrait les dates envisagées pour le suivi d'INFC, ainsi que la confirmation du type et des dates des activités de contrôle des échéances définies dans les ententes de financement applicables.

Les activités de contrôle envisagées précédemment tiendront compte du processus d'examen des documents du Financement de base pour les provinces et les territoires, dans le cadre duquel les provinces et les territoires présentent en principe une ébauche de leurs PAI et RAD avant les dates de présentation officielles. Toute question relative aux plans ou à d'autres rapports est soulevée quand INFC examine ces ébauches. Il faut noter que, comme la présentation formelle des plans ou des rapports des dépenses survient en règle générale à la fin d'un processus d'examen et de consultation entre les fonctionnaires d'INFC et ceux des provinces et des territoires, ces dates de présentation risqueront de primer sur l'échéancier stipulé dans les ententes.

INFC continuera aussi à encourager les provinces et les territoires à soulever toutes autres questions à tout moment, dès qu'elle se présente.

2.2 : Politiques et communications et Services ministériels s'engagent à mettre à l'étude des options pour élaborer un tableur de contrôle intégré et à étudier s'il répondrait mieux à leurs besoins et exigences respectifs, tout en répondant mieux les besoins d'INFC en matière de collecte de données.

Gestionnaire responsable :

2.1 : SMA, Politiques et communications

2.2 : SMA, Politiques et communications et SMA, Services ministériels

Échéance :

Pour 2.1 : juillet 2011

pour 2.2 : août 2011

6.7 Gérance

Critère
Observations et constatations
Risque faible

Observation no 1 : La direction a mis en place des procédures d'examen et de contrôle des approbations pour les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses.

Observation no 1 : La direction a mis en place des procédures d'examen et de contrôle des approbations pour les plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses. Nous avons observé que la Direction générale des Politiques et des communications et celle des Finances ont mis en place et documenté formellement des procédures de contrôle et d'approbation pour les plans d'immobilisations annuels (PIA) et les rapports annuels des dépenses (RAD) dans le modèle opérationnel de programme (MOP).

Dans le cadre de nos procédures de vérification, nous avons rencontré séparément des représentants du Financement de base pour les provinces et les territoires et de Finances et avons abordé en détail le MOP et les diagrammes de processus élaborés en étant fondés sur les PIA et les RAD, ainsi que sur les activités de paiement et les contrôles décrits dans le modèle opérationnel de programme. Cet examen détaillé servait à confirmer et à clarifier la séquence de ces activités et les rôles et les responsabilités en matière d'exécution de ces activités et contrôles. Cet examen détaillé ne nous a permis d'observer aucune incohérence ou variation entre l'exécution et la documentation de ces activités.

Conformément à notre méthodologie d'échantillonnage aux fins de vérification, nous avons examiné les PIA et les RAD les plus récemment approuvés et avons observé dans tous les cas qu'ils ont été approuvés par les fonctionnaires d'INFC délégués.

Nous avons constaté que, pour les PIA et les RAD, tous les documents présentés étaient remplis tel que requis et contenaient les renseignements requis. Nous avons également observé que les PIA et les RAD étaient appuyés par des notes de service adressées au ministre ou au SMA pour recommander leur approbation, fondées sur l'activité de diligence raisonnable d'INFC pour veiller au respect des conditions du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Risque faible

Constatation no 1 : Nous avons observé des exceptions.

Plans d'immobilisation annuels (PIA) : Nous avons observé des exceptions ou les PIA provinciaux et territoriaux ont été présentés à une date ultérieure à celle de l'échéancier du Financement de base pour les provinces et les territoires, à savoir le 31 mars pour l'année fiscale suivant. De plus, nous avons observé un cas de paiement non effectué en respectant l'échéance de trois mois à dater de l'approbation d'un PIA. Nous avons également observé des cas exceptionnels d'absence des attestations requises par l'article 6.1 de l'Entente de financement – Évaluations environnementales, dans la lettre de transmission du PIA des provinces et des territoires.

Enfin, nous n'avons pas observé dans les dossiers de preuves de l'examen des PIA, autre que sa mention dans la note de service adressée au ministre pour les approuver. Suite à notre demande, nous avons été fournis des exemples de correspondance entre la province et le territoire pour attester l'examen des PIA par INFC.

Rapports annuels des dépenses (RAD) : Nous avons observé des exceptions ou les RAD provinciaux et territoriaux ont été présentés après les échéances stipulées par les ententes de financement de base pour les provinces et les territoires. Nous avons également observé que, dans le cas d'une province ou d'un territoire, le RAD n'était pas signé par une personne ayant cette délégation de signature, mais par un vérificateur externe.

