Vérification des contrats de technologies de l'information

Novembre 2011

Table des matières

  1. Sommaire
  2. Contexte
  3. Objectif de la vérification
  4. Étendue de la vérification
  5. Stratégie de la vérification
  6. Constatations de la vérification
  7. Opinion de vérification
  8. Énoncé d'assurance

Annexe A : Liste des critères de vérification

1. Sommaire

La Division de la gestion de l'information/technologie de l'information (GI/TI) d'Infrastructure Canada (INFC) a conclu deux contrats visant à fournir un soutien en matière de gestion de l'information pour la prestation, l'installation, l'exploitation et l'amélioration du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) ainsi que pour des services professionnels afin de satisfaire ses besoins opérationnels. Des fonds fédéraux de 43,6 M$ et de 12,9 M$ respectivement, ont été engagés relativement à ces contrats. La GI/TI gère la surveillance et la vérification des factures pour chaque contrat.

L'objectif de la vérification consistait à procurer un niveau d'assurance raisonnable selon lequel les pratiques de gestion des contrats étaient en place. Ces pratiques devaient être établies de façon à appuyer les activités de gestion des relations avec les fournisseurs des contrats dans la mesure où celles-ci : étaient appropriées; appuyaient efficacement la réalisation de la stratégie de la technologie de l'information (TI) d'INFC; assuraient la conformité aux politiques et processus d'établissement de contrats de TI (tel que défini par le gouvernement du Canada et par les pratiques exemplaires de la norme de l'industrie); atténuaient les domaines de risques les plus élevés.

La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne. Globalement, selon les éléments probants réunies afin d'appuyer les résultats, de bonnes pratiques de gestion des contrats étaient en place.

La vérification a également signalé les trois domaines suivants à l'égard desquels la direction aurait avantage à renforcer ses pratiques de gestion :

  • Les normes de documentation doivent être renforcées afin d'appuyer les travaux déjà effectués.
  • Il y aurait lieu de prévoir davantage de procédures de surveillance à l'intérieur du processus de vérification des factures pour services professionnels.
  • Il existe une opportunité de développer la capacité interne au sein de la GI/TI tout en réduisant le coût global d'exploitation d'INFC.

La direction est d'accord avec les résultats et les recommandations présentés à la suite de cette vérification. La direction a élaboré des plans d'action afin de donner suite aux recommandations et ceux-ci ont été inclus dans le rapport.

Original signé par

Inanc Yazar
Directrice de la vérification
Bureau de l'Infrastructure Canada

Date

Laura Ruzzier
Dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation
Bureau de l'Infrastructure Canada et de Transports Canada

Date

2. Contexte

Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) a été créé peu de temps après l'annonce du Programme d'infrastructure Canada (PIC) en 2001 pour aider les organismes de mise en œuvre et INFC à administrer le PIC et les programmes subséquents. Le SPGII fournit le système d'appui de la technologie de l'information afin d'aider les gestionnaires de programmes et les intervenants (municipalités, provinces et organismes fédéraux de mise en œuvre) à gérer des milliers d'initiatives tout au long du cycle de vie du projet.

Un contrat a été attribué à un fournisseur en octobre 2006 pour la fourniture, l'installation, l'exploitation et l'amélioration du SPGII. Le contrat de soutien aux services de gestion portait sur une période de 3 ans. À la suite de deux prolongations d'un an, INFC a demandé et a reçu une prolongation d'un an allant jusqu'en octobre 2012 de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et du Conseil du Trésor afin de pouvoir mener à bien l'engagement pris en vue de rencontrer ses objectifs de programme à la suite du lancement, en 2009, du Plan d'action économique (PAE) du gouvernement du Canada. Un financement fédéral de 43,6 M$ a été engagé dans le cadre du contrat.

