Vérification interne du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII)

En mai 2005, le Comité ministériel de vérification et d'évaluation à Infrastructure Canada a approuvé la tenue d'une vérification d'attestation de la qualité du système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII).

La vérification avait pour objet d'évaluer l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son développement. Le rapport de vérification différencie entre deux volets, soit l'exploitation et l'amélioration du système SPGII – volet qui comprend la collecte de données dans le but de répondre aux besoins en matière de suivi des projets réalisés aux termes du Programme infrastructures Canada (PIC), du Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR), du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique (FCIS), du Fonds sur l'infrastructure frontalière (FIF), et, dans le futur, aux besoins du Fonds provenant de la taxe sur l'essence et du Fonds destiné au transport en commun. Pour ce premier volet, les résultats de la vérification sont essentiellement favorables.

Le deuxième volet, Renouvellement du SPGII, englobe les changements et les investissements nécessaires à la réalisation d'une partie plus générale des activités et du mandat du Ministère, ce qui comprend l'enrichissement et le transfert des connaissances, les partenariats stratégiques, la collaboration et la recherche, ainsi que les exigences ministérielles. La vérification a révélé que ce volet devrait être réévalué. Le projet de renouvellement du SPGII sera mis en suspens jusqu'à ce qu'une évaluation approfondie du projet soit réalisée.

Les gestionnaires ont accepté les recommandations des vérificateurs et préparé un plan d'action pour y répondre.

1. Sommaire

Contexte

Le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) a été conçu pour aider les organismes de mise en œuvre et Infrastructure Canada à assumer leurs responsabilités relatives à l'administration du Programme infrastructures Canada (PIC). Le SPGII constitue un système de soutien en matière de technologie de l'information conçu pour aider les gestionnaires et les intervenants (municipalités et organismes de mise en œuvre fédéraux et provinciaux) à gérer les milliers de projets financés aux termes du programme. L'approbation définitive du projet et le pouvoir d'engager des dépenses pour la conception, l'exploitation et la gestion du SPGII ont été accordés par le Conseil du Trésor, au coût initial estimatif de 10,1 millions de dollars.

Le SPGII est un système de gestion de programmes axé sur les cycles de vie des projets. Il permet d'enregistrer des projets, d'obtenir des renseignements sur l'état du projet, de surveiller les jalons, de suivre les avantages et les paiements, et de mettre en mémoire les analyses de la diligence raisonnable et les documents connexes tout au long de la durée de vie d'un projet. Le SPGII permet également de produire, grâce aux technologies Web, des rapports sur tous les aspects de l'évolution du projet durant son cycle de vie à l'intention d'Infrastructure Canada, des intervenants et du grand public. Il contient une base commune de données à jour et complète.

Le SPGII a été pensé et conçu pour soutenir le PIC, un programme de 2,05 milliards de dollars créé en 2000 pour améliorer l'infrastructure dans les collectivités urbaines et rurales du Canada et la qualité de vie par des investissements visant à protéger l'environnement et à soutenir la croissance de la collectivité et la croissance économique à long terme. Presque tous les fonds du PIC ont été affectés et près de 3 000 projets financés aux termes du PIC ont été annoncés.

Le SPGII devrait soutenir cinq programmes subséquents :

Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique (FCIS) – Un fonds de quatre milliards de dollars destiné aux projets de grande importance à l'échelle fédérale et régionale dans les secteurs essentiels au maintien de la croissance économique et à l'amélioration de la qualité de vie des Canadiens.
Fonds sur l'infrastructure frontalière (FIF) – Un fonds de 600 millions de dollars qui vise certains des postes frontaliers Canada-États-Unis les plus achalandés. Le FIF a été créé en reconnaissance du fait que les passages frontaliers du Canada et leurs accès routiers sont essentiels à la croissance et à la prospérité économiques.
Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR) – Un programme d'un milliard de dollars annoncé en 2003 pour soutenir des projets d'infrastructure municipale de plus petite envergure visant l'amélioration de la qualité de vie, le développement durable et les possibilités économiques, surtout dans les plus petites collectivités. Le FIMR comprend un volet visant à répondre aux besoins en infrastructures des collectivités des Premières nations. On procède actuellement à des négociations avec chaque province et chaque territoire pour établir des ententes visant la cogestion du fonds.
Fonds provenant de la taxe sur l'essence (FTE) – Dans le cadre du budget de 2005, on a annoncé que l'on verserait, au cours des cinq années subséquentes, cinq milliards de dollars provenant de la taxe sur l'essence pour appuyer les villes et les collectivités, conformément aux modalités des ententes conclues aux termes du Nouveau pacte.
Fonds destiné au transport en commun (FTC) – On a conçu le Fonds destiné au transport en commun pour contribuer à la réalisation des objectifs environnementaux du gouvernement canadien en offrant un soutien ciblé pour l'infrastructure de transport en commun dans les collectivités canadiennes. Le Fonds destiné au transport en commun, qui prend appui sur l'aide financière consentie dans le cadre de programmes d'infrastructure existants ainsi que sur les fonds provenant de la taxe sur l'essence (FTE), procurera du financement aux collectivités dotées d'un réseau de transport en commun en vue de contribuer à l'obtention de résultats nationaux communs liés à la propreté de l'air et à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. En 2005-2006, 400 millions de dollars ont été affectés.

Les activités du SPGII sont réalisées dans le cadre de deux volets distincts :

Les opérations et les améliorations du SPGII – Ce volet comprend l'exploitation et l'amélioration du système, lequel recueille des données dans le but de répondre aux besoins en matière de suivi des projets réalisés aux termes du PIC, du FIMR, du FCIS et du FIF, et, dans le futur, aux besoins du Fonds provenant de la taxe sur l'essence et du Fonds destiné au transport en commun.
Le renouvellement du SPGII – Ce volet englobe les changements et les investissements nécessaires à la réalisation d'une partie plus générale des activités et du mandat du Ministère, ce qui comprend l'enrichissement et le transfert des connaissances, les partenariats stratégiques, la collaboration et la recherche, ainsi que les exigences ministérielles.

Par conséquent, le rapport de vérification établit la distinction entre, d'une part, les opérations et les améliorations du SPGII, et, d'autre part, le renouvellement du SPGII dans la présentation des constatations et des conclusions des vérificateurs.

Aux fins du présent rapport de vérification, les expressions « opérations et améliorations du SPGII » et « renouvellement du SPGII » désignent les activités décrites respectivement aux points 1 et 2 ci-dessus.

Justification de la vérification

Le 20 mai 2005, le Comité de vérification et d'évaluation du Ministère (CVEM) d'Infrastructure Canada (INFC) a approuvé la réalisation d'une vérification d'attestation de la qualité du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) dans le cadre du plan de vérification.

Objectifs et portée de la vérification

L'objectif de la vérification d'attestation de la qualité du SPGII consistait à évaluer :

l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII, ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son enrichissement;
l'efficacité de la gestion des risques du projet du SPGII associés aux processus susmentionnés, en particulier les risques liés aux investissements dans le renouvellement du SPGII et aux changements connexes touchant la portée et les exigences.

