Vérification interne des frais de voyage, d'accueil et de transactions par cartes d'achat (Résumé)

Objectifs et étendue de la vérification

Objectifs et étendue de la vérification

L'objectif de la vérification était de fournir à la direction d'INFC l'assurance raisonnable quant à :

  • L'efficacité des contrôles internes appliqués de façon à gérer les risques liés à l'administration des fonds ministériels pour les voyages, les activités d'accueil et l'utilisation des cartes d'achat;
  • La conformité aux normes relatives à l'admissibilité des dépenses relatives aux frais de voyage, d'accueil et de dépenses effectuées par cartes d'achat;
  • L'exactitude des données inscrites au système financier d'INFC et de celles maintenues par Industrie Canada; et,
  • La divulgation des frais de voyage et d'accueil affichés sur le site Internet du ministère.

La vérification couvrait la période de 19 mois allant du 1er avril 2003 (c'est-à-dire le moment où le Bureau de l'infrastructure ne faisait plus partie intégrante du Secrétariat du Conseil du Trésor) au 31 octobre 2004. La vérification, mené par Conseils et vérification Canada entre le 12 janvier et le 31 mars 2005, fut basé sur un échantillon de transactions sélectionné de façon systématique.

Observations de vérification Réponse de la direction
Contrôles internes
Les mécanismes de contrôle prévus en vue de contrer les risques associés aux transactions de voyage, d'accueil, et faits par cartes d'achat, sont - pris globalement - adéquats au titre de l'autorisation et de l'approbation des dépenses, quoique non appliqués de façon toujours rigoureuse (quelques irrégularités concernant leur autorisation préalable et leur approbation ont été constatées). Les mécanismes de contrôle interne de mise en paiement appliqués par Industrie Canada se sont aussi révélés adéquats et habituellement bien appliqués, bien que certaines irrégularités (erreurs ou explications insuffisantes) aient été constatées. Cependant INFC n'est pas en mesure de contre valider l'application faite par Industrie Canada des mécanismes de contrôle normalement prévus en regard de la mise en paiement. Néanmoins, INFC demeure ultimement imputable d'assurer le bon usage des fonds mis à sa disposition par le Parlement et est ainsi responsable des transactions de paiement. À titre de saine gouvernance, des preuves supplémentaires sont donc nécessaires pour qu'INFC puisse fonder sa confiance sur les procédures en place à Industrie Canada.

En réponse à la vérification, la direction financière d'INFC a élaboré des procédures détaillées afin de clarifier l'exigence entourant l'autorisation et l'approbation adéquates des dépenses. La direction a également offert plus de formation, tant aux agents financiers qu'aux gestionnaires et leur personnel ayant des responsabilités financières.

En ce qui a trait à la procédure de paiement, la direction financière d'INFC considère que l'entente formelle entre INFC et Industrie Canada définit clairement le rôle d'Industrie Canada comme ayant le pouvoir de payer les dépenses, et ce en conformité avec les exigences législatives et les règlements applicables. Néanmoins, INFC continuera le dialogue régulier avec Industrie Canada et commencera à tenir un registre officiel des problèmes liés à la conformité issus de ce dialogue afin que ces problèmes soient réglés sans délai.

Conformité
Malgré certaines irrégularités relevées au titre de l'autorisation préalable et parfois de l'approbation, les transactions au titre des frais de voyage au montant de 78 669 $, des frais d'accueil au montant de 47 504 $, et des transactions par cartes d'achat au montant de 598 548 $, représentent néanmoins raisonnablement, à tous égards importants, les coûts admissibles conformément aux politiques gouvernementales en vigueur (un nombre relativement élevé d'irrégularités en matière d'autorisation préalable a été identifié pour les transactions par cartes d'achat).

La direction financière d'INFC poursuivra la pratique actuelle qui a mené à un opinion de conformité de la part des vérificateurs. En ce qui a trait aux cartes d'achat, où on a note des irrégularités plus fréquentes (il s'agissait d'autorisations obtenues mais pas bien documentées), la direction financière d'INFC a, depuis octobre 2005, mis en place un nouveau processus qui élimine le risque identifié, ayant pour résultat que seuls les détenteurs des cartes les utiliseront.

Concordance des données
Les données relatives aux frais de voyage, d'accueil et de transactions par cartes d'achat sont reflétées de façon exacte au système financier d'INFC et concordent avec celles maintenues par Industrie Canada.

La direction financière d'INFC poursuivra la pratique actuelle.

Divulgation proactive
De façon générale, le site Internet d'INFC reflète adéquatement les transactions de frais de voyage et d'accueil.

La direction financière d'INFC poursuivra la pratique actuelle.

Principales recommandations

Il est recommandé que la direction financière d'INFC :

  • assure la formation appropriée en matière de responsabilités financières et d'application des politiques et dispositions législatives, tant auprès des employés et gestionnaires qui ont l'autorité de signer et qui approuvent les transactions (sous les articles 32 et 34 de la LGFP), que des employés de la direction financière d'INFC qui sont responsables d'assurer la conformité des transactions avant paiement (selon les dispositions de l'article 33 de la LGFP);
  • refuse, ou exige qu'Industrie Canada refuse, la mise en paiement des dépenses effectuées sans les autorisations préalables normalement requises et la documentation pertinente à l'appui;
  • effectue une vérification « pré-paiement » sur base de sondages correspondant aux dispositions de l'article 33 de la LGFP préalablement à l'acheminement des documents à Industrie Canada pour paiement (cette vérification devrait permettre à INFC de s'assurer que l'ensemble des autorisations et que la documentation pertinente soient jointes aux relevés de comptes);
  • obtienne, à titre de saine gouvernance, de la part d'Industrie Canada, une déclaration périodique de conformité (de traitement approprié des paiements selon les politiques gouvernementales en vigueur et de conservation des documents) pour l'exercice financier s'appliquant à toute transaction présentée pour paiement à Industrie Canada et imputable à INFC. De plus, la direction financière d'INFC devrait prendre connaissance d'une telle déclaration et agir promptement au cas où des problèmes seraient soulevés.

(Référer au rapport complet pour plus de détails)

Renseignements :

Infrastructure Canada
(613) 948-1148
Numéro sans frais : 1-877-250-7154
TTY: 1-800-465-7735
info@infc.gc.ca

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