À mesure qu'augmentait le financement des programmes d'INFC, il fallait, pour subvenir aux besoins d'INFC, accroître rapidement les services de soutien et les produits de GI/TI. En raison de ces contraintes, le dirigeant principal de l'information a déterminé qu'il fallait retenir les services de consultants spécialistes en technologie de l'information afin de rehausser les capacités de la GI/TI (à la fois sur les plans technique et de la gestion). En juillet 2007, un contrat pour services professionnels a été attribué à un deuxième fournisseur pour aider à la supervision de la conception, de l'élaboration, de l'amélioration, du maintien et des activités opérationnelles, le tout en fonction des exigences. Ces services avaient pour objet d'aider INFC à appuyer l'application SPGII, à élaborer et à appuyer les exigences non SPGII comme les travaux d'amélioration intranet/internet et de collaboration et aussi de participer à l'exécution d'opérations permanentes telles que la gestion du changement et l'élaboration de normes de niveaux de service.

La période initiale du contrat avec le fournisseur de services professionnels a débuté en juillet 2007, lorsque le contrat a été conclu pour une période de 3 ans. Il a été prolongé à deux reprises depuis juin 2012. Des fonds fédéraux de 12,9 M$ ont été engagés dans le cadre du contrat.

3. Objectif de la vérification

L'objectif de la vérification consistait a procurer un niveau d'assurance raisonnable que les pratiques de gestion de contrat sont en place afin d'appuyer les activités de gestion de relations avec les fournisseurs de contrats. Celles-ci devaient être appropriées; appuyer efficacement la réalisation de la stratégie de TI d'INFC; assurer la conformité avec les politiques et les processus de passation de marchés de TI (tel que définies par le gouvernement du Canada et les pratiques exemplaires normales de l'industrie de la TI); atténuer les domaines de risques les plus élevés.

Dans le cadre de cet objectif global, les sous-objectifs suivants ont été identifiés et alignés aux risques liés à la gestion des contrats de TI, dans le cadre de notre évaluation des risques :

SOUS-OBJECTIF 2.1 : les services à l'intérieur des contrats sont fournis tels que décrits dans le contrat dans le contexte des définitions de la qualité, quantité et fonctionnalité (les processus d'application et d'opération sont exécutés ou fonctionnent comme prévu).

SOUS-OBJECTIF 2.2 : les services sont facturés de façon précise par le fournisseur selon la méthode de paiement stipulée dans le contrat; les ajustements aux paiements sont effectués en fonction de questions de rendement et sont communiqués au fournisseur en temps opportun; les ajustements aux activités à l'intérieur des contrats (demandes de modifications et/ou les modifications apportées aux contrats) sont documentées et approuvées avant le début des travaux.

Vous trouverez une liste des critères d'évaluation à l'Annexe A : Liste des critères de vérification.

4. Étendue de la vérification

L'étendue de la vérification comprenait un examen des pratiques de gestion de contrats en place à l'appui des activités de gestion des relations avec les fournisseurs. L'examen de ces pratiques s'est fait dans le contexte des contrats de soutien à la gestion des services et des services professionnels et cela pour la période du 1er avril 2008 au 31 mars 2011. Plus précisément, cela comprend un examen des pratiques en place liées à la préparation et à l'approbation des autorisations des tâches (AT) par la GI/TI pour demander des services dans le cadre des contrats ainsi que des postes de contrats regroupés sous les dispositions de contrat à prix fixe, la surveillance, l'établissement de rapports et le paiement.

La vérification ne comprenait pas une évaluation du caractère approprié des exigences technique du contrat ou les produits des autorisations des tâches.

5. Stratégie de la vérification

La vérification a été menée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et les Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

L'étape d'examen de la vérification a débuté en juillet 2011 et a pris fin, essentiellement, en août 2011. Plusieurs techniques ont été utilisées pour l'examen, y compris les entrevues, la revue de documents financiers et non financiers et un examen analytique. Les critères de la vérification ont été tirés de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, le Outsourced IT Environments Audit/Assurance Program de l'Association des professionnels de la vérification et du contrôle des systèmes d'information (ISACA), et le Control Objectives for Information Related Technology (CobiT) framework de l'ISACA.