L'évaluation du cadre de contrôle de la gestion comprenait l'examen des éléments suivants :

la gouvernance du SPGII (améliorations actuelles et futures). Cet élément comprenait un examen des mandats des divers organismes dirigeants chargés de la conception et du développement du SPGII, ainsi que des rôles et des responsabilités des principaux cadres supérieurs dans la prise de décisions au sujet du SPGII;
l'efficacité des contrôles de gestion des relations et des attentes des partenaires. Cet élément comprenait un examen de l'efficacité des ententes conclues avec les partenaires et de la gouvernance;
les ressources disponibles; cet élément comprenait la détermination des coûts du SPGII (passés, actuels et prévus) et des ressources humaines (internes et contractuelles). On a évalué l'efficacité des processus en place pour la surveillance et le contrôle des coûts, ainsi que pour la présentation de rapports sur les coûts.

Période couverte par la vérification

La vérification a été effectuée entre le 17 janvier 2006 et le 31 mars 2006 et comportait un examen des pratiques existantes au moment de la vérification sur place, laquelle a pris fin le 17 mars 2006.

Conclusion des vérificateurs

À notre avis, d'après notre jugement professionnel en tant que vérificateurs, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été suivies, conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne établies par l'Institut des vérificateurs internes. De plus, les éléments probants recueillis soutiennent l'exactitude des conclusions présentées dans le rapport. On a élaboré des critères dans le but d'établir un cadre aux fins de la vérification de la mesure dans laquelle le SPGII a satisfait aux objectifs de la vérification. On s'est servi du cadre des critères de contrôle (modèle établi par le Conseil sur les critères de contrôle) de l'Institut Canadien des Comptables Agréés pour établir les critères. Le chef de la Vérification interne a évalué la pertinence des critères et a approuvé ces derniers avant la mise en œuvre du plan de vérification. Par conséquent, les éléments probants recueillis donnent aux cadres supérieurs une assurance raisonnable quant à l'exactitude des conclusions découlant de la vérification.

Structures de gouvernance et de responsabilisation

Opérations et améliorations du SPGII

Le cadre de gouvernance et de responsabilisation qui était en vigueur dans le passé ne convient plus au nouvel environnement plus complexe du SPGII compte tenu des plus grandes exigences des programmes et de la participation de multiples unités organisationnelles au sein d'INFC. Il faut établir une structure de gouvernance et de responsabilisation plus officielle et plus vaste pour s'assurer que tous les intervenants jouent des rôles appropriés quant à la détermination de l'orientation stratégique, à la planification, à l'établissement des priorités, à l'affectation des ressources, ainsi qu'à la gestion des exigences et des attentes.

Renouvellement du SPGII

La structure de gouvernance et de responsabilisation liée au renouvellement du SPGII n'est pas efficace, car elle ne permet pas de soutenir la gestion des risques associés à la conception, à l'élaboration et à la mise en œuvre relatives au renouvellement du SPGII.

La structure fonctionnelle de prise de décisions nécessaire à l'orientation du renouvellement du SPGII, auquel participent les principaux cadres supérieurs, n'a pas été établie.
Bon nombre des documents clés et fondamentaux nécessaires à la définition de la vision et des objectifs du futur SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées. Il s'agit notamment du plan stratégique en matière de GI-TI, qui comprend des volets du plan de ressources humaines en GI-TI, une stratégie de communication et l'analyse de rentabilisation concernant le renouvellement du SPGII.
On n'a pas créé de bureau de projet officiel aux fins du renouvellement du SPGII.

Gestion des relations et des attentes des partenaires

Opérations et améliorations du SPGII

La gestion des relations et des attentes est très efficace. La participation des intervenants était évidente pour ce qui est de l'élaboration, de l'exploitation et des environnements de changement/d'amélioration liés aux programmes soutenus par le SPGII. Les intervenants ont participé à la détermination des exigences opérationnelles, des règles administratives et de la mise en œuvre des programmes dans le SPGII. Il existe un cadre pour les changements et les améliorations, ainsi qu'un mécanisme de production de rapports propres à une région ou des rapports généraux. La Direction de la GI-TI a établi un contact avec le gestionnaire chargé des nouveaux programmes afin de déterminer les besoins et de contribuer à l'établissement des paramètres de la participation des provinces.

À l'aide de la nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation recommandée, on pourra assurer, dans l'avenir, l'efficacité continue de la gestion des relations et des attentes.

Renouvellement du SPGII

Le cadre de contrôle de la gestion applicable à la gestion des relations et des attentes des partenaires, dans le cadre du renouvellement du SPGII, n'est pas efficace. La vérification a révélé que même si le SPGII a continué de surveiller et de gérer les nouvelles exigences et les attentes de ses partenaires traditionnels dans les secteurs de programme :

les résultats attendus du projet ne sont pas clairement définis ni bien compris par les intervenants à l'interne;
les intervenants à l'interne estiment ne pas avoir participé de façon adéquate à l'élaboration des documents relatifs au projet de renouvellement du SPGII et ignorent de quelle façon on a utilisé la rétroaction qu'ils ont fournie;
de nombreux documents liés au renouvellement du SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées; cela est en partie attribuable aux questions liées à la détermination et à la gestion des attentes des intervenants.

Gestion des risques

Le SPGII ne comporte aucune méthode de gestion des risques systématique et holistique. Les méthodes de gestion des risques du SPGII sont de nature opérationnelle et visent la gestion des risques liés au système d'exploitation et à la mise en œuvre des changements et des améliorations dans le cadre des plans établis. On abordera la question des pratiques et des stratégies de gestion des risques du SPGII dans le plan stratégique en matière de GI-TI (en cours d'élaboration).

Ressources disponibles

Les processus mis en place pour la surveillance et le contrôle des coûts, ainsi que la présentation de rapports sur les coûts pour l'environnement actuel du SPGII sont suffisants et efficaces. Le processus d'autorisation de tâches mis en place permet de veiller à ce que les coûts liés à la détermination et à la mise en œuvre des changements soient établis et contrôlés. On surveille le rendement au niveau opérationnel et on fait rapport à ce sujet. Ces coûts sont liés aux activités permanentes et cycliques prévues dans le contrat octroyé à CGI.

Le processus de surveillance et de contrôle des coûts, ainsi que de préparation de rapports sur les coûts du projet de renouvellement du SPGII, est tributaire de l'établissement d'une structure de gouvernance et de responsabilisation efficace, de la définition et de la mise en œuvre des processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources, ainsi que de mécanismes efficaces permettant de déterminer et de gérer les attentes des partenaires.

Recommandations

Les recommandations ont été regroupées selon les deux volets : opérations et améliorations du SPGII et renouvellement du SPGII. Toutefois, les recommandations suivantes : recommandation 2 (risques), recommandation 3 (communication), recommandation 4 (risques) et recommandation 5 (continuité des activités), figurant ci-dessous, s'appliquent aux deux volets.

