Vérification portant sur le financement du Programme des sentiers récréatifs nationaux

Rapport final – Avril 2011

Table des matières

  1. Sommaire
  2. Contexte
  3. Objectif de la vérification
  4. Étendue de la vérification
  5. Stratégie de la vérification
  6. Résultats de la vérification
  7. Opinion de vérification
  8. Énoncé d'assurance

1 Sommaire

Aux termes du Plan d'action économique du Canada, le gouvernement fédéral s'est engagé à verser 25 millions de dollars à la Coalition nationale sur les sentiers (CNS) au cours de l'exercice 2009-2010 pour financer une initiative visant la création, l'amélioration et l'entretien des sentiers non accessibles aux véhicules motorisés et les sentiers pour motoneiges et véhicules tout terrain à travers le pays. La Coalition et ses partenaires ont versé une contribution égale à celle du gouvernement (soit 50 %).

La CNS est un organisme sans but lucratif dont les organismes membres gèrent la majorité de l'infrastructure des sentiers au Canada. Infrastructure Canada (INFC) a versé un financement immédiat en fonction de rapports présentés régulièrement par la CNS, dont les membres gèrent la majorité de l'infrastructure des sentiers au Canada. Par la suite, la CNS a versé les fonds à ses organismes membres admissibles dont les demandes de financement de projets avaient été approuvées par la CNS. Les projets admissibles comprenaient les suivants : construction de nouveaux sentiers, améliorations de sentiers; construction, amélioration et remise en état de ponts; signalisation; travaux d'arpentage dans les sentiers; et remise en état de sentiers.

Ce programme était une initiative de financement unique qui a duré moins d'un an. Par conséquent, la conception et l'exécution du programme reflétaient la nature unique du programme et différaient largement de celles des autres programmes de paiement de transfert d'INFC.

Dans le cadre de la vérification, on a examiné les pratiques de gestion mises en place pour déterminer si le paiement final versé à la CNS était conforme aux modalités de l'entente de contribution conclue entre la CNS et le Canada.

En fonction de nos travaux de vérification, nous sommes d'avis que des pratiques de gestion appropriées étaient en place pour déterminer que le paiement final de 1 723 234 $ à la CNS, qui comprenait les fonds accordés pour les projets (1 623 234 $) et le budget d'administration (100 000 $), était conforme aux modalités de l'entente de contribution, aux politiques du Conseil du Trésor et aux lois applicables (Loi sur la gestion des finances publiques). On a remarqué certaines lacunes dans les processus de documentation et dans les pratiques de gestion utilisées pour définir les exigences de l'entente de contribution. Les points suivants définissent les résultats de la vérification et les secteurs à améliorer en ce qui concerne le cadre de responsabilisation de gestion qui a fait l'objet de la vérification :

  • Même si le financement accordé à la CNS a pris fin, la vérification a permis d'identifier des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la documentation et l'orientation au sujet du programme pour les bénéficiaires, dont on devrait tenir compte dans l'élaboration des futurs programmes visant les organismes sans but lucratif. Dans le cadre des processus de contrôle établis en matière d'intendance, on a prévu que les principes de gestion monétaire, de surveillance et de présentation des rapports allaient s'appliquer au financement du Programme des sentiers récréatifs nationaux. À la suite de la vérification, on a déterminé que les exigences en matière de vérification externe (p. ex. finances, conformité) n'étaient pas clairement définies. De plus, les critères qu'on allait utiliser pour l'acceptation du rapport final de la CNS, pour le calcul du paiement final et pour les exigences visant les documents pertinents n'étaient pas clairement définis en ce qui concerne les conditions du programme. On reconnaît que ces lacunes ont pour la plupart été compensées par le processus de diligence raisonnable élaboré et mis en place par les représentants d'INFC pendant la durée du programme. Cependant, la vérification n'a pas permis de démontrer que les analyses et les conclusions ont été appuyées par la documentation appropriée.
  • À la suite de la vérification, on a constaté qu'aucune procédure ministérielle ne définit clairement les décisions et la démarche du Ministère en ce qui concerne la politique en matière d'importance relative. De plus, on ne présente aucune ligne directrice permettant de déterminer et d'intégrer les concepts d'importance relative dans le cadre de contrôle établi pour un programme de paiement de transfert visant une organisation sans but lucratif. Des directives et des conseils du Ministère au sujet de l'importance relative auraient permis d'accroître la capacité de la direction d'évaluer de manière indépendante les rapports de vérification externes et le calcul du paiement final à la CNS.

Nous reconnaissons que les risques résiduels associés à ces lacunes sont faibles, et qu'il n'existe pas de risques résiduels considérables liés à l'atteinte de l'objectif d'INFC consistant à verser un financement à la Coalition nationale sur les sentiers, qui verse à son tour des fonds à ses partenaires pour la création, l'amélioration et l'entretien des sentiers non accessibles aux véhicules motorisés et les sentiers pour motoneiges et véhicules tout terrain à travers le pays.