On a employé une méthode d'échantillonnage axé sur les risques dans le cadre de la vérification interne pour déterminer la taille de l'échantillon et pour choisir les projets qui allaient être examinés au cours de la vérification. L'échantillon choisi ciblait les AT et les factures en fonction :

  • de l'importance relative de l'AT, de ses modifications et des factures individuels;
  • le nombre de modifications apportées à chaque AT et les effets de ces modifications;
  • la complexité des produits livrables;
  • les modalités de paiement.

L'échantillon a servi d'indicateur de la qualité des pratiques de gestion en place à l'appui des activités de gestion des relations avec les fournisseurs. Puisqu'il ne s'agit pas d'un échantillon statistique, les résultats ne peuvent être extrapolés à l'ensemble des factures dans le contexte de la GI/TI.

Aux fins du présent rapport, le classement des risques résiduels associés aux constatations de la vérification se fait selon une échelle en trois points, faible, modéré, élevé, et ces derniers sont jugés subjectivement en fonction des connaissances que nous avons acquises au cours de la présente vérification. Les critères subjectifs sont les suivants :

Élevé Les menaces ou les possibilités ont une incidence très importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à court terme et il n'existe aucune mesure d'atténuation ou, s'il en existe, leur effet est incertain.
Moyen Les menaces ou les possibilités ont une incidence importante sur les objectifs d'INFC, leur probabilité est grande à plus long terme et des mesures d'atténuation fiables sont prévues ou prises.
Faible Les menaces ou les possibilités ne comportent pas de risque résiduel significatif pour les objectifs d'INFC.

6. Constatations de la vérification

6.1 Surveillance

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor stipule que le Parlement et les Canadiens s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit bien géré, ce qui comprend une gestion prudente des fonds publics, la protection des biens publics et l'utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques.

L'on s'attendait à ce que la GI/TI surveille le rendement des fournisseurs et de chaque AT tandis que la Division des Finances et de l'Administration surveille les autorités requises pour chaque engagement et le paiement des fonds fédéraux.

Résultats de la vérification - Gérance

Observation
Risque faible
Surveillance du rendement

Normes de service – INFC et le fournisseur du contrat d'appui à la gestion des services ont convenu de normes acceptables de service dans l'Entente sur les niveaux de service (ENS). L'entente définit les critères de rendement précis qui feront l'objet de l'évaluation ainsi qu'un seuil acceptable de rendement pour chaque critère. L'on s'attendait à ce que la GI/TI surveille périodiquement le rendement du fournisseur à l'aide des normes de service définies dans l'ENS.

L'on a constaté que la GI/TI a surveillé le rendement du fournisseur, de façon assez régulière, en fonction de la plupart des normes de service. Tandis que les rapports du fournisseur utilisés par la GI/TI à des fins de surveillance ne comprenaient pas certains des critères de service convenus dans ENS, la surveillance était néanmoins assez exhaustive.

Carte de pointage – La GI/TI a mis au point des cartes de pointage afin de donner au fournisseur du contrat d'appui à la gestion des services une rétroaction sur son rendement global. L'on a constaté qu'en général, les cartes de pointage étaient remplies régulièrement et que le format de la carte était relativement uniforme d'une évaluation à l'autre.

Surveillance au cours de la vérification des factures

Processus de vérification des factures – La GI/TI a mis sur pied un processus de vérification des factures à l'appui de leur recommandation de la facture pour paiement. Le processus comprend une évaluation des facteurs financiers et techniques. Il a été constaté que toutes les démarches associées aux factures étaient effectuées selon des AT approuvées et actives. En général, les documents confirmaient que les progrès réalisés correspondaient aux factures établis pour les travaux à ce moment-là. Pour chaque AT, les ressources désignées étaient des ressources approuvées. Les taux appliqués pour le calcul des montants des factures étaient conformes aux estimations des coûts et aux contrats approuvés. Finalement, les AT complétées étaient fermées de façon consistente avec un amendement et les fonds fédéraux inutilisés désengagés.

