Rapport de vérification interne - Vérification du Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR)

Rapport Final - Janvier 2011

Table des matières

  1. Sommaire
  2. Contexte
  3. Objectifs de la vérification
  4. Étendue de la vérification
  5. Stratégie de la vérification
  6. Résultats de la vérification
  7. Opinion de vérification
  8. Énoncé d'assurance

1 Sommaire

Dans le budget de 2003, le gouvernement du Canada a annoncé l'octroi d'un milliard de dollars pour le Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR) destiné à répondre aux besoins spécifiques des municipalités canadiennes, en particulier celles qui comptent moins de 250 000 habitants. Une somme additionnelle de 200 millions de dollars a été affectée au programme en décembre 2006. Le FIMR a été conçu en partie dans le but d'encourager la coopération entre des ministères et organismes fédéraux, des provinces et territoires (P/T), et des municipalités. Grâce à l'apport des connaissances et des compétences spécialisées régionales, provinciales, territoriales et municipales, la structure d'exécution fait également en sorte que le financement de projet vise à répondre directement aux besoins des municipalités et des collectivités rurales tout en respectant les objectifs généraux du FIMR. La structure de gouvernance du FIMR repose sur une entente de partenariat fédéral entre Infrastructure Canada (INFC) et cinq ministères fédéraux que l'on appelle les Partenaires d'exécution fédéraux (PEF). L'entente définit les responsabilités d'INFC qui consistent à :

  • veiller à ce que des contrôles financiers et des contrôles de programme efficaces soient institués pour permettre la gestion de l'ensemble du FIMR;
  • assurer la gestion globale des fonds du FIMR qui font partie de ses niveaux de référence;
  • rendre des comptes au Parlement.

Dans ce contexte, la vérification a permis d'examiner la structure partenariale entre INFC, les PEF, les P/T (structures organisationnelle et de responsabilité, rôles et responsabilités, et mécanismes de communication, de surveillance et de reddition de comptes) afin de déterminer si elle est adéquate pour appuyer efficacement les activités de programme et les exigences en matière de reddition de comptes du FIMR. Plus particulièrement, l'étendue de la vérification a englobé les éléments suivants du cadre de responsabilisation de gestion : régie, gérance, responsabilisation, et résultats et rendement.

À la lumière de nos travaux de vérification, nous sommes d'avis que la structure partenariale est adéquate dans son ensemble, mais que les contrôles et les mécanismes de la structure comportent certaines lacunes auxquelles la direction doit remédier.

La section qui suit résume les résultats de la vérification et énumère les secteurs susceptibles d'amélioration pour chacun des éléments du cadre de responsabilisation de gestion ayant fait l'objet de la vérification.

Régie : La vérification a permis de constater que les rôles et les responsabilités des principaux intervenants du programme du FIMR (INFC, PEF, P/T), ainsi que la structure de gouvernance et de responsabilisation, ont été définis et documentés. Cela dit, la documentation relative aux rôles et aux responsabilités des différents responsables de la surveillance du FIMR au sein d'INFC, y compris les rôles en ce qui concerne les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, pourrait être améliorée. De plus, bien que des mécanismes aient été institués pour faciliter l'échange d'information entre INFC, les PEF et les P/T, la vérification a permis de constater qu'ils ne fonctionnent pas toujours comme voulu, l'information demandée et reçue par INFC pour lui permettre d'exercer ses responsabilités de surveillance ne répondant pas toujours aux exigences définies. En outre, les mécanismes de surveillance et de suivi d'INFC doivent être renforcés pour faire en sorte que les PEF remplissent leurs responsabilités et soumettent à INFC tous les documents et tous les renseignements exigés.

Gérance : Bien que la vérification ait permis de confirmer que les prévisions font l'objet d'un contrôle régulier, elle démontre également que la surveillance est exercée à un niveau global et ne comprend pas une fonction de remise en question. Seulement un nombre limité d'éléments probant démontrant qu'INFC effectue des examens dans le but d'analyser et d'expliquer les écarts financiers ont été trouvés dans les dossiers. Les PEF sont tenus de fournir certains de ces renseignements, mais INFC ne les obtient pas et ne les examine pas systématiquement.

Responsabilisation : La vérification a permis de constater que les pouvoirs, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes, y compris la responsabilité du Ministère à l'appui d'initiatives menées en collaboration, ont été définis et documentés, et qu'une structure claire a été établie. Cela dit, les mécanismes définis dans les protocoles d'entente et les ententes de contribution pour aider INFC à remplir son rôle et ses responsabilités ne fonctionnent pas toujours comme voulu.

Résultats et rendement : La vérification a permis de constater que la communication de l'information financière et non financière comporte des possibilités d'amélioration, et que l'information sur laquelle la direction s'appuie pour évaluer le rendement en fonction des résultats escomptés n'est pas toujours disponible et facilement utilisable.

La direction est accord avec les constatations et les recommandations de la vérification. Des plans d'action en réponse aux recommandations ont été préparés par la direction et sont inclus dans ce rapport.

Original signé par

Linda Saunders
Dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation
Bureau de l'infrastructure du Canada

Date

Yaprak Baltacıoğlu
Sous-ministre du Transport, de l'Infrastructure et des Collectivités

Date

2 Contexte

Dans le budget de 2003, le gouvernement du Canada a annoncé l'octroi d'un milliard de dollars pour le Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR) afin de répondre aux besoins spécifiques des municipalités canadiennes, en particulier celles qui comptent moins de 250 000 habitants. Une somme additionnelle de 200 millions de dollars a été affectée au programme en décembre 2006. Le FIMR a été conçu en partie dans le but d'encourager la coopération entre des ministères et organismes fédéraux, des provinces et territoires (P/T), et des municipalités. Grâce à l'apport des connaissances et des compétences spécialisées régionales, provinciales territoriales et municipales, la structure d'exécution fait également en sorte que le financement de projet vise à répondre directement aux besoins des municipalités et des collectivités rurales tout en respectant les objectifs généraux du FIMR.

La structure de gouvernance du programme du FIMR repose sur une entente de partenariat fédéral entre Infrastructure Canada (INFC) et cinq ministères fédéraux que l'on appelle les Partenaires d'exécution fédéraux (PEF). La structure de gouvernance, ainsi que les principaux rôles et responsabilités d'INFC et des PEF en ce qui concerne la mise en application d'une entente relative au FIMR dans un(e) P/T spécifique sont documentés dans un protocole d'entente. Grâce à ce modèle, INFC peut mettre à contribution les connaissances, les compétences spécialisées et les ressources de chaque PEF par rapport à chaque P/T. Des protocoles d'entente ont été conclus entre INFC et les PEF suivants pour chaque P/T indiqué entre parenthèses :

  • Diversification de l'économie de l'Ouest (DEO) – (Colombie-Britannique, Alberta, Saskatchewan, Manitoba);
  • Industrie Canada (IC) – (Ontario);
  • Développement économique Canada pour les régions du Québec (DECRQM);
  • Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA) – (Île-du-Prince-Édouard, Nouveau-Brunswick, Terre-Neuve-et-Labrador, Nouvelle-Écosse);
  • Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) – (Yukon, Territoires du Nord-Ouest, Nunavut).