La direction est d'accord avec les résultats et les recommandations présentés à la suite de la vérification. Des plans d'action élaborés par la direction sont inclus dans le rapport en vue de donner suite aux recommandations formulées.

Original signé par

Laura Ruzzier
Dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation
Infrastructure Canada et Transport Canada

Date

Yaprak Baltacıoğlu
Sous-ministre du Transport, de l'Infrastructure et des Collectivités

Date

2 Contexte

Le gouvernement du Canada s'est engagé résolument à améliorer les infrastructures dans l'ensemble du Canada. Au cours des dernières années, le gouvernement du Canada a mis en œuvre et supervisé plusieurs importantes initiatives visant l'infrastructure publique. Le 27 janvier 2009, le gouvernement a lancé le Plan d'action économique (PAE) du Canada. Le Plan prévoyait des mesures extraordinaires en vue d'investir 12 milliards de dollars sous la forme de nouveaux fonds de stimulation de l'infrastructure au cours d'une période de deux ans, pour relancer la croissance et de favoriser la récupération économique. Cet engagement sans précédent envers l'infrastructure publique du Canada comprend des investissements visant des routes, des ponts, des infrastructures vertes et d'autres infrastructures essentielles.

Aux termes du Plan d'action économique du Canada, le gouvernement fédéral s'est engagé à verser 25 millions de dollars à la Coalition nationale sur les sentiers (CNS) au cours de l'exercice 2009-2010 pour financer une initiative visant la création, l'amélioration et l'entretien des sentiers non accessibles aux véhicules motorisés et les sentiers pour motoneiges et véhicules tout terrain à travers le pays. La Coalition et ses partenaires ont versé une contribution égale à celle du gouvernement (soit 50 %).

La CNS est une association sans but lucratif dont les organismes membres gèrent la majorité de l'infrastructure des sentiers du Canada. La CNS comprend trois organismes sans but lucratif : la Fédération canadienne des sentiers, le Conseil canadien des distributeurs de véhicules hors route et le Conseil canadien des organismes de motoneige. Les membres de ces organismes nationaux proviennent d'organismes provinciaux et territoriaux, ou encore du secteur privé grâce aux contributions de fabricants et de distributeurs de véhicules, de produits et de services adaptés aux sentiers. Presque toutes les formes d'activités pratiquées dans des sentiers sont représentées sous la bannière de la Coalition.

Infrastructure Canada (INFC) a versé un financement immédiat en fonction de rapports présentés régulièrement par la CNS, dont les membres gèrent la majorité de l'infrastructure des sentiers au Canada. Par la suite, la CNS a versé les fonds à ses organismes membres admissibles dont les demandes de financement de projets avaient été approuvées par la CNS. Les projets admissibles comprenaient les suivants : construction de nouveaux sentiers, améliorations de sentiers; construction, amélioration et remise en état de ponts; signalisation; travaux d'arpentage dans les sentiers; et remise en état de sentiers.

Statistiques concernant le financement du Programme des sentiers récréatifs nationaux

  • On compte 474 projets approuvés dans 10 provinces et 2 territoires. Aucun projet n'a été approuvé au Nunavut.
  • Le total des fonds fédéraux que la CNS s'est engagée à verser dans le cadre des projets est de 23 223 234 $. De plus, on a versé une affectation de 1 000 000 $ à la CNS pour l'administration du programme.
  • Près de 60 % des projets ont nécessité des fonds fédéraux versés par la CNS (financement de la CNS) d'un montant de 35 399 $ ou moins.
  • Seulement 11 % des projets ont nécessité des fonds de la CNS d'un montant de 106 200 $ ou plus.
  • Les projets approuvés ont été répartis équitablement entre les trois types de sentiers (sports non motorisés, motoneige et véhicules tout terrain) en ce qui concerne le nombre de projets approuvés et les fonds fédéraux affectés par la CNS.

La CNS a calculé les répartitions théoriques aux projets admissibles pour chaque province et chaque territoire. Les Fonds qui n'ont pas pu être affectés à des projets admissibles dans les 60 jours suivant la signature de l'entente de contribution ont été redistribués dans le cadre de projets admissibles additionnels dans d'autres administrations. Les résultats de l'affectation des fonds de la CNS sont présentés dans le tableau ci-dessous :

Province Pourcentage de tous les projets Engagements financiers de la CNS Répartition théorique
Ontario 23,67 % 5 497 530 $ 5 200 000 $
Québec 23,51 % 5 460 101 $ 5 200 000 $
C.-B. 14,30 % 3 321 041 $ 3 000 000 $
Alberta 11,26 % 2 614 402 $ 3 000 000 $
N.-É. 7,32 % 1 699 038 $ 1 300 000 $
N.-B. 6,65 % 1 544 687 $ 1 300 000 $
T.-N.-L. 3,69 % 857 326 $ 1 300 000 $
Manitoba 3,81 % 885 054 $ 1 300 000 $
Sask. 3,06 % 709 550 $ 1 300 000 $
Î.-P.-É. 1,62 % 376 310 $ 400 000 $
Yukon 0,94 % 218 195 $ 250 000 $
T.N.-O. 0,17 % 40 000 $ 250 000 $
Nunavut 0,00 % 0 $ 200 000 $
Totaux 100 % 23 223 234 $ 24 000 000 $

Le tableau suivant présente le total des fonds fédéraux attribués par la CNS, par type de sentier.