Opérations et améliorations du SPGII

Il est recommandé :

que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, établisse une nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation, des processus d'établissement des priorités et d'affectation des ressources et un cadre stratégique afin de satisfaire aux exigences de l'environnement plus vaste et plus complexe des opérations et des améliorations du SPGII;
que le dirigeant principal de l'information mette en œuvre des stratégies et des pratiques officielles de gestion des risques qui permettront d'assurer la surveillance continue des risques liés au SPGII au moyen d'un cadre et d'indicateurs de risques et d'atténuer systématiquement ces risques;
que le directeur, Services des applications, mette en œuvre des mesures visant à améliorer les méthodes de communication au sein de l'équipe du SPGII et entre le SPGII, les partenaires et les intervenants au sein d'INFC;
que le directeur, Services des applications, définisse plus clairement et documente les risques du SPGII en ce qui a trait aux ressources humaines et élabore un plan d'action en prenant appui sur les initiatives actuelles en matière de RH afin de contrer ces risques;
que le directeur, Services des applications, effectue un examen périodique des exigences relatives à la continuité des activités pour s'assurer que les plans de continuité des activités du SPGII soient à jour et visent à répondre adéquatement aux besoins des clients;
que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes relatifs au SPGII présentés dans le rapport de l'évaluation à mi-parcours de septembre 2005;
que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes énoncés dans l'évaluation de la vulnérabilité du SPGII et que l'on satisfasse aux exigences en matière de sécurité du SPGII;
que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on continue de se pencher sur les problèmes d'intégrité des données, qu'on les règle et que des rapports d'étape réguliers sur les activités relatives à l'intégrité des données soient présentés aux intervenants concernés;
que le dirigeant principal de l'information définisse et collecte l'information sur le rendement permettant de déterminer la mesure dans laquelle le SPGII appuie efficacement les exigences opérationnelles et fournit de la rétroaction sur le rendement du SPGII dans le cadre du processus de planification.

Renouvellement du SPGII

En plus des recommandations 2, 3, 4 et 5 ci-dessus, qui s'appliquent également au volet du renouvellement du SPGII, il est recommandé :

que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, mette sur pied un comité directeur du renouvellement du SPGII pour offrir, à l'échelle du Ministère, une surveillance et une orientation concernant le projet de renouvellement du SPGII. Le comité devrait compter des membres de la haute direction provenant de tous les secteurs du Ministère;
que le dirigeant principal de l'information établisse un bureau de gestion de projet du SPGII et veille à ce qu'un gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII responsable soit clairement désigné;
que le dirigeant principal de l'information s'assure que les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant le renouvellement du SPGII soient clairement définis, approuvés par le comité directeur du renouvellement du SPGII et attribués de façon appropriée;
que le dirigeant principal de l'information envisage de changer le nom du projet de renouvellement du SPGII par un nom qui reflète mieux les objectifs généraux du projet;
que le dirigeant principal de l'information veille à ce qu'un plan de projet soit élaboré aux fins du renouvellement du SPGII; il devra notamment préciser les activités, les produits attendus, les échéanciers et les obligations redditionnelles. Ce plan devra être envoyé au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation;
que le dirigeant principal de l'information veille à ce que le gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII soit responsable de la mise en œuvre et de la gestion du plan de renouvellement du SPGII;
que le dirigeant principal de l'information s'assure que les stratégies et les pratiques de gestion du rendement soient incluses dans le plan du projet de renouvellement du SPGII et la liste des produits attendus devant être envoyés au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation.

2. Introduction

2.1 Contexte

Le SPGII a été conçu pour aider les organismes de mise en œuvre et Infrastructure Canada à assumer leurs responsabilités relatives à l'administration du Programme infrastructures Canada (PIC). Le SPGII constitue un système de soutien en matière de technologie de l'information conçu pour aider les gestionnaires et les intervenants (municipalités et organismes de mise en œuvre fédéraux et provinciaux) à gérer les milliers de projets financés aux termes du programme. L'approbation définitive du projet et le pouvoir d'engager des dépenses pour la conception, l'exploitation et la gestion du SPGII ont été accordés par le Conseil du Trésor, au coût estimatif de 10,1 millions de dollars.

Le SPGII est composé des sous-systèmes suivants :

Entrée et enregistrement des demandes
Suivi des activités
Surveillance des coûts
Vérification des avantages
Diligence raisonnable
Rapports
Sous-systèmes et applications connexes

L'architecture du système est basée sur les normes de l'industrie et des produits logiciels et informatiques de systèmes ouverts. Il s'agit d'un produit commercial. On a lancé un appel d'offres et conclu une entente d'impartition avec CGI pour l'élaboration, la construction, l'installation et l'exploitation du SPGII. L'entrepreneur offre des services de dépannage, ainsi que des services de soutien et de formation aux utilisateurs finaux. Les contrats actuels prennent fin en juin 2006. Le processus d'approvisionnement est actuellement en cours en vue du lancement d'un nouvel appel d'offres concernant les ententes d'impartition actuelles.

On avait prévu que le SPGII serait un système dont la durée de vie serait limitée à six ans et dont l'échéance coïnciderait avec la fin du PIC, c'est-à-dire le 31 mars 2007. Le SPGII s'est avéré être un modèle donnant d'excellents résultats pour ce qui est de la gestion des opérations des programmes d'infrastructure dans un contexte intergouvernemental. On a présenté deux fois le SPGII lors de l'exposition sur la technologie dans l'administration gouvernementale (GTEC), et ce dernier s'est vu décerner la médaille d'or pour la prestation de services.

On a prolongé la durée de vie du SPGII à la suite de la création de nouveaux programmes d'infrastructure dont la durée de vie est plus longue. Dans ce contexte, on devra apporter de nouvelles améliorations au système pour le rendre durable pendant une période prolongée tout en satisfaisant aux exigences des nouveaux programmes d'infrastructure et autres programmes créés depuis l'établissement du PIC, ce qui comprend notamment les nouvelles exigences en matière de diligence raisonnable, de surveillance et de rapports.

Le SPGII devrait soutenir cinq nouveaux programmes :

Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique(FCIS) – Un fonds de quatre milliards de dollars destiné aux projets de grande importance à l'échelle fédérale et régionale dans les secteurs essentiels au maintien de la croissance économique et à l'amélioration de la qualité de vie des Canadiens.
Fonds sur l'infrastructure frontalière (FIF) – Un fonds de 600 millions de dollars qui vise certains des postes frontaliers Canada-États-Unis les plus achalandés. Le FIF a été créé en reconnaissance du fait que les passages frontaliers du Canada et leurs accès routiers sont essentiels à la croissance et à la prospérité économiques.
Fonds sur l'infrastructure municipale rurale (FIMR) – Un programme d'un milliard de dollars annoncé en 2003 pour soutenir des projets d'infrastructure municipale de plus petite envergure visant l'amélioration de la qualité de vie, le développement durable et les possibilités économiques, surtout dans les plus petites collectivités. Le FIMR comprend un volet visant à répondre aux besoins en infrastructures des collectivités des Premières nations. On procède actuellement à des négociations avec chaque province et chaque territoire pour établir des ententes visant la cogestion du fonds.
Fonds provenant de la taxe sur l'essence (FTE) – Dans le cadre du budget de 2005, on a annoncé que l'on verserait, au cours des cinq années subséquentes, cinq milliards de dollars provenant de la taxe sur l'essence pour appuyer les villes et les collectivités, conformément aux modalités des ententes conclues aux termes du Nouveau pacte.
Fonds destiné au transport en commun (FTC) – On a conçu le Fonds destiné au transport en commun pour contribuer à la réalisation des objectifs environnementaux du gouvernement canadien en offrant un soutien ciblé pour l'infrastructure de transport en commun dans les collectivités canadiennes. Le Fonds destiné au transport en commun, qui prend appui sur l'aide financière consentie dans le cadre de programmes d'infrastructure existants ainsi que sur les fonds provenant de la taxe sur l'essence (FTE), procurera du financement aux collectivités dotées d'un réseau de transport en commun en vue de contribuer à l'obtention de résultats nationaux communs liés à la propreté de l'air et à la réduction des émissions de gaz à effet de serre. En 2005-2006, 400 millions de dollars ont été affectés.