Surveillance financière

Fonction de contestation des factures – La GI/TI a utilisé un processus de contestation des factures de fournisseurs qui suscitaient une inquiétude possible d'ordre financier ou technique. Il a été constaté que pour les factures que la GI/TI remettait en question, en raison d'inquiétudes possibles, un processus d'examen et de résolution de celles-ci avec le fournisseur avant le paiement de la facture était en place. Les documents à l'appui du processus n'étaient parfois pas disponibles.

Rapprochement des comptes – La GI/TI a mis en œuvre un processus de rapprochement mensuel de sa base de données de gestion des factures et des documents financiers. L'on a constaté que l'approbation et le rapprochement étaient effectués et documentés sur une base mensuelle.

Approbations des transactions financières – INFC a respecté les dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) : elle a utilisé une approbation prévue à l'article 32 pour l'engagement des fonds fédéraux, une approbation prévue à l'article 33 pour le paiement et une approbation prévue à l'article 34 selon laquelle les travaux ont été exécutés conformément au marché conclu. L'on a constaté que l'engagement des fonds associés aux contrats a été approuvé en bonne et due forme conformément à l'engagement prévu à l'article 32 de la LGFP. Bien qu'en général, les factures avaient été bien approuvées conformément aux dispositions des articles 33 et 34, l'on a constaté qu'il n'y avait pas suffisamment de pouvoirs délégués pour certaines approbations faites en application des articles 33 et 34 de la LGFP. L'on a constaté, par la suite, que ces approbations avaient été effectuées de nouveau en bonne et due forme avant la fin de l'étape du déroulement de la vérification.

Les transactions financières avaient été approuvées de façon inappropriée en raison des procédures limitées de supervision qui existent dans le processus actuel de vérification des approbations.

L'impact des paiements de factures à l'aide d'approbations inappropriées effectuées conformément aux articles 33 ou 34 de la LGFP pourraient donner lieu à un accroissement du risque de mauvaise utilisation des fonds fédéraux.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction
1.1 Il est recommandé que la Division des finances et de l'Administration complète son processus actuel d'approbation en y ajoutant davantage de supervision. 1.1 La direction est d'accord. Finances et Administration a amélioré la surveillance au moyen d'un processus plus poussé de vérification des pouvoirs délégués avant le traitement des demandes de paiement. Une copie imprimée de la liste de vérification a été remise à chaque employé des Opérations comptables qui traite les paiements. Cette liste de vérification, que les employés doivent afficher à leur poste de travail, leur permettra de renforcer les principes de vérification et de revoir les délégations de pouvoirs prévues à l'article 33. L'approbation de Finances et Administration des demandes de paiement signifiera que cette vérification a été complétée. Il est obligatoire, pour toutes les demandes de paiement de plus de 100 000 $, qu'une copie papier de la liste de vérification soit imprimée et conservée avec tous les documents connexes. Une fois par trimestre, le chef, Opérations comptables et Systèmes financiers effectuera un examen formel des pouvoirs délégués pour toutes des transactions de plus de 100 000 $ afin de confirmer que les délégations de pouvoirs ont été exécutées en bonne et due forme et fera rapport des résultats au gestionnaire, Opérations comptables et Systèmes financiers.
Sous-ministre adjoint responsable : Su Dazé
Date d'échéance : 31 mars 2012

6.2 Documentation

Selon la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor, il incombe aux administrateurs généraux de s'assurer que les décisions et les processus de prise de décisions sont documentés de façon à rendre compte et d'appuyer la continuité du fonctionnement ministériel, permettre la reconstruction de l'évaluation des politiques et des programmes et prévoir l'évaluation, la vérification et l'examen indépendants. Afin d'appuyer les initiatives de la sous-ministre, l'on s'attendait à ce que l'AT et les documents de vérification des factures comprendraient systématiquement tous les documents importants.