Classification des sentiers Proportion Total des fonds fédéraux consacrés à ce type de sentier par la CNS
Motoneige 34,33 % 7 070 490 $
VTT 26,39 % 7 095 446 $
Mixtes 4,51 % 1 830 429 $
Sports non motorisés 34,33 % 7 111 685 $
Nautique/Vélo 0,43 % 115 184 $
Total 100,00 % 23 223 234 $

3 Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification consistait à procurer un niveau élevé d'assurance selon lequel les pratiques de gestion appropriées étaient en place pour déterminer que le paiement, limité aux fonds pour les projets et le budget administratif, était conforme aux modalités de l'entente de contribution. Plus particulièrement, la vérification a porté sur les pratiques de gestion qui étaient en place pour identifier les fonds des projets et du budget administratif qui devaient être remboursés au Canada au moyen d'une remise au gouvernement ou d'une réduction du paiement final à la CNS.

De plus, les modalités de l'entente de contribution entre INFC et la CNS indiquent que le bénéficiaire (la CNS) devait rembourser au Canada l'ensemble des coûts rejetés, des surplus et des paiements excédentaires faits aux termes de l'entente, y compris les fonds déjà versés aux bénéficiaires admissibles.

4 Étendue de la vérification

La portée de la vérification comprenait une évaluation de l'efficacité et de la pertinence des pratiques de gestion liées au financement, en vue de permettre à la CNS d'identifier les fonds pour les projets et pour le budget d'administration qui devaient être remboursés au Canada, sous la forme d'une remise au Canada ou d'une réduction du paiement final à la CNS. À cette fin, la portée de la vérification tenait compte de l'ensemble des systèmes, des dossiers et du personnel (y compris le personnel sous le contrôle des tiers) relativement au financement versé à la CNS, entre la date de signature de l'entente de contribution (le 26 mai 2009) et la date d'acceptation par INFC du rapport final, qui comprenait notamment les vérifications financières et les vérifications de la conformité menées par un vérificateur externe.

5 Stratégie de la vérification

La vérification a été menée conformément à la série de politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la vérification interne et aux Normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

L'étape d'examen de la vérification a commencé en juin 2010 et a pris fin en février 2011. Dans le cadre de l'examen, on a employé diverses techniques, y compris des entrevues, un examen de la documentation financière et non financière, un examen d'échantillons de fichiers et de dossiers, ainsi que des procédés d'examen analytique. Les critères de vérification étaient fondés sur les politiques et les procédures applicables, ainsi que sur l'entente de contribution conclue entre le Canada et la CNS.

On a employé une méthode d'échantillonnage non statistique dans le cadre de la vérification interne pour déterminer la taille de l'échantillon et pour choisir les projets qui allaient être examinés au cours de la vérification. L'échantillon visait certains projets en fonction des éléments suivants :

  • Risque de remboursement potentiel des fonds par la CNS;
  • Représentation nationale;
  • Représentation des projets approuvés parmi une vaste gamme de niveaux de financement fédéraux (grand, moyen, petit).

L'échantillon comprenait 46 projets approuvés, pour un total de 5 825 043 $ en fonds fédéraux affectés par la CNS, ce qui représentait 25,1 % de l'ensemble des fonds affectés par la CNS.

On reconnaît qu'il ne s'agit pas d'un échantillon statistique, et que les résultats ne peuvent s'appliquer à l'ensemble des projets dans le cadre du financement de la CNS. Cela dit, l'échantillon sert d'indicateur de la qualité des pratiques de gestion employées pour déterminer les projets et les fonds du budget administratifs devant être remboursés au Canada, au moyen d'une remise au Canada ou d'une réduction du paiement final à la CNS.

6 Résultats de la vérification

Aux fins du présent rapport, les classements des risques résiduels associés aux constatations de la vérification sont établis selon une échelle en trois points, à savoir faible, moyen et élevé, et ils sont jugés subjectivement en fonction des connaissances du financement versé à la CNS pendant la vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :

Élevé
Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.
Moyen
Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.
Faible
Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risques résiduels significatifs pour les objectifs d'INFC.