Le renouvellement du SPGII est un projet complexe et de grande envergure, et compte tenu du fait que l'investissement nécessaire au renouvellement du SPGII est évalué à plus de dix millions de dollars, le Ministère doit obtenir l'approbation du Conseil du Trésor pour pouvoir exécuter le projet. Même si l'analyse de rentabilisation n'est pas finalisée, la présentation visera à demander l'autorisation de dépenser entre 25 et 40 millions de dollars sur une période de cinq ans.

Les activités du SPGII sont réalisées dans le cadre de deux volets distincts :

Les opérations et les améliorations du SPGII – Ce volet comprend l'exploitation et l'amélioration du système, lequel recueille des données dans le but de répondre aux besoins en matière de suivi des projets réalisés aux termes du PIC, du FIMR, du FCIS et du FIF, et, dans le futur, aux besoins du Fonds provenant de la taxe sur l'essence et du Fonds destiné au transport en commun.
Le renouvellement du SPGII – Ce volet englobe les changements et les investissements nécessaires à la réalisation d'une partie plus générale des activités et du mandat du Ministère, ce qui comprend l'enrichissement et le transfert des connaissances, les partenariats stratégiques, la collaboration et la recherche, ainsi que les exigences ministérielles.

Justification de La Vérification

2.2 Objectifs et Portée de la Vérification

Contexte

L'objectif de la vérification d'attestation de la qualité du SPGII consistait à évaluer :

l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII, ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son enrichissement;
l'efficacité de la gestion des risques du projet du SPGII liés aux processus mentionnés ci-dessus, en particulier les risques liés aux investissements dans le renouvellement du SPGII et aux changements connexes touchant la portée et les exigences.

L'évaluation du cadre de contrôle de la gestion comprenait l'examen des éléments suivants :

la gouvernance du SPGII (améliorations actuelles et futures). Cet élément comprenait un examen des mandats des divers organismes dirigeants chargés de la conception et du développement du SPGII, ainsi que des rôles et des responsabilités des principaux cadres supérieurs dans la prise de décisions au sujet du SPGII;
l'efficacité des contrôles de gestion des relations et des attentes des partenaires. Cet élément comprenait un examen de l'efficacité des ententes conclues avec les partenaires et de la gouvernance;
les ressources disponibles; cet élément comprenait la détermination des coûts du SPGII (passés, actuels et prévus) et des ressources humaines (internes et contractuelles). On a évalué l'efficacité des processus en place pour la surveillance et le contrôle des coûts, ainsi que pour la présentation de rapports sur les coûts.

Portée

La portée de la vérification comprenait une évaluation de l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion des risques du projet du SPGII liés à la conception et au développement du SPGII pour le programme actuel (PIC) et les cinq programmes supplémentaires du SPGII (FCIS, FIF, FIMR, Fonds destiné au transport en commun et Fonds provenant de la taxe sur l'essence).

Le FTC et le Fonds provenant de la taxe sur l'essence faisaient l'objet des toutes premières discussions que l'on a tenues pour déterminer si l'on utiliserait le SPGII et, dans l'affirmative, de quelle façon. Par conséquent, aucune activité du SPGII relativement à ces deux programmes n'a pu être examinée dans le cadre de la vérification.

L'environnement actuel du SPGII et les améliorations du SPGII, pour lesquels on se sert du même cadre de contrôle de la gestion(CCG)¹, ont été examinés ensemble. Aux fins du projet de renouvellement du SPGII, on utilise certains éléments du CCG que l'on utilise également pour le SPGII actuel, de même que certaines exigences uniques du CCG.

On a mené des entrevues auprès du personnel technique et du personnel de gestion d'INFC, ainsi qu'auprès des partenaires et des intervenants du SPGII. On a consulté par téléphone les partenaires et les intervenants de l'extérieur de la région de la capitale nationale. Les entrevues à l'interne et à l'externe ont constitué un complément à l'examen des documents relatifs aux processus internes dont l'objectif consistait à vérifier si les processus fonctionnaient selon les plans et à obtenir des renseignements supplémentaires pour évaluer la façon dont les relations et les attentes des partenaires sont gérées.

2.3 Méthode de vérification

Critères de vérification

La vérification a été menée conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et aux normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne établies par l'Institut des vérificateurs internes.

Les critères ont été élaborés dans le but d'établir un cadre aux fins d'évaluation de la mesure dans laquelle le SPGII a satisfait aux objectifs de la vérification. On s'est servi du cadre des critères de contrôle (modèle établi par le Conseil sur les critères de contrôle) de l'Institut Canadien des Comptables Agréés pour établir les critères. Le chef de la Vérification interne a évalué la pertinence des critères et a approuvé ces derniers avant la mise en œuvre du plan de vérification. Les critères figurent ci-après et sont organisés selon l'objectif de vérification auquel ils se rapportent.

Cueillette de renseignements

On a mené des entrevues auprès du personnel technique et du personnel de gestion d'INFC, ainsi qu'auprès des partenaires et des intervenants du SPGII. On a consulté par téléphone les partenaires et les intervenants de l'extérieur de la région de la capitale nationale. Les entrevues à l'interne et l'externe ont constitué un complément à l'examen des documents relatifs aux processus internes dont l'objectif consistait à vérifier si les processus fonctionnaient selon les plans et à obtenir des renseignements supplémentaires pour évaluer la façon dont les relations et les attentes des partenaires sont gérées.

Période couverte par la vérification

Échelle utilisée pour l'évaluation des contrôles

Dans le cadre de l'évaluation du caractère adéquat des pratiques actuelles au regard des critères de vérification, l'échelle suivante a servi à évaluer le caractère adéquat des contrôles. Le texte descriptif a parfois été modifié pour mieux représenter le contrôle évalué.

Totalement inefficace – La direction doit accorder une attention importante en vue d'améliorer ces pratiques.
Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.
Efficace – La majorité des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.
Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

^[1]Un cadre de contrôle de la gestion comprend les éléments d'une organisation (notamment ses ressources, systèmes, processus, culture, structure et tâches) qui, lorsqu'ils sont réunis, aident les gestionnaires et le personnel à atteindre les objectifs organisationnels. Le contrôle est utile dans la mesure où il donne une assurance raisonnable que l'organisation gérera ses risques et, par conséquent, réalisera ses objectifs de façon sûre.