Bien qu'INFC soit responsable de la gestion globale du FIMR, les PEF sont responsables des activités quotidiennes du programme. La responsabilité pour la mise en œuvre du programme est exercée en grande partie par l'intermédiaire d'un comité de gestion (CG) établi au moyen d'une entente de contribution entre le Canada (représenté par INFC et le PEF concerné) et une province ou un territoire, et composé de deux membres fédéraux et de deux membres provinciaux/territoriaux. Le CG a pour tâche, entre autres, d'approuver les projets individuels dans les limites du pouvoir délégué, d'examiner et d'approuver les demandes de remboursement, et de réaliser les vérifications de programme et de projet conformément aux lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T. Dans ce contexte, INFC doit s'acquitter des responsabilités suivantes :

  • veiller à ce que des contrôles financiers et des contrôles de programme efficaces soient institués pour permettre la gestion de l'ensemble du FIMR;
  • assurer la gestion globale des fonds du FIMR qui font partie de ses niveaux de référence;
  • rendre des comptes au Parlement.

Au sein d'INFC, le rôle de surveillance est exercé par la Direction générale des opérations des programmes (DGOP) qui est responsable d'assurer la gestion globale du programme et de rendre compte du rendement du FIMR. Jusqu'en juin 2010, ce rôle de surveillance a été rempli par la Direction des opérations intergouvernementales au sein de la DGOP. En juin 2010, la DGOP a fait l'objet d'une réorganisation, passant d'une structure organisationnelle axée sur des programmes à une structure axée sur les régions géographiques du Canada. Cette réorganisation a également entraîné la création d'une nouvelle Direction de l'intégration des programmes. Selon cette nouvelle structure, les analystes et les gestionnaires de programme relevant des directions régionales sont responsables d'assurer la surveillance dans leurs régions respectives, alors que la Direction de l'intégration des programmes est responsable d'élaborer des solutions pour assurer l'efficacité de l'exécution des programmes en fournissant aux directions régionales des politiques et des outils de programme cohérents. La surveillance financière est assurée par la Division des finances et de l'administration (désignée ci-après comme la « Division des finances ») au sein de la Direction générale des services ministériels d'INFC. Tous les trimestres, la Division des finances fournit aux PEF les données sur les mouvements de trésorerie pour chaque P/T, et elle demande et examine les données sur les dépenses de programme réelles, ainsi que les ajustements aux besoins de trésorerie.

Les CG sont composés de fonctionnaires qui représentent équitablement les gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux. Dans neuf des 13 provinces et territoires, le CG bénéficie du soutien administratif d'un secrétariat commun. Deux fonctionnaires fédéraux siègent à chaque CG : un coprésident fédéral qui est également membre votant et un membre fédéral. Dans tous les cas, le coprésident fédéral est un fonctionnaire d'un PEF. Au début du programme, 10 membres fédéraux étaient des fonctionnaires de PEF, et trois, des fonctionnaires d'INFC. Après la signature des protocoles d'entente, INFC a accru sa représentativité sur les CG, d'autres fonctionnaires d'INFC ayant été nommés comme membres fédéraux à plusieurs CG. En mars 2010, huit fonctionnaires d'INFC siégeaient sur les CG à titre de membres fédéraux. Le rôle d'INFC sur les CG varie suivant la province ou le territoire; dans certains cas, il s'agit d'un rôle d'observateur (p. ex., le CG Québec-Canada), dans d'autres, INFC participe aux discussions, propose des points à l'ordre du jour et approuve les modifications de projet (p. ex., le CG Nouvelle-Écosse-Canada). INFC n'est toujours pas représenté sur les CG dans les provinces suivantes : Nouveau-Brunswick, Manitoba, Saskatchewan, Alberta et Colombie-Britannique.

Avec l'annonce de fonds additionnels totalisant 200 millions de dollars, l'ensemble des P/T, à l'exception de l'Ontario, ont accepté de contribuer de façon équivalente au FIMR. Des ententes de contribution modifiées ont été conclues avec l'ensemble des P/T, à l'exception de l'Ontario. Le Conseil du Trésor a approuvé l'exécution unilatérale de la bonification du programme par le gouvernement fédéral en Ontario. En conséquence, un nouveau protocole d'entente entre INFC et Industrie Canada a été approuvé pour l'exécution de la bonification du FIMR en Ontario. Aux termes de ce protocole d'entente, INFC et Industrie Canada sont conjointement responsables d'examiner, de classer et de recommander les projets. Une fois qu'ils sont approuvés, c'est Industrie Canada qui est chargé de la gestion et de l'administration de leur exécution. Au lieu d'un CG composé de représentants fédéraux et provinciaux, ce protocole d'entente établit un comité de surveillance composé d'un directeur général, secondé par des analystes, de chaque ministère (INFC et Industrie Canada). Le comité de surveillance est responsable d'examiner et de surveiller l'état des ententes sur la bonification du FIMR ainsi que l'exécution globale du programme de bonification du FIMR en Ontario.

Pouvoir d'effectuer la présente vérification

En juin 2008, le Comité ministériel de vérification (CMV) a approuvé une vérification d'assurance du FIMR. Bien que des travaux préliminaires de l'étape de planification aient débuté à la fin de 2008, la vérification a été retardée en raison des impératifs opérationnels de la DGOP et d'une nouvelle orientation axée sur les risques des programmes du Plan d'action économique. La vérification a été reprise en février 2010. Étant donné que le financement du programme du FIMR devait prendre fin en 20111, l'équipe de vérification a réévalué l'utilité d'effectuer une vérification complète du cadre de contrôle de la gestion (CCG) du FIMR et limité l'étendue de la vérification pour se concentrer sur certains éléments du CCG de manière à fournir une assurance à l'égard des éléments à haut risque.

3 Objectifs de la vérification

La vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que la structure partenariale entre INFC, les PEF et les P/T (structures d'organisation et de responsabilité, rôles et responsabilités, et mécanismes communications, de surveillance et de reddition de comptes) est adéquate pour appuyer efficacement les activités de programme et les exigences en matière de rapport du FIMR.