6.1 Gérance

Critères

Dans le cadre des processus de contrôle établis pour la gérance, on prévoyait que les principes de gestion de la trésorerie, de surveillance et de présentation des rapports s'appliqueraient au financement versé pour le Programme des sentiers récréatifs nationaux. À cette fin, on a établi les sous-critères de vérification suivants :

1.a. Surveillance et présentation de rapports–Procédures du programme (DGOP) :
Conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, des processus et des procédures sont en place et en vigueur à l'échelle du programme afin d'établir le montant adéquat du paiement final, ainsi que pour déterminer si des remboursements sont requis de la part de la Coalition nationale sur les sentiers (CNS).
1.b. Surveillance et présentation de rapports–Analyse du rapport financier et des rapports du vérificateur externe :
Conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, des activités de surveillance et de présentation des rapports ont été mises en œuvre pour garantir que le rapport final de la CNS, qui comprend un rapport de vérification des finances et de la conformité, a été reçu et analysé afin de cerner toute irrégularité à l'échelle des projets pouvant être survenue dans le cadre d'une entente de contribution.
1.c. Surveillance et présentation de rapports–États financiers de la CNS :
Conformément aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor, des activités de surveillance et de présentation des rapports ont été exécutées pour s'assurer qu'INFC peut se fier au rapport sur les finances de la CNS jusqu'au 31 mars 2010.
Observations

Afin de confirmer que le paiement final des fonds à la CNS se limitait aux fonds visant les projets et le budget administratif, conformément aux modalités de l'entente de contribution, on a prévu que les pratiques de gestion comprenant des éléments concernant notamment l'établissement des critères, l'analyse et la documentation seraient mises en œuvre dans le cadre des exigences du programme (au nom du Canada) en vue d'accepter le rapport final vérifié.

Les observations soulignées au cours des travaux de vérification, visant à examiner les pratiques de gestion, ont été regroupées dans les catégories suivantes :

  1. Procédures ministérielles
  2. Processus de diligence raisonnable
  3. Calcul du paiement final
  4. Autorisations financières et crédits
Risque faible

A. Procédures ministérielles

Les exigences de l'entente de contribution selon lesquelles le rapport final doit être accompagné de rapports d'un vérificateur externe (vérification des finances et de la conformité) reflètent l'engagement de la direction à garantir que le niveau des rapports, y compris le niveau d'assurance requis par la CNS, tient compte des risques particuliers du programme et du profil de risque des bénéficiaires.

L'engagement de la direction en ce qui concerne le niveau d'assurance fourni grâce à la vérification financière exécutée par un vérificateur externe aurait pour effet d'exiger que les représentants du programme d'INFC examinent le seuil d'importance relative employé par le vérificateur externe dans l'examen des résultats de la vérification. En particulier, les écarts financiers établis par le vérificateur externe auraient fait l'objet d'une évaluation par les représentants du programme en fonction du seuil d'importance relative du Ministère, afin de déterminer l'importance de ces écarts dans le calcul du paiement final.

La vérification a permis de déterminer qu'il n'existe aucune directive ministérielle permettant à la direction du programme d'établir un niveau d'importance relative pour la surveillance financière, l'analyse et la présentation des rapports. Par conséquent, l'analyse du rapport final entreprise par les représentants du programme d'INFC n'était pas axée sur les risques et comprenait toutes les informations sur le projet incluses dans le rapport final, peu importe la taille du projet, parce qu'on n'a appliqué aucun seuil d'importance relative aux informations concernant le projet. En établissant une politique ministérielle qui décrit la décision et la démarche du Ministère en matière d'importance relative, on peut définir l'importance relative d'un programme, ce qui permet aux représentants du programme d'INFC d'entreprendre une démarche qui soit davantage axée sur les risques en vue d'analyser les informations financières reçues de la part des bénéficiaires, ainsi que de garantir que l'évaluation est conforme aux pratiques ministérielles.

De plus, la documentation figurant dans le dossier, préparée en fonction de l'évaluation axée sur les risques, appuiera l'analyse et la conclusion concernant le calcul du paiement final au bénéficiaire. De plus, la vérification a permis d'établir que les représentants du programme d'INFC n'ont pas demandé la liste des écarts non rapprochés par les vérificateurs externes au cours de leurs travaux de vérification, parce que le Ministère accepte habituellement le seuil d'importance relative déterminé par le vérificateur externe. Les représentants du programme ont reconnu que le seuil d'importance relative déterminé par le vérificateur externe peut être différent du seuil adopté dans le cadre du programme.

Nous avons également déterminé que les vérifications des finances et de la conformité menées par le vérificateur externe ne satisfaisaient pas à toutes les exigences précisées dans l'entente de contribution. En particulier, l'entente de contribution prévoyait que toutes les vérifications financières externes devaient comprendre une opinion (du vérificateur externe) indiquant si l'ensemble (100 %) des informations financières contenues dans le rapport final de la CNS étaient complètes et exactes. Cependant, l'opinion formulée par le vérificateur externe était axée sur un échantillon statistique des transactions financières de la CNS, et concluait que les états financiers représentent équitablement, en ce qui concerne tous les aspects matériels, la position financière de la CNS au 31 mars 2010. Nous reconnaissons que la méthode d'échantillonnage statistique utilisée par le vérificateur externe pour la mise en œuvre de la vérification financière est conforme aux normes comptables généralement acceptées au Canada, et qu'elle fournit un niveau d'assurance raisonnable selon lequel les états financiers ne comprennent aucune déclaration erronée.