3. Constatation

3.1 Cadre de contrôle de la gestion - SPGII actuel et améliorations du SPGII

Le premier objectif de la vérification consistait à évaluer l'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII, ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son enrichissement.

Un résumé du classement des contrôles qui appuient les critères de vérification concernant le cadre de contrôle de la gestion est présenté dans le tableau ci-dessous. L'analyse détaillée des constatations et des recommandations suit le tableau.

L'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII, ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son enrichissement.

Critères	Très efficace	Efficace	Quelque peu efficace
Les structures de gouvernance et de responsabilisation ont été mises en place pour la gestion du SPGII. Les responsabilités réparties entre les intervenants de l'entité, y compris les partenaires, sont clairement définies et gérées. Les processus, les activités et les structures, qui établissent une gouvernance, des objectifs, des rôles et des responsabilités clairs, ainsi que des modalités de travail et de rapport appropriées, permettent d'assurer une coordination adéquate entre tous les secteurs de l'organisation. La gouvernance appuie la prise de décisions stratégiques et opérationnelles, l'efficience et l'efficacité des opérations et l'atténuation des risques.		√
Le cadre stratégique est adéquat et permet de définir et de surveiller les exigences internes et externes liées à l'exploitation, à la gestion, à la conception et à l'élaboration du SPGII.		√
Les processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources sont en place et permettent de fournir une orientation stratégique, d'établir des plans opérationnels, de fixer les objectifs et les priorités, et d'affecter les ressources financières et humaines, et les autres ressources, conformément aux plans. Les contrôles définissent les ressources et les compétences requises et permettent de s'assurer que l'on possède suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs du SPGII, tenir compte des résultats des évaluations des risques et du rendement antérieur et fournir un soutien essentiel pour la gestion relative à la direction et à la surveillance des opérations. Les contrôles permettent aux employés, aux tiers fournisseurs de services et aux principaux partenaires d'avoir une bonne compréhension des priorités et des limites relatives aux ressources.		√
Les valeurs organisationnelles et l'éthique sont explicites, bien communiquées, bien comprises et constituent la norme à laquelle doivent se conformer tous les employés. Les valeurs organisationnelles comprennent la gestion efficace et juste des ressources humaines, l'intégrité et le professionnalisme. La confiance mutuelle et les valeurs communes orientent la prise de décisions et de mesures des personnes, des groupes et des équipes.	√
Les processus d'information et de communication, formels et informels, sont adéquats pour ce qui est de la qualité, de la quantité et du choix du moment et permettent de fournir une orientation, de fixer les attentes et de surveiller le rendement et la satisfaction des employés. Les processus sont adéquats pour ce qui est de la qualité, de la quantité et du choix du moment et permettent la gestion des relations et des attentes des partenaires et des principaux intervenants du SPGII.		√
Le programme concernant le milieu de travail et la reconnaissance des employés favorise le maintien d'un milieu de travail sain et bien équilibré. Le milieu de travail peut avoir un effet sur l'engagement des employés, le renforcement de la loyauté des employés, la diminution de l'absentéisme et l'engagement à l'égard des autres contrôles opérationnels.	√
Les processus et les pratiques en matière de formation et de renforcement des capacités sont suffisants et permettent d'exécuter les tâches, d'atteindre les objectifs et de veiller à ce que l'on ait la capacité nécessaire pour satisfaire aux futures exigences relatives au SPGII.	√
Les mesures de protection matérielle sont adéquates et permettent d'assurer la sûreté matérielle, la sécurité et la gestion appropriée des ressources humaines, des renseignements et des biens matériels de l'organisation.	√
Les pratiques et les processus relatifs à la gestion du savoir et de l'information permettent de s'assurer que les gens ont accès à des renseignements complets et exacts qui les soutiennent.		√
Les plans de continuité des activités qui reflètent le niveau de risque du SPGII sont complets, à jour, contrôlés et communiqués adéquatement aux principaux intervenants et aux personnes directement concernées. On tient compte des relations et des attentes des partenaires dans le cadre du processus de planification de la continuité des activités liées au SPGII.		√
Contrôle opérationnel et la gestion de projets Les processus et les pratiques relatifs au contrôle opérationnel (répartition des tâches, limites, approbations et autorisations) sont en place et permettent de s'assurer que toutes les activités opérationnelles sont réalisées de façon appropriée et conformément aux directives et aux normes établies. Le régime de gestion de projets couvre la gestion du contenu, de la qualité, des communications, des ressources humaines, des risques, des finances, des problèmes et du contrôle des changements.	√
Contrôles de l'intégrité financière et gestion de l'approvisionnement Le SPGII possède des contrôles adéquats permettant de s'assurer que les transactions financières sont exactes, autorisées et appropriées, et que les pistes de vérification permettant de suivre les changements sur le plan de l'information sont maintenues. Il existe une stratégie d'approvisionnement adéquate permettant de déterminer les exigences et les risques du SPGII relativement aux opérations et au renouvellement. Les processus et les procédures de gestion des activités d'approvisionnement sont adéquats.		√
Les contrôles relatifs à la technologie de l'information en place permettent d'assurer l'intégrité et la sécurité de la technologie de l'information, ainsi que la complétude, l'exactitude et la disponibilité des données.			√
Les méthodes d'analyse de l'environnement comme l'analyse des facteurs économiques, politiques et démographiques, ainsi que la surveillance des principaux indicateurs, comme la satisfaction de la clientèle, fournissent des renseignements solides et à jour sur les facteurs externes existants et les effets de ceux-ci sur les objectifs opérationnels, les risques et les priorités. Cet élément couvre également la surveillance des changements apportés aux cadres réglementaires et législatifs, ainsi que les conditions financières générales auxquelles sont confrontés les principaux fournisseurs. L'existence et l'efficacité de ces mécanismes de surveillance contribuent à la gestion des relations et des attentes des principaux partenaires et intervenants.	√
Les processus, les pratiques et les outils relatifs à la gestion du rendement et à l'amélioration continue couvrent de façon adéquate : La collecte cyclique et régulière, le suivi et la communication des renseignements sur les progrès réalisés, de même que la préparation de rapports sur les progrès; L'établissement et la communication des objectifs en matière de rendement, ainsi que des cibles et des indicateurs de rendement correspondants; L'utilisation de renseignements sur le rendement dans le but de s'assurer que les résultats et les produits sont en harmonie avec les exigences opérationnelles (portée, qualité, gestion des produits); L'intégration de la rétroaction dans le processus de planification.		√
Surveillance de la gestion Les opérations et le personnel sont adéquatement et efficacement surveillés par les gestionnaires, qui sont engagés et disponibles, qui donnent des directives et offrent un soutien selon la complexité des activités, le niveau de délégation et le niveau de compétences des employés. La gestion reflète de façon directe et concrète les valeurs organisationnelles présentées dans les politiques et les procédures officielles.	√
Surveillance des tiers Il existe des mécanismes, comme les vérifications et les autres examens indépendants officiels, qui permettent la vérification indépendante du développement, de l'entretien et de l'exploitation du SPGII.	√

Gouvernance et responsabilisation

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Les processus, les activités et les structures, qui établissent une gouvernance, des objectifs, des rôles et des responsabilités clairs, ainsi que des modalités de travail et de rapport appropriées (y compris les structures des comités) qui étaient efficaces par le passé ne conviennent plus au nouvel environnement plus complexe du SPGII.