4 Étendue de la vérification

L'étendue de la vérification incluait une évaluation du partenariat entre INFC, les PEF et les P/T et de la capacité de contrôler et de rendre compte des résultats du FIMR. Plus particulièrement, la vérification visait les éléments suivants du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) :

Régie : La vérification a permis d'examiner le processus de régie en place pour soutenir le programme du FIMR. La gestion des risques, les fonctions de contrôle et de surveillance, les mécanismes de communication ainsi que les structures organisationnelle et de responsabilisation ont été évalués dans le contexte de ce processus.

Gérance : La vérification a permis d'examiner l'intégration et l'efficacité du régime de contrôle d'INFC et de déterminer s'il permet à INFC de contrôler les résultats du FIMR et d'en rendre compte. Cet examen a comporté l'évaluation des mécanismes de contrôle qui ont été instaurés pour assurer la conformité financière et celle du programme.

Responsabilisation : La vérification a permis d'examiner les ententes de contribution entre les PEF/INFC et les P/T, ainsi que les protocoles d'entente entre INFC et les PEF pour s'assurer que les rôles, les fonctions et les obligations de reddition de comptes à l'égard des résultats du programme du FIMR sont clairement attribués, communiqués et compris, et que les délégations tiennent compte des responsabilités et des obligations de reddition de comptes.

Résultats et rendement : La vérification a permis d'examiner le processus mis en place pour assurer le contrôle et la communication d'une information pertinente concernant les résultats du programme du FIMR, et de déterminer la mesure dans laquelle ce processus est utilisé pour soutenir les décisions relatives au programme. La vérification a également permis d'examiner les mécanismes et les processus mis en place pour que des données complètes, exactes et pertinentes soient disponibles en temps opportun de manière à servir de base à la planification, au contrôle, à la prise de décisions et à l'établissement de rapports.

5 Stratégie de la vérification

La vérification a été exécutée conformément à l'Ensemble des politiques sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes.

La phase d'examen de la présente vérification a débuté en mars 2010 et s'est terminée en octobre 2010. Différentes techniques ont été utilisées, notamment des entrevues, l'examen de documents financiers et non financiers, l'échantillonnage de dossiers et de documents, et des examens analytiques.

Les critères de vérification sont fondés sur les Contrôles de gestion de base du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) qui ont été élaborés par le Bureau du contrôleur général. Ce document dresse une liste des contrôles qu'il serait raisonnable de mettre en place dans tous les ministères et organismes fédéraux. Des contrôles de base ont été définis pour chacun des éléments du CRG. Les critères utilisés pour la présente vérification sont énoncés dans la section suivante du rapport sous le titre de chacun des éléments du CRG visé. Chaque critère est précédé d'une lettre numérotée renvoyant au contrôle de gestion de base visé. Par exemple, R-1 renvoie au premier contrôle de base de l'élément Régie et orientation stratégique. Voici les renvois employés :

  • R – Régie et orientation stratégique;
  • SAC – Services axés sur les citoyens;
  • G – Gérance;
  • RE – Responsabilisation;
  • RR – Résultats et rendement.

Aux fins du présent rapport, les classements des risques résiduels associés aux constatations de la vérification sont établis selon une échelle en trois points, à savoir faible, moyen et élevé, et ils sont jugés subjectivement en fonction des connaissances sur le cadre de contrôle de gestion du FIMR qui ont été recueillies pendant la vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :

Élevé – Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.

Modéré – Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.

Faible – Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risque résiduel significatif pour les objectifs d'INFC.

6 Résultats de la vérification

6.1 Régie – Surveillance, mandat et objectifs

Critère
R-1
Un organisme de surveillance efficace a été créé.
R-2
L'organisme de surveillance dispose d'un mandat qui prévoit les rôles ayant trait à la gouvernance, à la gestion des risques et aux processus de contrôle, et qui est communiqué clairement.
R-4
L'organisation a défini des objectifs opérationnels et de programme visant à réaliser les objectifs stratégiques du FIMR.
Observation
Risque modéré

Comme il est établi par une présentation au Conseil du Trésor, INFC est responsable de la surveillance générale du FIMR, alors que les PEF sont responsables des activités quotidiennes du programme. La vérification visait spécifiquement à examiner la présence et le rôle d'un organisme de surveillance au sein d'INFC. Dans l'exécution de la présente vérification, nous nous attendions à pouvoir identifier, au sein d'INFC, un organisme de surveillance responsable du FIMR, détenant un mandat défini, y compris des objectifs et des rôles à l'égard des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle. Bien que ces activités de surveillance soient exercées par la DGOP et la Division des finances, la vérification a permis de confirmer que la responsabilité à l'égard de la surveillance n'a pas été confiée à une personne ou à un organisme déterminé(e), mais qu'elle relève de la DGOP dans son ensemble. La vérification a également permis de conclure que la fonction de surveillance pourrait être renforcée et mieux supportée par une documentation des décisions et des mesures prises plus exhaustive. De plus, la documentation des rôles et des responsabilités des différents intervenants participant à la surveillance du FIMR au sein d'INFC, y compris les rôles dans les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, pourrait être améliorée.

La vérification a permis de constater que les responsabilités et les rôles des intervenants dans le programme du FIMR (INFC, CG, PEF, P/T) ont été définis et documentés dans divers documents de programme importants. Les documents examinés décrivent également la structure de gouvernance et de responsabilisation de l'ensemble du programme, ainsi que son profil de risque, y compris une évaluation des risques et des stratégies d'atténuation connexes. Cela dit, la vérification a permis de constater que ces documents ne fournissent pas de détails suffisants sur le rôle de surveillance d'INFC. Des détails sur la façon dont ce rôle est exercé et par qui ne sont pas donnés. De plus, bien que le profil de risque du programme et les stratégies d'atténuation des risques soient documentés, ceci a été fait en mars 2007, et il n'est pas clair qui est responsable au sein d'INFC de réévaluer les risques et d'actualiser les processus de contrôle suivant les besoins. En l'absence d'un mandat clairement défini qui décrit les rôles en ce qui concerne les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, il y a un risque que la surveillance exercée par INFC ne soit pas adéquate, ni efficace.

Toutefois, la vérification a permis de confirmer que des activités de surveillance ont lieu. La nouvelle structure de la DGOP n'ayant été établie que pendant le déroulement de la vérification, les mécanismes utilisés avant la réorganisation au sein de la DGOP ont été examinés. À ce moment-là, la surveillance exercée par les directeurs de secteurs était effectuée au moyen d'une série de mesures comme la participation aux réunions des CG et la communication avec les PEF et les P/T par téléphone et par courrier électronique. Des activités de surveillance semblables sont effectuées dans le cadre de la nouvelle structure organisationnelle.