En ce qui concerne l'analyse et l'évaluation des rapports de vérification externe par les représentants du programme d'INFC, nous avons déterminé que les représentants du programme ont évalué les rapports de vérification externe pour confirmer que ces derniers satisfaisaient aux exigences de l'entente de contribution. Toutefois, la documentation au dossier, préparée pour appuyer l'analyse, n'a pas suffisamment étayé l'analyse exécutée par les représentants du programme d'INFC et la justification de celle-ci pour permettre de conclure que les rapports de vérification externe étaient conformes aux exigences du programme. En particulier, nous avons déterminé qu'aucune référence à l'analyse du programme n'indiquait que la vérification externe des finances avait été acceptée en fonction des résultats obtenus grâce à l'utilisation d'un échantillon statistique des transactions financières de la CNS.

Recommandations Réponse de la direction

1a. Même si le financement à la CNS a pris fin, il existe des possibilités d'amélioration dont le SMA de la Direction générale des opérations des programmes (DGOP) devrait tenir compte pour les futurs programmes réalisés en collaboration avec des organismes sans but lucratif. À cette fin, le SMA, DGOP devrait, en collaboration avec les Services juridiques et le SMA, Services ministériels, envisager d'améliorer l'orientation offerte aux bénéficiaires en ce qui concerne les vérifications de la conformité et des finances, ainsi que la documentation concernant la clôture des programmes.

La direction convient de revoir l'orientation fournie aux bénéficiaires dans le cadre des futurs programmes réalisés en collaboration avec les organismes sans but lucratif, en ce qui concerne les exigences relatives aux vérifications de la conformité et des finances (y compris les critères d'acceptation), ainsi que la documentation concernant la clôture des programmes.

1b. De plus, le SMA, DGOP, en collaboration avec le SMA, Services ministériels, devrait envisager la possibilité d'élaborer et de mettre en œuvre une politique ou une directive décrivant la décision et l'approche du Ministère en matière d'importance relative. On pourrait ainsi garantir que l'analyse des informations financières envoyées par les bénéficiaires est axée sur les risques, et que l'acceptation des informations en question est conforme aux orientations du Ministère.

Nous avons examiné certaines démarches en ce qui concerne l'importance relative. Il est difficile d'établir des limites raisonnables dans le cadre d'un programme de contribution. En fonction des pratiques établies pour d'autres types de transaction, il est normal d'utiliser des valeurs monétaires (0,5 % à 1,5 % en fonction des risques). En ce qui concerne les contributions, la limite monétaire doit s'appliquer à l'échelle du projet plutôt qu'à l'échelle du programme, puisque plusieurs variables s'appliquent à la détermination des risques liés aux sommes d'argent. En ce qui concerne le Programme des SRN, dont la valeur est de 25 M$, même une évaluation indiquant des risques élevés de 0,5 % aurait pour effet d'établir une limite de l'importance relative de 125 000 $, puisqu'il n'existe aucune façon raisonnable d'établir des distinctions ou d'effectuer une répartition entre plusieurs centaines de projets.

D'un autre point de vue, l'importance relative en ce qui concerne les programmes de contribution est habituellement déterminée au cas par cas, sans qu'on utilise de seuil monétaire. Cette évaluation, qui est davantage subjective, nécessite une analyse de plusieurs facteurs non monétaires comme l'expérience de travail antérieure avec le bénéficiaire, la fiabilité de l'information vérifiée par les tiers, l'objectif du paiement, etc. L'élaboration d'une politique ou d'une directive pour les contributions aux organismes sans but lucratif devrait être de nature très générale et avoir une valeur très limitée.

Gestionnaire responsable : 1a – SMA, DGOP
1b – SMA, DGOP et SMA, Services ministériels
Date d'échéance : 1a – Au besoin
1b – Non requis
Risque faible

B. Processus de diligence raisonnable

La vérification a permis de déterminer que l'acceptation du programme en ce qui concerne le rapport de vérification final était un élément essentiel en vue du versement du paiement final à la CNS. À cette fin, on a prévu que le processus de diligence raisonnable entrepris par les représentants du programme d'INFC comprendrait les activités suivantes :

  1. Établir les procédures du programme pour déterminer l'acceptation des rapports (rapport final de la CNS et version définitive des vérifications des finances et de la conformité menées par le vérificateur externe) présentés par la CNS.
  2. Analyser les rapports présentés par la CNS et tirer des conclusions quant à la façon dont ces informations pourraient être intégrées et affecter le calcul du paiement final à la CNS.
1. Procédures relatives au programme :

Dans le cadre des procédures préparées pour aider les représentants du programme d'INFC à prendre une décision concernant l'acceptation des rapports présentés par la CNS, on prévoyait qu'on aborderait les points suivants dans le dossier relatif au programme :

  1. Commentaires reçus dans le cadre des consultations internes (p. ex. Finances, Services juridiques et Intégration des programmes) en ce qui concerne le rapport final de la CNS, les rapports de vérification des finances et de la conformité, le calcul de la retenue, ainsi que l'interprétation des modalités particulières de l'entente de contribution.
  2. Analyse des informations reçues dans le cadre des consultations internes et du suivi (au besoin).
  3. Conclusions concernant la pertinence du calcul du paiement final des fonds.