La structure de gouvernance et de responsabilisation actuelle a été établie lorsque le SPGII faisait partie, sur le plan organisationnel, de la même direction générale (Opérations du programme) que les programmes qu'il soutenait. La structure ne témoigne plus adéquatement ni ne tient compte du nombre accru de programmes soutenus, de l'ajout des programmes des villes et des collectivités (le FTE et le FTC) et de la récente intégration du SPGII dans la Direction générale des services ministériels.

Une structure de gouvernance et de responsabilisation plus officielle et plus vaste, des processus révisés d'établissement des priorités et d'affectation des ressources et un examen du cadre stratégique sont nécessaires pour s'assurer que tous les intervenants jouent des rôles appropriés quant à la détermination de l'orientation stratégique, à la planification et à l'établissement des priorités, à l'affectation des ressources, ainsi qu'à la gestion des exigences et des attentes.

Il est recommandé :

que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, établisse une nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation, des processus d'établissement des priorités et d'affectation des ressources et un cadre stratégique afin de satisfaire aux exigences de l'environnement plus vaste et plus complexe des opérations et des améliorations du SPGII.

Cadre stratégique

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Le cadre stratégique lié aux programmes (PIC, FIMR, FIF, FCIS) est bien établi, adéquat et permet de définir et de surveiller les exigences relatives à l'exploitation, à la gestion, à la conception et au développement du SPGII aux fins du soutien actuel de ces programmes.

Lorsque la nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation, ainsi que les nouveaux processus d'établissement des priorités et d'affectation des ressources seront suffisamment définis, il faudra évaluer la mesure dans laquelle le cadre stratégique est toujours adéquat et efficace.

Recommandation : Aucune – La recommandation 1 porte notamment sur le cadre stratégique.

Établissement des priorités et affectation des ressources

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Comme c'est le cas pour la gouvernance et la responsabilisation, les processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources établis sont adéquats et permettent d'établir les plans opérationnels, de fixer les objectifs et les priorités et d'affecter les ressources financières et humaines, et d'autres ressources. Toutefois, en raison de l'ajout récent de nouveaux programmes, de la participation d'un plus grand nombre d'organisations d'INFC et de l'intégration de la fonction de GI-TI (ce qui comprend le SPGII) aux Services ministériels, de nouveaux processus d'établissement des priorités et d'affectation des ressources seront nécessaires.

Il n'y a aucune méthode de gestion du risque systématique et holistique dans le SPGII. Les méthodes de gestion du risque du SPGII sont de nature opérationnelle et visent la gestion des risques liés au système d'exploitation et à la mise en œuvre des changements et des améliorations dans le cadre des plans établis. On abordera la question des pratiques et des stratégies de gestion des risques du SPGII dans le plan stratégique en matière de GI-TI (en cours d'élaboration).

Il est recommandé :

2. que le dirigeant principal de l'information mette en œuvre des stratégies et des pratiques officielles de gestion des risques qui permettront d'assurer la surveillance continue des risques liés au SPGII au moyen d'un cadre et d'indicateurs de risques et d'atténuer systématiquement ces risques.

Valeurs organisationnelles et éthique

Très efficace – Aucune mesure n'est requise.

Les entrevues menées ou les documents recueillis n'ont révélé aucun problème lié aux valeurs et à l'éthique. Toutes les personnes interrogées, y compris les clients de l'extérieur, ont indiqué que même s'il existait des problèmes de communication horizontaux au sein de l'équipe (voir le paragraphe ci-dessous - Information et communication), l'équipe chargée du SPGII a travaillé dans un environnement d'intégrité, de professionnalisme, de confiance mutuelle et de valeurs communes.

Recommandation : Aucune

Information et communication

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Les processus de communication, formels et informels, dans le contexte opérationnel du SPGII, sont bien établis et fonctionnent efficacement.

La participation des intervenants était évidente pour ce qui est de l'élaboration, de l'exploitation et des environnements de changement/d'amélioration liés aux programmes soutenus par le SPGII. Les intervenants ont participé à la détermination des exigences opérationnelles, des règles administratives et de la mise en œuvre des programmes dans le SPGII. Il existe un cadre pour les changements et les améliorations, ainsi qu'un mécanisme de production de rapports propres à une région ou de rapports généraux. La Direction de la GI-TI a établi un contact avec le gestionnaire chargé des nouveaux programmes afin de déterminer les besoins et de contribuer à l'établissement des paramètres de la participation des provinces.

Même si tous les intervenants de l'extérieur interrogés étaient positifs au sujet de l'information et de la communication, bon nombre d'entre eux ont cité des cas où les communications ont échoué dans le passé et estiment que la communication horizontale au sein de l'équipe de GI-TI et entre l'équipe de GI-TI et les autres unités organisationnelles d'INFC pourrait être améliorée.

Il est recommandé :

3. que le directeur, Services des applications, mette en œuvre des mesures visant à améliorer les méthodes de communication au sein de l'équipe du SPGII et entre le SPGII, les partenaires et les intervenants au sein d'INFC.

Milieu de travail et reconnaissance des employés

Très efficace – Aucune mesure n'est requise.

On n'a pas abordé l'environnement de travail et la reconnaissance des employés de façon assez approfondie pour pouvoir donner une opinion en matière de vérification. Toutefois, rien n'indique qu'il y ait des problèmes dans ce domaine qui pourraient avoir un effet sur le SPGII. Le site Web interne d'Infrastructure Canada contient un volet complet sur les RH, et les renseignements sur les activités liées au maintien d'un milieu de travail sain et bien équilibré occupent une place importante dans le site.

Recommandation : Aucune

Formation et renforcement des capacités

Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

Les pratiques actuelles en matière de formation et de renforcement des capacités sont adéquates et permettent de faire en sorte que les gens possèdent les compétences nécessaires pour favoriser l'atteinte des objectifs relatifs au SPGII.

Un groupe interne central et des contractuels travaillent dans le but de satisfaire aux exigences en matière de ressources humaines. Les employés sont embauchés en fonction d'un ensemble de compétences essentielles requises, ainsi que des habiletés et des compétences des personnes. On offre aux nouveaux employés une formation particulière supplémentaire relative au SPGII, et on discute des besoins en matière de formation/perfectionnement professionnel durant le processus d'examen du rendement annuel.

On élabore actuellement une stratégie officielle pour les ressources humaines en GI-TI et on a préparé un plan provisoire en matière de ressources humaines en GI-TI, mais celui-ci n'a pas encore été approuvé. Ces documents seront nécessaires pour aider l'équipe de GI-TI à gérer les activités de formation et de renforcement des capacités dans un environnement qui sera de plus en plus complexe et dynamique.

Recommandation : Aucune.

Mesures de protection matérielle

Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

La sécurité matérielle concernant le SPGII est assurée dans le cadre du contrat de gestion des installations/des opérations octroyé à CGI. Le matériel informatique du SPGII se trouve dans un local sécuritaire de CGI.