La vérification a permis de constater que des documents d'information physiques concernant les activités de surveillance exercées au moyen de messages électroniques ou d'échanges téléphoniques avec les PEF n'ont pas été versés aux dossiers d'INFC. La DGOP tient des réunions régulières à différents niveaux de la DG, de la haute direction d'INFC et de la Division des finances (suivant les besoins) où des questions liées à des projets provinciaux ou territoriaux sont abordées et résolues. De même, des comptes rendus de ces discussions, ainsi que des décisions et des mesures de suivi qui sont prises, ne sont pas systématiquement dressés et versés aux dossiers. L'absence de comptes rendus de discussions et de décisions prises lors des réunions internes d'INFC ou de discussions avec un PEF pourrait entraîner une perte du savoir collectif et des problèmes lorsque les dossiers sont confiés à de nouveaux analystes ou gestionnaires.

De plus, la vérification a permis de constater qu'INFC ne reçoit pas systématiquement et en temps opportun des CGINFC n'est pas représenté des renseignements comme les comptes rendus de réunion et de décisions. En outre, pour ce qui est des CGINFC est représenté, il y a des cas où les comptes rendus n'ont pas été fournis en temps opportun ou l'ont été seulement après que l'on en a fait la demande. L'absence de comptes rendus ou leur arrivée tardive ont causé des problèmes lorsque des représentants d'INFC étaient dans l'impossibilité d'assister à certaines réunions du CG en raison d'autres priorités opérationnelles. Lorsqu'un représentant d'INFC n'est pas présent à une réunion et que les comptes rendus sont retardés et ne sont pas analysés à temps, cela nuit à la capacité d'INFC de participer au processus décisionnel et de remplir ses responsabilités en matière de surveillance.

La vérification a aussi permis de constater que la fonction de surveillance financière est exercée par la Division des finances d'INFC. Cette question sera approfondie sous la rubrique 6.3 – Gérance.

En plus de la DGOP et de la Division des finances, le Comité directeur du SPGII participe aussi à la surveillance du programme du FIMR. Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) est un système bilingue de gestion de programme sur le Web, qui permet d'appuyer la gestion et la prestation en ligne de tous les programmes d'infrastructure d'INFC. En ce qui concerne le FIMR, chaque P/T est tenu d'utiliser le SPGII pour saisir l'information touchant les projets. Le Comité directeur du SPGII est responsable de cerner et de corriger les problèmes liés à la saisie et au contrôle des données dans le SPGII. Les membres du comité sont des représentants des PEF, des P/T et de la haute direction d'INFC, dont des fonctionnaires de la DGOP, ce qui permet la coordination de l'information et des questions liées au SPGII entre les différents intervenants. Les comptes rendus des réunions du Comité directeur du SPGII sont documentés et publiés dans l'intranet, et envoyés directement aux membres de l'extérieur d'INFC.

Recommandation Plan d'action de la direction

1.1. Le SMA, DGOP, devrait documenter le mandat, les objectifs et les processus de contrôle de la direction générale en ce qui concerne sa fonction de surveillance, y compris les responsabilités spécifiques des divers intervenants au sein d'INFC. Étant donné que le FIMR tire à sa fin, l'accent devrait être mis sur la fonction de surveillance d'INFC à la fin du programme pour s'assurer que les conditions des protocoles d'entente et des ententes de contribution ont été remplies avant que les paiements finals ne soient versés.

1.1a Tel que mentionné, la DGOP a modifié sa structure organisationnelle et créé une nouvelle structure de gouvernance pour la direction générale depuis la réalisation de la présente vérification. Aux termes de la nouvelle structure, le Comité des programmes hérités a été formé et désigné comme l'organisme de gouvernance responsable d'exercer la surveillance du programme du FIMR, de même que du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique, du Fonds sur l'infrastructure frontalière et du Programme infrastructures Canada. Le président de ce comité est un cadre supérieur qui se fait le champion des programmes hérités, et les autres membres sont des analystes responsables de l'exécution des programmes. Le cadre de référence du comité est le document de base qui définit le mandat, les objectifs et les responsabilités de ses membres à l'égard de la surveillance des programmes hérités. Le comité se réunit habituellement toutes les deux semaines et des comptes rendus sont rendus disponibles dans le site SharePoint de la DGOP.

Le Comité des programmes hérités est subordonné au Comité de mise en œuvre des programmes (CMP) qui est responsable de surveiller les activités du Comité des programmes hérités et de résoudre toutes les questions liées au FIMR que ce dernier n'a pas réussi à régler. Le CMP est composé de cadres supérieurs de la DGOP et présidé par le directeur général de la Direction de l'intégration des programmes. Le mandat du CMP et les comptes rendus de décision sont rendus disponibles aux analystes dans le site SharePoint de la DGOP. (mesure mise en place)

1.1b INFC mettra à contribution les nouveaux partenariats et forums créés récemment pour mettre en œuvre le Fonds Chantiers Canada – volet Collectivités (FCC-VC) et dans lesquels sont représentés les PEF qui participent à la gestion du FIMR afin de réviser les protocoles d'entente pour réaffirmer les responsabilités de chacune des parties responsables de la mise en œuvre et de la fermeture du programme.

1.1c INFC élaborera un modèle de gestion de programme pour le FIMR dans lequel seront définis le rôle et les responsabilités des intervenants concernés, y compris la Division des finances et de l'administration au sein de la Direction générale des services ministériels d'INFC, ainsi que les processus opérationnels liés à l'exécution du programme du FIMR. Cela permettra aux analystes de programme de remplir efficacement leurs fonctions, dont le contrôle du programme dans chaque P/T.

1.1d INFC vérifiera si le profil de risque du FIMR, prévu dans le CGRR/CVAR2, est adéquat et l'actualisera au besoin pour aborder des problèmes potentiels liés aux responsabilités des différents intervenants concernés en vue d'assurer une fermeture opportune et appropriée du programme.

Gestionnaire responsable :

1.1a, 1.1b et 1.1d : SMA, DGOP
1.1c : SMA, DGOP / SMA, Services ministériels

Date d'échéance :

31 mars 2012

6.2 Régie – Échange d'information et communications

Critères
R-6
L'organisme de surveillance demande et obtient des données suffisantes, complètes, exactes et récentes.
SAC-1
Des canaux de communication entre INFC, les PEF et les P/T ont été établis.
Observation
Risque modéré

Selon les protocoles d'entente conclus entre INFC et les PEF concernés pour chaque P/T, INFC est responsable de la gestion des fonds du FIMR et doit rendre compte du rendement du FIMR, outre les responsabilités des PEF définies dans les protocoles d'entente. De plus, les conditions du programme du FIMR stipulent qu'INFC veillera à ce que des contrôles financiers et de programme efficaces soient en place pour gérer le FIMR et à ce qu'une diligence raisonnable soit exercée dans la gestion et l'administration du programme. La présentation au Conseil du Trésor précise également que le rôle d'INFC est d'assurer la cohérence et l'uniformité de l'exécution du programme dans toutes les régions du Canada par une surveillance accrue de la mise en œuvre. Pour qu'INFC remplisse efficacement ses obligations de diligence raisonnable et de surveillance, il est de la plus haute importance que le Ministère reçoive des données suffisantes, complètes, exactes et à jour des PEF et des CG.