À la suite de la vérification, on a déterminé que même si on a reçu des commentaires et des explications dans le cadre des consultations internes, l'analyse des informations reçues et des conclusions obtenues par les représentants du programme d'INFC n'a pas fait l'objet d'une documentation cohérente, ce qui signifie que la piste de vérification ne reflétait pas entièrement le niveau d'analyse et les discussions qui ont eu lieu. En particulier, la piste de vérification n'a pas permis de démontrer les éléments suivants aux représentants du programme :

  1. Description de l'analyse des préoccupations soulevées dans le cadre des consultations internes.
  2. Conclusion concernant les commentaires reçus dans le cadre des consultations internes (y compris la pertinence et l'impact potentiel sur le calcul du paiement final).
2. Analyse du rapport final de la CNS et des rapports de vérification externes :
  1. Évaluation des rapports de vérification externes (vérifications portant sur les finances et la conformité) :

    Aux termes des modalités de l'entente de contribution visant le financement versé à la CNS, le rapport final devait être présenté aux représentants du programme d'INFC par la CNS au plus tard le 30 juin 2010. De plus, le rapport final devait être accompagné de vérifications portant sur les finances et la conformité.

    La vérification a permis de conclure que les représentants du programme d'INFC ont reçu la version définitive des vérifications portant sur les finances et la conformité, menées par un vérificateur externe à la demande de la CNS, le 26 juillet 2010. En ce qui concerne l'examen des rapports de vérification mené dans le cadre du programme, la vérification a révélé que les représentants du programme n'ont pas étayé de façon cohérente leurs analyses détaillées ou leurs conclusions relativement à la réponse de la direction à la CNS, en ce qui concerne les observations formulées par le vérificateur externe dans le rapport de vérification de la conformité. Les représentants du programme ont reconnu que leur évaluation était fondée sur des tendances établies dans le rapport et dans le cadre de certains projets.

  2. Analyse des explications fournies par la Coalition nationale sur les sentiers (CNS) :

    La vérification a permis d'établir qu'aux termes des exigences concernant le rapport final (rapport final de la CNS), le rapport devait contenir les mêmes renseignements qui avaient déjà été établis pour les rapports d'étapes bimensuels. Cependant, en ce qui concerne l'acceptation du rapport final de la CNS, nous avons constaté qu'il n'y avait pas de critères clairement définis, mis à part ceux qui étaient décrits dans l'entente de contribution.

    En ce qui concerne l'examen du rapport final de la CNS dans le cadre du programme, la vérification a permis d'établir que les représentants du programme d'INFC ont réalisé une analyse générale du rapport final de la CNS, qui comprenait des mesures de suivi auprès de la CNS (pour les projets pour lesquels il existait des risques de non-conformité) et de la documentation concernant la confirmation selon laquelle tous les écarts étaient raisonnables entre le rapport final de la CNS et le précédent rapport bimensuel accepté. Cela dit, cependant, les dossiers du programme ne comprenaient pas une documentation suffisante pour permettre de soutenir les conclusions du programme. La vérification a aussi permis de déterminer que les conclusions pour chaque projet ne faisaient pas l'objet d'une documentation adéquate et cohérente pour permettre d'appuyer l'analyse et les conclusions générales au sujet des valeurs visées.

    Enfin, en ce qui concerne l'évaluation des explications reçues de la part de la CNS aux termes du programme, en ce qui concerne les projets pour lesquels il pourrait exister un risque de non-conformité, on a prévu que l'analyse des explications ferait l'objet d'une documentation dans le dossier du programme. La vérification a permis de conclure que les explications reçues de la part de la CNS ont bien fait l'objet d'une telle documentation dans le dossier du programme. Cependant, aucune documentation détaillée n'a été préparée par les représentants du programme d'INFC pour appuyer leur analyse des explications de la CNS en ce qui concerne chacun des points présentés.

    Pour terminer, les lacunes observées dans le cadre de la documentation et de l'analyse des dossiers sont le résultat des faiblesses des procédures relatives à la documentation des programmes, qui n'ont pas tenu compte du besoin de définir clairement les critères qui seraient utilisés pour l'acceptation du rapport final de la CNS, ainsi que pour les exigences concernant la documentation connexe.