Recommandation : Aucune

Gestion du savoir et de l'information

Efficace – On satisfait aux exigences de base, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Les processus de documentation relatifs au développement, à l'entretien et à l'amélioration du SPGII sont ceux de l'entrepreneur, c'est-à-dire CGI. Les processus permettent de s'assurer que les renseignements requis sont conservés, disponibles et complets. Les documents conservés par l'équipe de GI-TI et par CGI sont suffisants pour permettre aux personnes d'avoir accès aux renseignements qui les soutiennent et dont elles ont besoin pour atteindre leurs objectifs.

Les dossiers examinés durant la vérification ont prouvé que l'on applique systématiquement les connaissances acquises et les leçons tirées dans le cadre de projets antérieurs aux nouveaux projets ou initiatives.

En raison du petit groupe de ressources internes et du recours aux entrepreneurs, il n'y a que quelques employés clés qui possèdent une bonne partie du savoir collectif. Les contrôles officiels de la gestion du savoir, comme la planification de la relève et la rotation du personnel, posent également des difficultés compte tenu de la nature du travail et du petit nombre de personnes concernées. Bien que le recours à des ressources extérieures atténue certains risques, on craint néanmoins que le départ de l'un de ces employés clés ait un effet sur la capacité de l'équipe du SPGII à atteindre ses objectifs opérationnels et ses objectifs en matière d'amélioration.

Il est recommandé :

4. que le directeur, Services des applications, définisse plus clairement et documente les risques du SPGII en ce qui a trait aux ressources humaines et élabore un plan d'action en prenant appui sur les initiatives actuelles en matière de RH afin de contrer ces risques.

Plans de continuité des activités

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

D'après une évaluation des effets d'une interruption de service et de la durée d'interruption pouvant être tolérée, les processus liés à la continuité des activités mis en place pour le SPGII actuel sont jugés adéquats. On dispose d'une « salle blanche ».

Les nouvelles et diverses unités opérationnelles et organisationnelles d'INFC qui seront appellées à participer aux activités relatives aux améliorations du SPGII et au renouvellement du SPGII pourront avoir des besoins changeants et différents en matière de continuité des activités.

Il est recommandé :

5. que le directeur, Services des applications, effectue un examen périodique des exigences relatives à la continuité des activités pour s'assurer que les plans de continuité des activités du SPGII soient à jour et visent à répondre adéquatement aux besoins des clients.

Contrôle opérationnel et gestion de projets

Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

Il est évident que le régime de gestion de projets pour l'environnement actuel du SPGII, que l'on utilise pour les améliorations du SPGII, couvre de façon adéquate la gestion du contenu, de la qualité, des communications, des ressources humaines, des risques, des finances, des problèmes et du contrôle des changements.

Recommandation : Aucune

Contrôles de l'intégrité financière et gestion de l'approvisionnement

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Le SPGII n'est pas un système financier, mais il contient des renseignements financiers liés aux projets et aux programmes et est utilisé aux fins de suivi et de contrôle budgétaire global. Toutes les régions interrogées ont indiqué que l'information financière est d'abord entrée dans un système financier du ministère ou de l'organisation, puis entrée à nouveau, au besoin, dans le SPGII. Toutes les régions ont précisé qu'elles procédaient à un rapprochement entre les renseignements financiers contenus dans les systèmes en question.

Dans le rapport final de l'évaluation à mi-parcours du Programme infrastructures Canada (septembre 2005), on présente des différences entre les données financières entrées dans le SPGII et les données fournies par les agents financiers contactés. On y indique que même si l'on procède au rapprochement entre les données du SPGII et celles se trouvant dans d'autres systèmes financiers, on s'interroge sur le niveau de chevauchement et de la diminution possible de l'efficacité en raison de l'utilisation de systèmes parallèles. L'initiative liée à la qualité des données du SPGII a permis de déterminer la nécessité d'effectuer un rapprochement entre les données au moins deux fois par année, et on propose, dans le rapport final de l'évaluation à mi- parcours d'Infrastructure Canada, d'assurer une surveillance plus fréquente des engagements financiers et des rapprochements. Dans l'évaluation à mi- parcours, on propose également de réexaminer, pour les futurs programmes, la pratique actuelle qui consiste à utiliser des systèmes parallèles aux fins des données financières.

Il est recommandé :

6. que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes relatifs au SPGII présentés dans le rapport de l'évaluation à mi-parcours de septembre 2005.

Contrôles relatifs à la technologie de l'information

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

Le SPGII actuel possède des contrôles quelque peu efficaces permettant d'assurer l'intégrité et la sécurité de la technologie de l'information, ainsi que la complétude, l'exactitude et la disponibilité des données.

Le système est fiable.
Le système possède des contrôles suffisants permettant d'assurer une sécurité de base relative à la TI.
L'accès est contrôlé à l'aide de noms d'utilisateur et de mots de passe. Chaque utilisateur possède un profil définissant ses droits d'accès.
On a mis en place des procédures pour atténuer certains risques liés à l'accès de l'environnement de production par les développeurs.

Une évaluation indépendante de la vulnérabilité (EV) de l'environnement informatique d'INFC, qui comprend le SPGII, a été achevée en août 2005. Le Ministère compte donner suite aux recommandations relatives au SPGII contenues dans l'EV une fois le processus d'appel d'offres concernant le contrat du SPGII terminé et le nouveau contrat établi. L'EV constitue également une première étape vers la mise en œuvre de la norme Exigences sécuritaires de base des zones STI (ITSD-02) du gouvernement du Canada, prévue en 2007.

Même si les développeurs du SPGII ont un accès physique aux environnements de production et d'essai pour utilisateurs, leur accès à ces locaux sont restreints par leur profil d'utilisateur établi à « mode lecture seulement ». Certains agents sont autorisés à modifier l'information contenue dans l'environnement de production dans le cadre d'une autorisation de tâches. Les changements apportés sont contrôlés au moyen d'un processus officiel qui comprend une piste de vérification valable et qui prévoit la possibilité d'annuler, au besoin, les changements apportés.

Le centre de dépannage n'est pas jugé si utile sauf pour ce qui est des questions relatives à l'accès – c'est-à-dire les noms d'utilisateur et les mots de passe.

On a indiqué, lors des entrevues menées, que les clients de l'extérieur communiquent directement avec l'agent de soutien technique du SPGII ou le gestionnaire des services d'information lorsqu'ils ont des problèmes ou des points à régler.