Divers mécanismes ont été mis en place pour que l'échange d'information entre INFC, les PEF et les P/T s'effectue en temps opportun, à savoir les protocoles d'entente, les CG et les secrétariats conjoints de soutien, ainsi que les différentes lignes directrices qui font partie intégrante des ententes de contribution conclues avec les P/T, et des protocoles d'entente.

Ces mécanismes ont pour but de faciliter l'échange d'information entre INFC, les PEF et les P/T, mais la vérification a permis de constater qu'ils ne fonctionnent pas toujours comme voulu. L'information demandée et reçue par INFC pour lui permettre de remplir ses responsabilités de surveillance ne répond pas toujours aux exigences énoncées. Plus particulièrement, la vérification a permis de constater que les responsabilités des PEF ont été conçues pour aider INFC à remplir cette fonction, mais que les mécanismes de contrôle et de suivi d'INFC ne permettent pas de s'assurer que les PEF remplissent leurs responsabilités et soumettent toutes les données et tous les documents requis. En particulier, les protocoles d'entente conclus entre INFC et les PEF stipulent que les PEF devraient passer par les CG et leurs secrétariats respectifs pour fournir à INFC les données concernant le budget, les flux de trésorerie et les dépenses, effectuer les vérifications de projet et soumettre à INFC les rapports d'étape annuels conformément aux lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T (« les lignes directrices »), et assurer l'accès aux comptes rendus des réunions des CG.

L'équipe de vérification a examiné un échantillon discrétionnaire de sept des 13 dossiers des P/T afin de déterminer si les PEF avaient rempli leurs obligations. Elle a constaté que, dans l'ensemble, les PEF se conforment aux exigences et fournissent à INFC l'information nécessaire concernant le budget, la trésorerie et les dépenses. Toutefois, la vérification a permis de constater des problèmes relatifs à la présentation des comptes rendus des réunions des CG, comme il a été mentionné dans la rubrique 6.1.

De plus, en ce qui concerne les vérifications de projet et la communication à INFC des rapports d'étape annuels conformément aux lignes directrices, la vérification a permis de constater que les données fournies par les PEF étaient incomplètes et qu'elles n'étaient pas à jour. Plus particulièrement, la vérification a permis de confirmer que des plans de vérification annuels et des rapports annuels n'avaient été versés que pour un nombre limité de P/T dans les dossiers qui ont été examinés. Il y a également des cas où ces documents ne sont pas conformes aux exigences formulées dans les lignes directrices qui exigent de plus que des rapports de vérification annuels soient soumis à INFC. Les rapports de vérification qui ont été versés ne sont pas conformes aux exigences requises. Bien que l'on ait trouvé au moins un rapport de vérification dans les dossiers qui ont été examinés, la plupart n'avaient pour objet que les premières années du programme. De plus, certaines vérifications n'ont pas porté sur tous les objectifs de vérification définis dans les lignes directrices.

Le fait qu'INFC ne dispose pas dans ses dossiers de l'information requise limite sa capacité d'effectuer une surveillance complète du programme du FIMR et d'exercer une diligence raisonnable et son rôle de surveillance. Bien que des exigences soient définies dans les différentes lignes directrices qui font partie des ententes de contribution et des protocoles d'entente, les dossiers n'en tiennent pas compte. La vérification a permis de déterminer que cette situation est attribuable à une combinaison de facteurs, dont le roulement du personnel, l'absence d'une liste adéquate de contrôle des dossiers, et le fait que les principaux intervenants (CG, PEF, analystes d'INFC) ne sont pas toujours pleinement informés des exigences ou ne les connaissent pas suffisamment.

Pendant la phase du déroulement, la DGOP a élaboré une liste de contrôle qui indique les renseignements qui doivent être versés dans chaque dossier. Bien que cette pratique soit considérée comme exemplaire, nous avons également constaté que la liste de contrôle était susceptible d'amélioration en ce qui concerne certaines exigences. Par exemple, elle n'inclut pas tous les documents qui sont exigés par les lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T. De plus, la liste n'indique pas précisément les documents qui doivent être soumis régulièrement (p. ex., la liste mentionne un plan de vérification, mais ne précise pas qu'il doit être présenté tous les ans; elle devrait aussi prévoir une indication que le plan a été reçu pour chacune des années concernées).

Recommandation Plan d'action de la direction

2.1. Le SMA, DGOP, devrait concevoir et instituer des mécanismes pour s'assurer que les documents exigés des CG et des PEF aux termes des protocoles d'entente soient reçus en temps opportun, et déterminer la ligne de conduite à suivre lorsque les documents requis tardent à arriver. Les mécanismes devraient inclure des mesures comme :

  1. améliorer la liste existante de contrôle des dossiers;
  2. élaborer et employer des outils de communication pour expliquer les exigences (attentes, calendrier, etc.) aux CG et aux PEF.

2.1a INFC actualisera la liste de contrôle des dossiers du FIMR pour s'assurer que tous les documents requis sont versés aux dossiers en temps opportun. (date d'échéance : 30 juin 2011)

2.1b INFC mettra à contribution les partenariats et les divers forums créés récemment pour la mise en œuvre du Fonds Chantiers Canada – volet Collectivités afin de communiquer et de clarifier les attentes relatives à la prestation des documents requis.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP

Date d'échéance :

31 mars 2012

6.3 Gérance

Critères
G-4
Les prévisions font l'objet d'un contrôle régulier.
G-15
Des examens sont effectués pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les plans et les résultats réels.
G-17
La direction réaffecte les ressources de façon à faciliter l'atteinte des objectifs et l'obtention des résultats.
G-22
La gestion a mis en place des processus de gestion et de contrôle des contrats avec des tiers.
Observation
Risque modéré

La vérification a permis de constater que la Division des finances effectue régulièrement un contrôle des prévisions et que ce contrôle est exercé au niveau des secteurs de compétence (P/T), mais pas au niveau des projets, et qu'il ne comprend pas de fonction de remise en question. Les examens visant à analyser et à expliquer les écarts financiers entre les prévisions et les chiffres réels ne sont pas nombreux.