Résultats de la vérification - Responsabilisation

Observation
Risque faible
Vérification de factures

Le contrat d'appui à la gestion des services et le contrat des services professionnels ont tous les deux utilisé des AT pour définir les travaux à exécuter, les ressources requises et les coûts associés. Les fournisseurs ont présenté des factures mensuelles pour tous les travaux exécutés. La GI/TI a effectué une vérification des factures afin de surveiller les progrès de chaque AT et pour s'assurer que la facture pouvait être recommandée pour approbation en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

L'on a constaté, au cours de la vérification, qu'il n'était pas possible de trouver tous les principaux documents à l'appui du processus de vérification pour toutes les factures. Pour certaines des factures, il n'était pas possible de trouver l'attestation de la vérification de la facture remplie par l'agent de projet. Il n'était possible, non plus, de trouver des estimations précises des coûts pour attester qu'on avait appliqué des taux journaliers pour établir les factures. Il n'était pas possible de fournir systématiquement les documents indiquant que le montant facturé pour les travaux correspondait aux progrès réalisés aux fins de l'attestation de la vérification de la facture. Il n'était pas possible de fournir les documents attestant que le produit livrable associé aux travaux avait été exécuté, tel qu'indiqué sur la facture. Sur certaines des AT, le produit livrable n'était pas clairement indiqué.

Pour les AT à prix fixe, la GI/TI a mis en œuvre un processus de vérification des factures adapté à la composante de prix fixe du contrat. L'on a constaté que l'achèvement du processus de vérification des factures pour ces factures avait été systématiquement documenté.

Lorsque la GI/TI dépistait un problème technique ou financier possible lié à une facture, elle avait recours au processus de contestation afin de communiquer et de résoudre le problème avec le fournisseur avant le paiement. L'on a constaté que les documents à l'appui du processus n'étaient pas systématiquement disponibles.

Rendement du fournisseur

INFC et le fournisseur du contrat d'appui à la gestion des services ont convenu, dans l'ENS, de diverses normes de services. L'ENS faisait état de plusieurs critères de rendement et de normes de rendement acceptable qui ont été utilisées pour évaluer le rendement du fournisseur. Compte tenu de la nature technique des critères de rendement et du volume des transactions devant être surveillées, le fournisseur avait mis en place des mécanismes d'alerte dans son logiciel afin d'assurer le suivi des statistiques et de signaler les occurrences où le rendement était inférieur aux niveaux acceptables. L'on a constaté que la GI/TI surveillait le statut des occurrences importantes et faisait en sorte qu'il n'était pas nécessaire d'utiliser des procédures et paliers d'intervention pour les résoudre.

La raison pour laquelle l'on ne pouvait pas trouver les documents ou que ceux-ci n'étaient pas uniformes, entre factures semblables, est qu'il n'existait pas de politiques ou de procédures écrites pour assurer que les travaux étaient exécutés de façon uniforme par divers agents de projet ou par le même agent de projet à différentes occasions.

En raison de documents incomplets ou irréguliers, le sous-ministre ne pourrait peut-être pas justifier le montant de fonds fédéraux payés au fournisseur.

Recommandations Plan d'action de la direction
2.1 Il est recommandé que la GI/TI formalise son processus actuel de vérification et d'approbation de factures en préparant des procédures écrites. La GI/TI pourrait envisager d'inclure des listes de vérification des dossiers pour s'assurer que tous les principaux documents sont archivés. 2.1 La direction est d'accord. La GI/TI formalisera ses procédures de vérification des factures de façon à refléter les procédures en place au sein de la GI/TI. En outre, des schémas du processus préparés par la Vérification interne en consultation avec la GI/TI au cours de la présente vérification, seront intégrés, en même temps que les listes de vérification des dossiers, à la documentation écrite.
Sous-ministre adjoint responsable : Su Dazé
Date d'échéance : 31 décembre 2011