Comme pour la constatation précédente relative aux PIA, nous n'avons pas observé dans les dossiers de preuves de l'examen des RAD par INFC, autre que sa mention dans la note de service adressée au ministre pour les approuver. Suite à notre demande, nous avons été fournis des exemples de correspondance entre la province et le territoire pour attester l'examen des RAD par INFC.

Nous avons également observé des exceptions de pratiques de gestion des dossiers de la Direction générale des politiques et communications dans lesquels les documents requis pour chaque province et territoire conformément à la « Liste de vérification des documents à classer dans le système de classement commun » ne figuraient pas au dossier. Par exemple, dans tous les 12 dossiers des provinces et des territoires examinés, les documents relatifs au paiement le plus récent ne se trouvaient pas dans les dossiers provinciaux et territoriaux gérés par la Direction générale des politiques et des communications. Ils se trouvaient au contraire dans les dossiers gérés par Finances. Ces documents étaient les suivants : notes de service au SMA / ministre; formulaire de demande d'engagement de fonds (article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques); et formulaire de demande de paiement (articles article 34 et article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

En conclusion :

  • les dossiers de Politiques et communications ne contiennent pas tous les renseignements requis par sa liste de vérification;
  • il n'existe pas de système de gestion des dossiers commun pour documenter le cycle de vie des ententes de financement de base pour les provinces et les territoires.
Risque faible

Observation no 2 : Dans l'ensemble, les paiements aux provinces et aux territoires ont été effectués conformément aux procédures d'examen et d'approbation en vigueur.

Dans l'ensemble, nous avons observé que le processus d'approbation des paiements effectués aux provinces ou aux territoires – que ce soit après l'examen et l'approbation d'un plan d'immobilisations annuel (PIA) ou d'un rapport annuel des dépenses (RAD) - était conforme aux procédures définies dans le modèle opérationnel de programme (MOP).

Chaque paiement examiné était étayé par les documents suivants :

Tous les paiements étaient autorisés par un fonctionnaire d'INFC délégué avec les pouvoirs de signature requis en matière financière, conformément au diagramme de la délégation des pouvoirs financiers d'Infrastructure Canada.

De plus, nous avons observé la présence d'une « liste de vérification du Financement de base pour les provinces et les territoires », élaborée par INFC Finances pour examiner les premiers et deuxièmes paiements pour l'année fiscale versés aux provinces et aux territoires. Ces deux listes de vérification sont signées par l'examinateur quand il les remplit. Finances nous a informés que ces listes de vérification ont été élaborées en 2009, mais que leur utilisation a varié. Finances a récemment décidé d'uniformiser l'utilisation de ces deux listes de vérification à l'avenir.

Risque faible

Constatation no 2 : Nous avons observé des exceptions.

Nous avons observé que tous les paiements étaient autorisés par un fonctionnaire d'INFC délégataire des pouvoirs de signature requis en matière financière, mais nous avons observé des cas exceptionnels d'autorisation aux termes des articles article 32, article 33 et article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques dans lesquelles la date de la signature par le fonctionnaire délégataire n'était pas toujours présente.

La direction peut raisonnablement s'attendre à ce que le fonctionnaire délégué avec le pouvoir de signature ou d'une autre autorisation appose à la fois sa signature et la date de sa signature quand il exécute cette tâche. Cette pratique permet d'atténuer la perception d'approbation sans l'examen requis par la diligence raisonnable et, par conséquent, atténue le risque de non-conformité avec la Loi sur la gestion des finances publiques.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction

3) Nous recommandons à la Direction générale des politiques et des communications, ainsi qu'à la Direction générale des services ministériels, de mettre à l'étude les améliorations suivantes pour la documentation des dossiers et la liste de vérification de Finances.

3.1) Toute analyse réalisée par Politiques et communications et Finances d'INFC devrait être documentée dans le dossier centrale pour appuyer les recommandations de paiement au SMA ou au ministre.

3.2) Étant donné que les dossiers des paiements sont gérés par Finances, la direction du Financement de base pour les provinces et les territoires devrait s'assurer que le double de toute documentation d'approbation des paiements soit classé dans les dossiers gérés par la Direction générale des politiques et communications pour créer un dossier central et complète.