Plus particulièrement, la vérification a permis de constater que la Division des finances a établi une procédure pour rendre compte des dépenses relatives au programme du FIMR, ainsi que des procédures administratives détaillées pour faire en sorte que la comptabilisation de toutes les transactions du FIMR soit conforme aux exigences définies dans les protocoles d'entente et dans les ententes de contribution. Ces procédures décrivent les responsabilités de la Division des finances d'INFC (c'est-à-dire le Service de la planification et de l'analyse financières, de même que l'Unité des opérations comptables), des PEF, des CG et des bénéficiaires. Elles ont été actualisées le 1er avril 2009 et elles sont appliquées correctement. Toutefois, elles ne prévoient pas le rôle de la DGOP. Aucune procédure officielle n'a été définie pour aider les analystes et les gestionnaires d'INFC au sein de la DGOP à remplir leurs responsabilités de contrôle du programme du FIMR.

La Division des finances examine régulièrement l'information financière fournie par les PEF, mais n'exerce pas de fonction de remise en question. De plus, le contrôle est effectué au niveau des secteurs de compétence (P/T), mais pas au niveau des projets. Les responsabilités de la Division des finances consistent à contrôler les exigences actuelles en matière de dépenses et les prévisions de fonds non utilisés afin d'assurer une saine gestion de la trésorerie. Cinq fois par an, la Division des finances communique avec les PEF au moyen d'une lettre d'appel pour obtenir l'information financière requise (dépenses à ce jour, information sur les CAFE, prévisions de l'année courante, etc.). La Division des finances utilise également des messages électroniques types pour communiquer avec les PEF. Le calendrier du processus de lettre d'appel tout comme l'information demandée dans chacune des lettres sont documentés. L'information fournie par les PEF est utilisée pour déterminer la valeur des avances qui sont versées aux PEF et évaluer la nécessiter de reporter une partie du montant de l'allocation.

L'examen d'un échantillon de feuilles de calcul sur les prévisions et les dépenses révisées que produit la Division des finances a permis de confirmer que les prévisions et les dépenses font l'objet d'un contrôle régulier par Finances. Toutefois, il convient de noter que des écarts ont été observés. Bien que l'on ait fourni des explications acceptables de ces écarts, elles n'ont pas été documentées dans le tableau récapitulatif des dépenses budgétaires à l'échelle nationale pour expliquer la nature des écarts et créer une piste de vérification appropriée.

Le rôle de la DGOP dans le processus de transfert de fonds aux PEF et dans la surveillance des mouvements de trésorerie se limite à l'envoi de la lettre d'appel aux PEF, conjointement avec la Division des finances. Lorsque les prévisions d'un PEF indiquent que l'affectation annuelle d'un(e) P/T ne sera pas entièrement utilisée à la fin de l'exercice, une fonction de remise de question n'est pas exercée pour analyser les prévisions. De plus, les PEF ne sont pas tenus de documenter pourquoi l'affectation annuelle ne sera pas entièrement utilisée et un report de fonds est demandé. Cela dit, les PEF devraient fournir cette information dans les rapports d'étape annuels qu'ils sont tenus de produire aux termes des lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T. Cette information devrait faire l'objet d'un examen par les analystes de programmes de la DGOP, mais la vérification a permis de constater que ces examens ne sont pas effectués. Plus particulièrement, le rapport d'étape annuel devrait inclure une description détaillée de l'état d'avancement du programme et une mise à jour budgétaire qui comprend un résumé des dépenses prévues et réelles pour l'exercice financier et explique les écarts par rapport à l'affectation approuvée, ainsi que le plan d'action prévu pour remédier à la situation. Les problèmes ou les nouveaux facteurs de risque influant sur le budget du programme du FIMR dans la(e) P/T en question doivent également être décrits.

Cette information ainsi que les rapports de vérification qui sont aussi requis par les lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T permettraient à la DGOP de contrôler le FIMR à un niveau plus détaillé, mais, comme il a été mentionné précédemment dans la rubrique 6.2, INFC ne reçoit pas ces rapports régulièrement. De plus, dans les cas où les rapports sont reçus par INFC, la vérification n'a pas permis de déterminer s'ils ont fait l'objet d'un examen par les analystes de la DGOP.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de conclure que le processus de contrôle doit être renforcé parce que les PEF ne fournissent pas tous les documents exigés dans le protocole d'entente, et qu'il n'y a pas de procédure officielle pour aider les analystes d'INFC à remplir leurs responsabilités en matière de contrôle du programme du FIMR. Sans mécanisme de contrôle adéquat, INFC pourrait ne pas être informé des problèmes qui se posent et ne pas pouvoir prendre les mesures qui s'imposent. De plus, INFC pourrait ne pas disposer d'une information adéquate et suffisante pour prendre des décisions et rendre des comptes.

Recommandation Plan d'action de la direction

3.1. Le SMA, DGOP, devrait définir et instituer des procédures pour s'assurer que les analystes de programme d'INFC exercent efficacement leurs responsabilités en matière de contrôle. Ces procédures devraient compléter les procédures administratives établies par la Division des finances et de l'administration de la Direction générale des services ministériels et inclure :

  • les rôles et les responsabilités;
  • les documents devant faire l'objet d'un examen;
  • les processus d'examen, d'analyse et de remise en question;
  • les mesures correctives;
  • le processus de reddition de comptes.

3.1a INFC se fondera sur les mesures 1.1c, 1.1d et 2.1a du plan d'action de la direction pour répondre à cette recommandation.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP / SMA, Services ministériels

Date d'échéance :

31 mars 2012

Voir aussi la recommandation 5.2 sous la rubrique 6.5.

INFC se fondera sur la mesure 1.1c du plan d'action de la direction pour répondre à cette recommandation.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP / SMA, Services ministériels

Date d'échéance :

31 mars 2012

6.4 Responsabilisation

Critères
RE-1
Les pouvoirs, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes sont clairement définis et portés à la connaissance de toutes les parties intéressées.
RE-3
Une structure claire et efficace a été établie et documentée.
RE-4
Les responsabilités de l'organisation à l'appui des initiatives menées en collaboration sont définies officiellement.
Observation
Risque modéré

La vérification a permis de constater que les pouvoirs, les responsabilités et les obligations de reddition de comptes, dont celle du Ministère à l'appui des initiatives menées en collaboration, ont été définis et documentés. Cela dit, la documentation concernant les rôles et les responsabilités des divers intervenants participant à la surveillance du FIMR au sein d'INFC, y compris les rôles relatifs aux processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle est susceptible d'amélioration, comme il a été mentionné précédemment. En outre, la vérification a permis d'établir que les mécanismes définis dans les protocoles d'entente et dans les ententes de contribution pour aider INFC à remplir son rôle et ses responsabilités ne fonctionnent pas toujours comme voulu.