    Nous reconnaissons que les faiblesses associées aux procédures de documentation du programme ont été en grande partie compensées par le processus de diligence raisonnable élaboré et exécuté par les représentants du programme d'INFC, à mesure que le programme évoluait. Cependant, la piste de vérification ne permet pas de démontrer que l'analyse et les conclusions sont appuyées par la documentation appropriée.

Recommandations Réponse de la direction

2. Même si le financement versé à la CNS a pris fin, il existe des possibilités d'amélioration relatives à la documentation au sujet des programmes dont le SMA de la DGOP devrait tenir compte dans l'élaboration des futurs programmes de paiement de transfert avec des organismes sans but lucratif.

À cette fin, le SMA de la DGOP devrait renforcer les procédures pour s'assurer que les analystes des programmes d'INFC complètent la documentation des dossiers portant sur les analyses effectuées pendant les processus de diligence raisonnable (y compris l'acceptation du rapport final et le calcul du paiement final) ainsi que les mesures qui sont prises (y compris les consultations avec des spécialistes (p. ex. Finances et Services juridiques)) pour établir la conclusion

Pour les futurs programmes de nature similaire, la direction examinera ses normes concernant la documentation au sujet des procédures de diligence raisonnable et des consultations avec les spécialistes pour veiller à l'application de mesures de vérification efficaces.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP

Date d'échéance :

Au besoin

Risque faible

C. Calcul du paiement final

Dans le cadre de la vérification, on a reconnu qu'aux termes des exigences du programme, comme on le définit dans l'entente de contribution conclue entre le Canada et la CNS pour le financement des sentiers récréatifs, les représentants du programme d'INFC (au nom du Canada) pourraient verser à la CNS un maximum de quatre-vingt-dix pour cent (90 %) des fonds du programme aux termes de l'entente. Le reste des fonds (la « retenue », soit dix pour cent (10 %)) pourrait être versé à la CNS au moment de l'acceptation du rapport de vérification final dans le cadre du programme.

Nous avons également observé que le programme n'établissait pas clairement les critères ou les éléments d'information requis pour déterminer le calcul pour le reste des coûts. Par conséquent, on devait élaborer une base pour les calculs dans le cadre du programme, ainsi que la justification correspondante, à titre de considération, ce qui comprend la conformité, les résultats du programme, les résultats de la vérification, ainsi que les conseils de spécialistes.

La vérification a permis d'établir que les représentants du programme d'INFC (au nom du Canada) ont accepté le rapport final de la CNS le 30 septembre 2010. Conformément à l'entente de contribution, cette mesure a entraîné le versement du reste des fonds à la CNS (la « retenue », soit dix pour cent (10 %)), à titre de paiement final. Le paiement final des fonds (1 723 234 $) à la CNS a été versé le 15 octobre 2010. Le paiement final des fonds comprenait les montants suivants : 1 623 234 $ pour le reste des montants visant les projets; et 100 000 $ pour les coûts administratifs en suspens pour la CNS.

Les représentants du programme ont décrit le calcul du paiement final au moyen d'une note au dossier. On a déterminé que le calcul consisterait à établir la différence entre les fonds engagés dans le cadre du projet par la CNS jusqu'à maintenant et le budget administratif maximum, moins les fonds déjà reçus par la CNS aux termes du programme (au nom du Canada). Le soutien accordé pour un montant exclu (dépenses d'intérêts) a été consigné dans la note au dossier.

Même si le calcul du paiement final a été décrit adéquatement, la vérification a permis de conclure que la documentation était limitée en ce qui concerne la justification des éléments d'information inclus ou exclus dans le cadre du paiement final, ainsi que les points à considérer en la matière. En particulier :

  1. Les représentants du programme n'ont pas recoupé les montants utilisés dans le calcul du paiement final pour appuyer la documentation (p. ex. rapport de vérification externe des finances).
  2. Même si on a décrit adéquatement le motif de l'exclusion des dépenses d'intérêts du calcul du paiement final, on n'a pas été en mesure de prouver que l'impact sur le calcul a fait l'objet d'une évaluation et d'une documentation adéquate de la part des représentants du programme, en ce qui concerne les points suivants :
    1. Présentation de rapports au sujet des retards par la CNS pendant la durée de l'entente de contribution, que l'on peut interpréter comme un non-respect de modalités particulières du programme;
    2. Conformité des vérifications des finances et de la conformité aux exigences de l'entente de contribution, annexe C.3.1 et C.3.2.;
    3. Observations au sujet des éventuelles mesures non conformes, formulées par les vérificateurs externes;
    4. Analyse du bien-fondé des prévisions des mouvements de trésorerie, en fonction des résultats réels obtenus jusqu'à maintenant;
    5. Commentaires formulés dans le cadre des consultations internes avec les spécialistes au sujet des cas exceptionnels de non-conformité soulignés dans le rapport de vérification de la conformité du vérificateur externe.