6.3 Supervision

La Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor stipule que le Parlement et les Canadiens s'attendent à ce que le gouvernement fédéral soit bien géré, ce qui comprend une gestion prudente des fonds publics, la protection des biens publics et l'utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques. Il incombe à l'administrateur général de veiller à l'établissement, à la mise à jour, à la surveillance et à l'examen du système ministériel de contrôle interne afin d'atténuer les risques dans les principales catégories suivantes :

  • L'efficacité et l'efficience des programmes, opérations et gestion des ressources, notamment la protection des bien publics;
  • La fiabilité des rapports financiers;
  • Le respect des lois, des règlements, des politiques et des pouvoirs délégués.

L'on s'attendait à ce que la GI/TI mettrait en place des procédures adéquates de supervision afin d'assurer que plus d'une personne participerait à l'approbation de principaux documents à l'appui, à la vérification des factures, à la recommandation pour paiement et à l'approbation en application de l'article 34 de la LGFP.

Résultats de la vérification - Politiques et programmes

Observation
Risque faible
Factures des fournisseurs pour services professionnels

La GI/TI s'est prévalue du contrat pour services professionnels afin de répondre à ses besoins organisationnels. Les consultants ont été payés par le fournisseur du contrat. Ils ont travaillé côte à côte avec les employés d'INFC et leurs feuilles de temps étaient approuvées par leur superviseur immédiat d'INFC.

L'on a constaté que les factures du fournisseur qui avait assuré les services professionnels ne faisaient pas l'objet d'une surveillance adéquate. Le processus suivi pour ces factures, en particulier, permettait à la même personne de signer les feuilles de temps à l'appui, d'effectuer la vérification des factures et de recommander la facture pour paiement. Dans un cas, l'on a découvert que c'est la même personne qui avait effectué la vérification des factures et recommandé la facture pour paiement qui fournissait l'approbation en application de l'article 34 de la LGFP.

Factures de deux fournisseurs

L'on a constaté, pour les factures du fournisseur qui assurait l'appui à la gestion des services et du fournisseur qui assurait les services professionnels, que la recommandation pour paiement n'était pas toujours fournie à la personne qui signait l'approbation en application de l'article 34 de la LGFP.

La supervision réduite des factures pour services professionnels est un résultat des restrictions supplémentaires appliquées au processus de vérification des factures qui étaient nécessaires pour s'assurer que les taux journaliers payés par INFC au fournisseur demeuraient confidentiels. Le processus a été modifié afin de limiter la participation au processus au gestionnaire immédiat et au gestionnaire du Centre financier dont les fonds servaient à payer la facture. Lorsque le gestionnaire du consultant exerçait aussi les fonctions de gestionnaire du Centre financier, la surveillance était réduite encore plus. En ce qui a trait aux factures en provenance des deux fournisseurs, la recommandation avant d'approuver la facture n'était pas présente en raison du manque de procédures documentées liées au processus de vérification et d'approbation des factures.

Les effets possibles d'une réduction de supervision au cours du processus de paiement de factures de la GI/TI sont que les risques financiers associés a ce processus peuvent ne pas être atténués. En raison de l'absence de répartition des tâches à l'intérieur du processus de paiement des factures pour services professionnels il n'est peut-être pas possible d'atténuer les risques financiers de base associés à l'approbation du paiement de fonds. Qui plus est, dans le cas de factures en provenance des deux fournisseurs, il serait peut-être difficile de justifier l'approbation en application de l'article 34 de la LGFP sans recommandation de paiement documentée.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction
3.1 Voir la recommandation 2.1 dans la Section 6.2 Documentation. Ne s'applique pas
Gestionnaire responsable :  
Échéance :  
Recommandation(s) Plan d'action de la direction

3.2 Pour les factures liées au contrat des services professionnels, le processus devrait néanmoins permettre à la GI/TI de restreindre l'accès aux taux journaliers payés au fournisseur. Il est recommandé que la vérification des factures et la recommandation soit effectuées par deux gestionnaires différents qui ont déjà accès aux taux journaliers.