Les rôles et les responsabilités des principales parties participant au programme du FIMR (INFC, CG, PEF, P/T) ont été définis et documentés dans les principaux documents de programme. Un examen de ces documents a permis de constater qu'il n'y a pas d'incohérence dans la définition des rôles et des responsabilités de chaque entité. La présentation au Conseil du Trésor, les protocoles d'entente et les ententes de contribution définissent clairement les rôles et les responsabilités d'INFC et des PEF comme suit :

  • INFC est l'autorité responsable de la gestion globale des fonds du FIMR et de la reddition de comptes sur le rendement du FIMR;
  • les PEF sont responsables d'administrer, de contrôler et de gérer l'entente entre le Canada et les P/T.

Le pouvoir financier d'INFC a été délégué aux PEF dans les protocoles d'entente. Les PEF sont responsables au nom d'INFC de veiller à ce que l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques soit appliqué correctement. Le pouvoir de la Division des finances d'INFC consiste à faire en sorte que la comptabilisation des transactions de fonds du FIMR soit conforme aux procédures décrites dans le protocole d'entente et dans les politiques connexes du CT. La vérification a permis de constater que le Service de la planification et de l'analyse financières contrôle de façon continue les affectations annuelles et pluriannuelles et que, tous les trimestres, il demande et approuve les attestations confirmant que l'article 34 a été appliqué relativement aux dépenses admissibles avant que les fonds soient transférés.

Le pouvoir d'exécution du programme a été délégué aux PEF à titre de coprésidents des CG. Pour ce qui est du financement complémentaire pour l'Ontario, le pouvoir a été délégué au Comité de surveillance que copréside INFC avec Industrie Canada. La DGOP est responsable du contrôle et de la surveillance et veille à ce que le programme soit mis en œuvre d'une manière cohérente dans l'ensemble de la province et à ce que les conditions du programme soient respectées. Le personnel de la DGOP travaille en collaboration avec les PEF et aide à prévenir et à résoudre les problèmes au sein du programme du FIMR.

Le fait qu'INFC ne soit pas membre votant des CG et, dans certains cas, n'y est pas représenté, limite sa capacité de prendre des décisions relatives au programme et crée certains problèmes au niveau de ces comités. Cela dit, le fait que les PEF sont responsables de l'administration courante du programme n'est pas étranger à cette situation. Tout de même, INFC est responsable de l'utilisation des fonds du FIMR et doit s'assurer qu'une diligence raisonnable est exercée dans la sélection et dans l'approbation des demandes et dans la gestion et l'administration du programme. Les ententes de contribution et les protocoles d'entente prévoient des mécanismes pour aider INFC à remplir ses rôles et ses responsabilités. Par exemple, les PEF, qui exercent la coprésidence des CG, devraient s'assurer que des vérifications annuelles sont effectuées. INFC devrait utiliser ces vérifications pour confirmer que les conditions de l'entente de contribution sont respectées et que les dépenses engagées sont admissibles aux termes de l'entente. Toutefois, la vérification a permis de constater que les exigences de vérification définies dans les lignes directrices du Canada en matière de vérification et d'évaluation pour les rapports P/T ne sont pas toujours respectées, comme il a été mentionné dans la rubrique 6.2 du présent rapport. Si INFC n'obtient pas et n'examine pas le plan et les rapports annuels de vérification qui sont exigés, il n'obtient peut-être pas une assurance solide de l'admissibilité des dépenses engagées et du degré de conformité aux ententes de contribution et aux conditions du programme.

Sur le plan de la structure, la DGOP a récemment fait l'objet d'une réorganisation, comme il a été mentionné dans la section du présent rapport portant sur le contexte. La réorganisation a entraîné la création d'une nouvelle direction dont le rôle est d'assurer l'efficacité de l'exécution des programmes en fournissant aux directions régionales des politiques et des outils de programme cohérents. S'ils sont employés d'une manière efficace, ces outils aideront l'organisme à améliorer la cohérence de l'exécution des programmes dans les régions. Le personnel d'INFC a été informé des changements apportés à la structure organisationnelle par voie de communication interne, et une lettre officielle a été rédigée et envoyée aux PEF et aux P/T pour les en informer.

Recommandation Plan d'action de la direction

Les recommandations 1.1, 2.1 et 3.1 présentées sous les rubriques 6.1, 6.2 et 6.3 portent sur cette question.

INFC se fondera sur les mesures du plan d'action de la direction en lien avec ces recommandations pour répondre à cette constatation.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP

Date d'échéance :

31 mars 2012

6.5 Résultats et rendement

Critères
G-20
Une information financière et non financière appropriée est communiquée en temps opportun à l'interne et à l'externe.
RR-3
La direction contrôle les résultats obtenus par rapport aux résultats escomptés et rectifie le tir au besoin.
Observation
Risque modéré

La vérification a permis de constater que la communication de l'information financière et non financière est susceptible d'amélioration. Elle a aussi permis de déterminer que la direction a établi des mesures et des indicateurs de rendement, ainsi que des sources de données, et défini les responsabilités relatives à la collecte des données, mais que l'information nécessaire pour contrôler efficacement le rendement par rapport aux résultats escomptés n'est pas toujours disponible et utilisable facilement.

La responsabilité de la collecte de données pour rendre compte des résultats finaux a été confiée aux PEF. Les résultats de cette collecte de données devraient figurer dans les rapports d'étape annuels et comprendre une actualisation des avantages (environnementaux, économiques, sociaux et culturels et sur le plan de la sécurité) en termes quantitatifs et qualificatifs que procure le programme, ainsi qu'un compte rendu des résultats et des succès obtenus au cours de l'exercice financier, pour permettre à INFC de rendre compte du programme à l'échelon national. La vérification a permis de constater, comme il a été mentionné ci-dessus dans la section portant sur la gouvernance (rubrique 6.2), que les PEF ne remplissent pas correctement leurs responsabilités relatives à la production de rapports d'étape annuels. La vérification a aussi permis de constater que des données relatives à quelques-unes des mesures prévues dans le Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) pouvaient être extraites du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII), mais que les données sauvegardées dans ce système ne sont pas soumises à un processus d'assurance de la qualité et qu'elles ne sont pas forcément récentes.

Conformément aux directives sur la gestion de l'information-SPGII qui font partie des ententes de contribution entre le Canada et les P/T, chaque P/T est tenu d'entrer les données sur le projet dans le système national de rapports, c'est-à-dire le SPGII, qui est considéré comme un processus officiel de communication d'information entre les PEF, les P/T et INFC. Il a été constaté au début du programme que les P/T n'utilisaient pas toujours le SPGII pour la communication d'information. Au cours des années, la situation s'est améliorée, et aujourd'hui, tous les P/T, à l'exception des Territoires du Nord-Ouest, entrent leur information dans le SPGII. Les Territoires du Nord-Ouest présentent leur information à INFC au moyen de feuilles de calcul électronique. Cette situation a été portée à l'attention de la haute direction et il a été décidé que les Territoires du Nord-Ouest pouvaient continuer à procéder de cette façon.