Pour terminer, les lacunes relatives à la documentation du dossier préparé pour appuyer la justification du programme, en ce qui concerne les éléments d'information inclus ou exclus du calcul du paiement final, sont attribuables au fait que la direction du programme n'a pas clairement défini à l'avance les considérations qui devraient faire partie du calcul du paiement final; de plus, on n'a pas clairement identifié ces points à considérer dans les documents de procédures du programme.

Recommandations Réponse de la direction

Voir les recommandations : 1 a) et 1 b) Procédures ministérielles et 2 Processus de diligence raisonnable

s. o.

Gestionnaire responsable :

s. o.

Date d'échéance :

s. o.

Risque faible

D. Autorisation financière et crédit

Dans la vérification, on a déterminé que le paiement final des fonds (1 723 234 $) à la CNS a été versé (le 15 octobre 2010) à partir du crédit de 2009-2010 reçu par le Ministère pour le Programme des sentiers récréatifs nationaux. Le traitement comptable du paiement final, effectué par l'entremise d'un créditeur à la fin de l'exercice (CAFE), était conforme à la Politique sur les CAFE du Conseil du Trésor. La décision d'utiliser le CAFE était fondée sur le critère d'achèvement substantiel des projets d'ici le 31 mars 2010, adopté à titre de critère d'admissibilité requis devant être observé (conformément à la Politique sur les CAFE du SCT).

Dans la vérification, on reconnaît que les représentants du programme on collaboré avec les Finances en vue d'examiner des options différentes sur le plan des pratiques comptables. Cependant, les dossiers concernant le programme ou les finances ne comprenaient pas la documentation adéquate qui appuyait l'analyse des mesures différentes envisagées avant qu'on n'ait décidé de traiter le paiement final dans le cadre du Programme des sentiers récréatifs nationaux à titre de CAFE.

Enfin, la délégation des autorisations financières de paiement constitue un mécanisme de contrôle interne clé qui joue un rôle essentiel dans le processus lié aux dépenses, ainsi que pour permettre d'atteindre les priorités et les objectifs du Ministère et du gouvernement. À cet effet, la vérification a permis de déterminer que le paiement final à la CNS a fait l'objet des approbations appropriées de la part des agents signataires dûment autorisés, conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, et comme on le précise dans la délégation des pouvoirs financiers du Ministère.

Recommandations Réponse de la direction

Voir la recommandation 2 Processus de diligence raisonnable

s. o.

Gestionnaire responsable :

s. o.

Date d'échéance :

s. o.

7 Opinion de vérification

En fonction des résultats obtenus, on estime que dans l'ensemble, on a mis en place les pratiques de gestion appropriées pour déterminer un paiement final qui se limitait aux fonds pour les projets et au budget administratif, conformément aux modalités de l'entente de contribution. Cependant, on a souligné les lacunes suivantes, qui nécessiteront l'attention de la direction.

  • Même si le financement de la CNS a pris fin, la vérification a permis de souligner des possibilités d'amélioration en ce qui concerne la documentation au sujet du programme et les conseils donnés aux bénéficiaires. On devrait tenir compte de ces éléments pour les futurs programmes exécutés en collaboration avec des organismes sans but lucratif. Dans le cadre des processus de contrôle établis pour la gérance, on a prévu que les principes de trésorerie, de surveillance et de présentation des rapports s'appliqueraient au financement versé aux termes du Programme des sentiers récréatifs nationaux. La vérification a permis de déterminer que les exigences en matière de vérification externe (p. ex. finances, conformité) n'étaient pas clairement définies. De plus, les critères utilisés pour l'acceptation du rapport final de la CNS, le calcul du paiement final et les exigences liées à la documentation connexe n'étaient pas clairement définis dans les modalités du programme. On reconnaît que ces lacunes ont été largement compensées par le processus de diligence raisonnable élaboré et mis en œuvre par les représentants du programme à INFC, et ce, à mesure que le programme évoluait. Cependant, la vérification ne permet pas de démontrer que l'analyse et les conclusions étaient appuyées par la documentation appropriée.
  • Selon la vérification, aucune procédure ministérielle ne permet de définir clairement les décisions et la démarche du Ministère concernant la politique sur l'importance relative, et on ne fournit aucune directive permettant d'établir et d'intégrer les concepts d'importance relative dans le cadre de contrôle mis sur pied dans le cadre d'un programme de paiement de transfert avec une organisation sans but lucratif. Des directives et une orientation du Ministère au sujet de l'importance relative auraient amélioré la capacité de la direction à évaluer de manière indépendante les rapports de vérification externes, ainsi qu'à calculer le paiement final à la CNS.

L'amélioration de ces pratiques de gestion permettrait de renforcer le processus d'élaboration des programmes d'INFC et l'établissement des paiements finaux pour les programmes futurs.

8 Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Les constatations ont été fondées sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification.

Les constatations ne s'appliquent qu'à l'entité examinée. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. Les éléments probants recueillis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisants pour fournir à la haute direction une preuve des constatations de la vérification interne.

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