Il est également recommandé que le processus d'approbation de la vérification des factures exige que des personnes différentes recommandent et approuvent la facture.

3.2 La direction est d'accord. L'accès aux taux journaliers n'est donné qu'aux personnes qui ont besoins de les connaître. Nous ferons en sorte que la vérification des factures, la recommandation et l'approbation soit effectuées par au moins deux personnes différentes. Cette consigne sera intégrée à la documentation écrite liée à ces processus.
Gestionnaire responsable : Su Dazé
Échéance : 31 décembre 2011

6.4 Rôle du contrat pour services professionnels

Le greffier du Conseil privé a proposé les approches suivantes dans le cadre de ses solutions de court à moyen terme pour tous les ministères dans le Plan de renouvellement de la fonction publique de 2010-2011 :

  • Le recrutement : La fonction publique doit embaucher des diplômés talentueux et recruter des personnes à mi-carrière, qui reflètent la diversité du Canada et viennent combler les lacunes sur le plan des compétences, qui ont été identifiées dans le cadre de la planification intégrée;
  • Le perfectionnement des employés : Pour être à la hauteur de nos activités, nous devons améliorer nos méthodes d'apprentissage et de gestion des talents, de planification de la relève et du rendement en donnant priorité aux cadres intermédiaires et au transfert des connaissances, de façon à assurer la transition de « l'éthos professionnel » des gestionnaires aux générations suivantes.

L'on s'attendait à ce que la GI/TI assurerait les compétences clés au sein de son propre effectif afin de fournir la capacité interne requise pour rencontrer ses objectifs. Compte tenu de la complexité technique et de l'importance stratégique de l'application SPGII, l'on s'attendait à ce que la GI/TI constitue la capacité interne lui permettant d'évaluer la nature technique des produits livrables décrits dans le contrat. L'on s'attendait également que la capacité de planification stratégique serait mise au point à l'interne.

Observation portant les résultats de la vérification - Régie

Observation
Risque faible

La GI/TI s'est prévalue du contrat pour services professionnels pour répondre à ses besoins organisationnels selon les besoins.

L'on a constaté que les consultants en services professionnels exerçaient divers rôles de GI/TI, de l'appui à la gestion de projets à l'appui à la haute direction en passant par l'architecture des portails. Certains consultants exerçaient des fonctions liées au SPGII, mais d'autres fournissaient des services professionnels pour la planification stratégique et pour l'élaboration de projets internes de GI/TI.

L'on a constaté que bien que les AT qui définissaient les travaux requis en vertu du contrat ne portaient que sur une période brève, elles étaient amendées à plusieurs reprises afin de prolonger la date d'achèvement des travaux. Une AT qui comportait de multiples amendements portait sur trois années de travaux.

L'utilisation par la GI/TI de consultants pour répondre à ses besoins organisationnels était attribuable à des difficultés en matière de prévision des ressources requises pour répondre aux besoins opérationnels changeants liés à la croissance rapide d'INFC et aux demandes accrues des programmes de paiements de transfert du Plan d'action économique.

En raison de l'utilisation d'entrepreneurs par la GI/TI pour combler des postes de longue durée au sein de ses opérations, des ressources financières importantes ont été et continuent à être dépensées pour les contrats de fournisseurs. En outre, le savoir collectif acquis par les consultants risque de ne pas être retenu par la GI/TI.

Il est reconnu que la GI/TI a pris des mesures visant à réduire leur utilisation du contrat pour services professionnels en ayant recours au processus d'Échanges Canada pour embaucher des spécialistes en GI/TI du secteur privé pour des périodes allant jusqu'à 4 ans à la fois.