En plus du SPGII, la DGOP utilisait également, au moment de la vérification, les pages du CPTIC3 et le Rapport national sur le FIMR comme outils d'information. Les pages du CPTIC étaient actualisées mensuellement et comportaient les éléments suivants : information sur les mouvements de trésorerie, un aperçu du programme, y compris le nombre de projets, l'état d'avancement des projets, les avantages et les dates importantes. Les analystes d'INFC actualisaient les pages du CPTIC et le Rapport national sur le FIMR en extrayant l'information du SPGII et en la validant auprès des PEF concernés. Lorsque des écarts ont été constatés (concernant habituellement des questions de calendrier), des mesures correctives ont été prises par les analystes et les PEF. Les analystes d'INFC n'ont pas remis en question l'information fournie par les PEF et ils ne l'ont pas validée en examinant les documents pertinents.

La vérification a permis d'examiner l'information contenue dans les pages du CPTIC et de la comparer à celle du SPGII et aux rapports financiers de la Division des finances. La vérification a permis de constater que l'information du SPGII n'est pas toujours récente, ni exacte, et que, même s'il y a certains écarts dans les pages du CPTIC, l'information était dans l'ensemble plus récente que celle du SPGII, surtout en ce qui concerne le nombre projets achevés dans chaque P/T, qui est beaucoup plus élevé dans les pages du CPTIC que dans le SPGII. La vérification a aussi permis de constater que le financement total approuvé pour les Territoires du Nord-Ouest est beaucoup moins élevé dans le SPGII que dans les pages du CPTIC. Comme il a été mentionné ci-dessus, les Territoires du Nord-Ouest ne communiquent pas leur information par l'intermédiaire du SPGII, mais au moyen d'une série de feuilles de calcul électronique. Tout de même, l'information fournie devrait être actualisée régulièrement dans le SPGII.

La vérification a permis de constater que lorsque les pages du CPTIC sont comparées avec les rapports financiers, le total des flux de trésorerie pour chaque P/T était en accord avec les chiffres de la Division des finances. Toutefois, les sommes annuelles ne concordent pas toujours puisque l'information sur les mouvements de trésorerie annuels dans les pages du CPTIC ne tient pas compte systématiquement des reports de fonds et des ajustements annuels.

L'absence d'un processus d'assurance de la qualité pour faire en sorte que l'information relative au FIMR que l'on trouve dans le SPGII et d'autres outils d'information (comme les pages du CPTIC et le Rapport national du FIMR) soit exacte et récente pourrait nuire aux capacités de contrôle du rendement et de prise de décisions d'INFC.

Recommandation Plan d'action de la direction

5.1. Le SMA, DGOP, en collaboration avec le Comité directeur du SPGII, devrait renforcer les mécanismes d'assurance de la qualité des données pour que l'information obtenue du SPGII pour rendre compte des résultats du FIMR soit suffisante, exacte et adéquate.

5.1a INFC élaborera une stratégie visant à améliorer la qualité des données et à résoudre d'autres problèmes relatifs au SPGII pour que les rapports sur les résultats du FIMR soient exacts et adéquats. Cette stratégie mettra à contribution les forums créés pour mettre en œuvre le Fonds Chantiers Canada – volet Collectivités (FCC-VC) de manière à engager les PEF dans le processus. Les pratiques exemplaires liées à la gestion de l'information pour le FCC-VC seront également prises en compte.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP / SMA, Services ministériels

Date d'échéance :

31 mars 2012

5.2. Le SMA, DGOP, en collaboration avec le SMA, Services ministériels, devrait élaborer et instaurer des mécanismes pour faire en sorte que les informations financières pertinentes soient communiquées de façon efficace entre les deux directions générales.

5.2a INFC se fondera sur la mesure 1.1c du plan d'action de la direction pour répondre à cette recommandation.

Gestionnaire responsable :

SMA, DGOP / SMA, Services ministériels

Date d'échéance :

31 mars 2012

7 Opinion de vérification

À la lumière des constatations de la vérification, nous sommes d'avis que la structure partenariale entre INFC, les PEF et les P/T (structures d'organisation et de responsabilisation, rôles et responsabilités, et mécanismes de communication, de surveillance et de reddition de comptes) est adéquate, mais que les contrôles et les mécanismes de la structure comportent certaines lacunes auxquelles la direction doit remédier.

La vérification a permis de constater que les rôles, les responsabilités, les pouvoirs et les obligations de reddition de comptes des intervenants du programme du FIMR (INFC, PEF, P/T), ainsi que la structure de gouvernance et de responsabilité d'INFC, ont été définis et documentés. Cela dit, la documentation relative aux rôles et aux responsabilités des différents intervenants chargés de la surveillance du FIMR au sein d'INFC, y compris les rôles en ce qui concerne les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, est susceptible d'amélioration.

En outre, la vérification a permis de constater que des mécanismes ont été établis pour faciliter l'échange d'information entre INFC et ses partenaires, mais que ces mécanismes ne fonctionnent pas toujours comme voulu et que les mécanismes de contrôle et de suivi d'INFC doivent être améliorés pour que les PEF remplissent leurs responsabilités et soumettent à INFC tous les documents et les renseignements requis.

L'amélioration de ces contrôles et mécanismes contribuerait à renforcer les processus de surveillance, de contrôle, de prise de décisions et de reddition de comptes d'INFC par rapport au FIMR.

8 Énoncé d'assurance

Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appliquées et les éléments probants recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude des constatations présentées dans ce rapport. Les constatations ont été fondées sur une comparaison des situations qui existaient au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification.

Les constatations ne s'appliquent qu'à l'entité examinée. L'étendue de l'examen a été planifiée de manière à fournir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard des critères de vérification. Les éléments probants recueillis respectent les normes professionnelles de vérification et sont suffisants pour fournir à la haute direction une preuve des constatations de la vérification interne.

[1] En mai 2010, la date de fin de programme a été repoussée au 31 mars 2014, la date d'achèvement de la construction au 31 mars 2013 et la date de soumission des demandes de remboursement au 31 octobre 2013. La prolongation de la durée du programme n'était pas accompagnée de financement additionnel; seuls les crédits existants ont été reportés.

[2] CGRR : Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats; CVAR : Cadre de vérification axé sur les risques.

[3] CPTIC : Comité permanent des transports, de l'infrastructure et des collectivités.

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