3.3) L'utilisation des listes de vérification par Finances pour les premiers et deuxièmes paiements de l'exercice devrait être poursuivie, puisque c'est une bonne pratique de gestion. Ces listes de vérification devraient être modifiées pour inclure la confirmation, par un fonctionnaire délégataire du pouvoir de signature, que les sections relatives aux articles article 32 et article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont été signées et datées par un fonctionnaire disposant de la délégation appropriée.

3.1 : Les paiements effectués dans le cadre du programme sont déterminés par l'acceptation fédérale des plans d'immobilisations ou des rapports des dépenses. À l'heure actuelle, la correspondance détaillée d'INFC avec les provinces et les territoires sur l'examen fédéral de ces documents est classée électroniquement (p. ex., des courrielles dans les dossiers électroniques des employés). Politiques et communications s'engage à ajouter aux dossiers papier des doubles des courriels ou correspondances clés étayant les recommandations d'accepter ces documents adressés au ministre ou au SMA.

3.2 : Politiques et communications et Services ministériels s'engage à verser aux dossiers papier gérés par la Direction générale des politiques et des communications un double de toutes les autorisations de paiement finales et signées, ce qui permettra de créer un dossier complet et central pour chaque province et territoire. Les exemplaires originaux, signés de la documentation des paiements demeureront à Services ministériels.

3.3 : Services ministériels (Finances et Administration) s'engage à l'utilisation continuelle des listes de vérification pour les premiers et deuxièmes paiements du Financement de base pour les provinces et les territoires, ainsi qu'à vérifier que les sections relatives aux articles article 32 et article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont été signées et datées par un fonctionnaire disposant de la délégation appropriée.

Gestionnaire responsable :

3.1 : SMA, Politiques et communications

3.2 : SMA, Politiques et communications et SMA, Services ministériels

3.3 : SMA, Services ministériels

Échéance :

3.1 mai 2011

3.2 octobre 2011

3.3 mai 2011

7. Opinion de vérification

Dans l'ensemble, suite aux procédures de vérification appliquées et les éléments probants recueillis pour étayer les conclusions conformes aux critères de vérification prédéfinis, nous avons obtenu un niveau d'assurance raisonnable selon lequel le cadre de contrôle de la gestion (CCG) en vigueur pour le Financement de base pour les provinces et les territoires est adéquat et efficace pour appuyer l'atteinte de ses objectifs, et la conformité avec ses termes et conditions, et à la Politique sur les paiements de transfert et la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Nous avons observé des exemples de bonnes pratiques de gestion dans les domaines du CCG suivants : responsabilisation, politiques et programmes et gestion des risques, dont la documentation et la communication des rôles et des responsabilités, les catégories d'investissements en infrastructure admissibles et une démarche de gestion des risques qui conforme aux principes de la conception et aux objectifs du Financement de base pour les provinces et les territoires.

Nous avons également observé des possibilités d'amélioration dans les domaines du CCG suivants : régie, résultats et rendement, et gérance. En revanche, ces questions n'ont été jugées des lacunes majeurs, ni de nature à exposer le programme aux risques de ne pas atteindre ses objectifs. Voici le résumé des possibilités d'amélioration que nous avons constatées pendant notre travail de vérification :

  • adoption d'une approche de surveillance plus active auprès des plans d'immobilisations annuels (PIA) et des rapports annuels des dépenses (RAD); et
  • documentation des dossiers et listes de vérification pour aider à ce que la documentation figure dans les dossiers afin d'appuyer les résultats des prises de décisions clés liées aux réunions des coprésidents du CECI, à la présentation des plans d'immobilisations annuels et les rapports annuels des dépenses, ainsi que les recommandations de paiement adressées au ministre d'INFC et au sous ministre adjoint des politiques et des communications.

Nous reconnaissons que les risques résiduels associés à ces questions sont faibles et qu'ils ne posent pas de risques majeurs liés à l'atteinte des objectifs du Financement de base. En revanche, leur résolution contribuera à consolider les pratiques de contrôle et de documentation d'Infrastructure Canada.

8. Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude et l'exhaustivité des observations et des constatations présentées dans ce rapport, ainsi que l'opinion fournie. Ces observations, ces constatations et cette opinion ont été fondées sur notre analyse des éléments probants de la vérification par rapport aux critères et aux sous critères de vérification établis.

Ces observations, ces constatations et cette opinion ne s'appliquent qu'au Financement de base pour les provinces et les territoires. Le plan de conception et l'étendue de ces procédures de vérification étaient conçus de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères et des sous critères de vérification. Les éléments probants recueillis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisants pour fournir à la direction la corroboration des observations et des constatations contenues dans ce rapport de vérification.

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