Recommandation(s) Plan d'action de la direction

4.1 Il est recommandé que la GI/TI se concentre sur le développement d'une capacité interne à l'aide d'employés nommés pour une durée indéterminée dans la mesure du possible et d'employés nommés pour une durée déterminée lorsque le besoin est limité dans le temps. INFC réalisera d'importantes économies opérationnelles si la GI/TI réduit son budget de contrats et développe la capacité interne pour satisfaire à ses besoins organisationnels.

4.1 La direction est d'accord. Avant d'utiliser des mécanismes existants ou nouveaux d'acquisition de services professionnels, la direction évaluera ses besoins à court et à long terme et effectuera une analyse du « faire ou faire faire » afin de justifier l'utilisation des ressources sous contrat à la place d'employés nommées pour une durée indéterminée.

La direction évaluera également ses besoins en ressources à long terme et va développer une stratégie pour créer une capacité interne afin de conserver le savoir collectif au sein de la GI/TI et/ou de créer des postes supplémentaires de durée indéterminée afin de subvenir aux besoins opérationnels permanents. La stratégie comprendra des buts de développements pour la capacité interne ainsi que les dates d'échéances.

Sous-ministre adjoint responsable : Su Dazé
Date d'échéance : 31 mars 2012

7. Opinion de vérification

Selon les éléments probants réunis, l'on a constaté que dans l'ensemble, de bonnes pratiques de gestion ont été mis en place à l'appui des activités de gestion des relations avec les fournisseurs à contrat, dans la mesure où celles-ci : sont appropriées; appuient efficacement la réalisation de la stratégie d'INFC en matière de TI; assurent le respect des politiques et le processus de passation de marchés pour la TI (conformément à la définition du gouvernement du Canada et aux pratiques exemplaires normalisées de l'industrie de la TI); atténuent les risques les plus élevés.

La vérification a également signalé les trois domaines suivants à l'égard desquels la direction bénéficierait du renforcement des pratiques de gestion :

  • Les normes de documentation doivent être renforcées afin d'appuyer les travaux déjà effectués.
  • Il y aurait lieu de prévoir davantage de procédures de surveillance à l'intérieur du processus de vérification des factures pour services professionnels.
  • Il existe une opportunité de développer la capacité interne au sein de la GI/TI tout en réduisant le coût global d'exploitation d'INFC.

8. Énoncé d'assurance

D'après le jugement professionnel de la dirigeante principale de la vérification et de l'évaluation, suffisamment de procédures de vérification appropriées ont été effectuées et suffisamment de preuves ont été réunies pour appuyer l'exactitude des conclusions contenues dans le présent rapport. Les résultats et conclusions de la vérification sont fondés sur des observations et analyses de conditions telles qu'elles existaient à la date de la vérification et comparées à des critères établies convenues avec la direction.

Les résultats s'appliquent uniquement à l'organisation examinée. Les preuves ont été réunies conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.

Annexe A : Liste des critères de vérification

Critères de vérification

1.1.1 Prestation du rendement :

La prestation du rendement à l'aide d'ententes de niveaux de services, d'énoncés de travail et/ou d'autres indicateurs de rendement est surveillée par INFC fréquemment et de façon habituelle; les questions de rendement sont signalées au fournisseur régulièrement.

1.1.2 Examen de la prestation :

INFC examine le rendement global des fournisseurs régulièrement et présente des rapports sur l'état du rendement à la haute direction d'INFC.

1.1.3 Processus d'application :

Les processus d'application sont surveillés par la GI/TI d'INFC et évalués en fonction de leur caractère fonctionnel (le rendement des processus d'application est conforme aux attentes).

1.1.4 Services d'exploitation :

Les processus d'exploitation sont surveillés par la GI/TI d'INFC et évalués.

1.2.1 Facturation des produits et des services :

La facturation est examinée avant le paiement à des fins de précision et de comparaison au budget et reflète des modifications apportées en raison du processus de contestation et de l'approbation en application des articles 32, 33 et 34 de la LGFP.

Date de modification :