Certaines personnes ont signalé des problèmes d'intégrité des données dans le cadre du rapport final de l'évaluation à mi- parcours du Programme infrastructures Canada de septembre 2005 et des examens de la qualité des données menés par INFC en 2002 et en 2003. On a soulevé un certain nombre de préoccupations, notamment en ce qui a trait à la complétude des données, à l'uniformité des renseignements saisis (particulièrement les renseignements figurant dans les zones de texte simples) et à la fréquence des mises à jour. Les problèmes de données cernés dans le cadre de l'évaluation à mi- parcours et précisés dans la vérification comprennent :

Les administrations n'entrent pas les données dans le SPGII de façon uniforme. Ce qui suscite des questions quant à la validité et à la fiabilité des activités de rapport et de surveillance réalisées à l'échelle nationale. Les données sont entrées dans le système parfois par les organismes de développement régional (ODR), parfois par les provinces (sauf l'Ontario et le Québec).
Les définitions des renseignements contenus dans le système ne sont pas uniformes dans l'ensemble du pays. Par conséquent, il est difficile de déterminer la mesure dans laquelle les données figurant dans le système sont fiables à l'échelle nationale. Les ateliers organisés dans le cadre de l'initiative liée à la qualité des données du SPGII ont permis de noter un manque de cohérence dans les façons dont les ODR interprètent les principaux aspects du programme, par exemple la définition de la date de commencement du projet et la méthode utilisée pour mesurer l'atteinte des objectifs sur le plan écologique et en ce qui concerne les régions rurales.
La mesure dans laquelle les données sont réellement utilisées n'est pas claire. Au sein d'une administration donnée, certaines personnes peuvent utiliser les données de façon continue alors que d'autres ne les utilisent jamais.
Une quantité importante de renseignements demandés sont jugés « optionnels »; il n'est donc pas obligatoire de les entrer dans le système. Cela donne lieu à des données incomplètes peu utilisables aux fins de surveillance et d'établissement de rapports à l'échelle nationale.
Dans le cadre de l'évaluation à mi- parcours, on a signalé qu'il était difficile de déterminer l'état d'achèvement réel des projets du PIC étant donné que les données contenues dans le SPGII ne semblaient pas refléter les renseignements à jour concernant l'état des projets. Les personnes interrogées ont indiqué que même si les projets sont terminés, l'information à ce sujet n'est pas entrée dans le système car dès qu'un projet est fermé, on ne peut pas modifier l'information relative au projet contenue dans le SPGII.

INFC se penche actuellement sur les problèmes de qualité des données dans le cadre de la mise en œuvre de l'initiative liée à la qualité des données du SPGII. On s'attend à ce que cette initiative permette de résoudre les problèmes actuels concernant l'exactitude et l'actualité de l'information contenue dans la base de données et de mettre en place une nouvelle procédure pour que l'on puisse s'assurer de l'exactitude des données dans l'avenir.

Il est recommandé :

7. que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes énoncés dans l'évaluation de la vulnérabilité du SPGII et que l'on satisfasse aux exigences en matière de sécurité du SPGII;

8. que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on continue de se pencher sur les problèmes d'intégrité des données, qu'on les règle et que des rapports d'étape réguliers sur les activités relatives à l'intégrité des données soient présentés aux intervenants concernés.

Analyse de l'environnement

Très efficace - Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

On surveille la satisfaction des clients et les changements apportés aux cadres réglementaires et législatifs d'INFC dans le contexte du SPGII actuel et des améliorations du SPGII.

On procède à la surveillance des relations et des attentes des principaux partenaires et intervenants, mais cette tâche est plus difficile étant donné que l'utilisation du SPGII varie d'une province à l'autre et en fonction du programme.
Les téléconférences mensuelles du groupe d'utilisateurs du SPGII constituent un forum où l'on peut échanger des renseignements, tout comme le permet la réunion semi-annuelle du comité de coordination des sous-ministres adjoints responsables des programmes d'infrastructure.

Recommandation : Aucune

Gestion du rendement et amélioration continue

Efficace – Cet élément fonctionne selon les plans, mais on pourrait renforcer certains points.

On a mis en place des processus permettant d'établir et de surveiller les objectifs de rendement concernant les opérations du SPGII. Les renseignements recueillis et servant à produire des rapports comprennent des précisions relatives à la disponibilité du système, de l'information sur la gestion du changement, des statistiques sur les données et des renseignements sur l'utilisation du réseau.

Dans le cadre des examens de dossiers effectués lors de la vérification, on a repéré des documents sur l'état des projets et la gestion des risques (liés à des autorisations de tâches précises et aux versions du système), ainsi que des rapports d'évaluation faisant état du rendement, des coûts et des calendriers relatifs au développement, aux modifications et aux améliorations du SPGII.

Dans le rapport final de l'évaluation à mi- parcours du Programme infrastructures Canada (septembre 2005), on a soulevé des préoccupations concernant la fiabilité des données et de son effet possible sur l'évaluation sommative du PIC et la capacité d'INFC de mesurer, dans l'avenir, le succès du programme. Il est recommandé :

que l'on établisse des liens clairs entre les mesures du rendement précisées dans les documents relatifs aux cadres de gestion et de responsabilisation axés sur les résultats (CGRR) et les données recueillies au moyen du SPGII afin de s'assurer que l'on effectue le suivi des indicateurs appropriés;
qu'INFC veille à ce que les exigences en matière de données soient documentées et communiquées aux personnes chargées de la collecte et de l'entrée des données. Cette documentation devrait se trouver dans le SPGII et dans les documents fondamentaux, et comprendre des définitions claires concernant l'information demandée aux fins d'uniformité entre les administrations.

L'évaluation à mi- parcours précise que ces activités seront abordées dans le cadre de l'initiative liée à la qualité des données du SPGII.

Il est recommandé :

9. que le dirigeant principal de l'information définisse et collecte l'information sur le rendement permettant de déterminer la mesure dans laquelle le SPGII appuie efficacement les exigences opérationnelles et fournit de la rétroaction sur le rendement du SPGII dans le cadre du processus de planification.

Surveillance de la gestion

Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

Les entrevues menées et les documents examinés indiquent que l'on procède à une surveillance de la gestion suffisante et appropriée. En raison de la taille de l'organisation (relativement petite), on observe un engagement et une sensibilisation accrus de la part du directeur, Services des applications, du directeur, Soutien à l'informatique et services Web et du dirigeant principal de l'information. La réunion hebdomadaire des deux directeurs, des entrepreneurs et des gestionnaires du projet du SPGII permet d'assurer une importante sensibilisation à l'égard des opérations par les gestionnaires.

Recommandation : Aucune

Surveillance des tiers

Très efficace – Aucune mesure n'est requise. Tout fonctionne selon les plans.

La vérification a permis de révéler que l'on a eu recours à des examens officiels indépendants pour orienter la détermination des améliorations à apporter relativement à l'élaboration, à l'entretien et à l'exploitation du SPGII. Ces examens comprennent notamment l'examen du SPGII effectué en mars 2003, l'examen opérationnel d'avril 2005 (qui portait sur l'organisation de la GI-TI et le SPGII), l'évaluation à mi-parcours d'INFC menée en septembre 2005, une analyse indépendante de l'environnement des systèmes de subventions et de contributions effectuée en décembre 2005, ainsi que des examens cycliques du rendement de CGI.

L'examen du SPGII, effectué en mars 2003, a servi de fondement à la définition de nombreux éléments faisant partie de l'intiative d'amélioration du SPGII et figurant dans les documents relatifs au renouvellement du SPGII.

Recommandation : Aucune

3.2 Cadre de contrôle de la gestion - Renouvellement du SPGII

Le deuxième objectif de la vérification consistait à évaluer l'efficacité de la gestion des risques du projet du SPGII, en particulier les risques liés aux investissements dans le renouvellement du SPGII et aux changements connexes touchant la portée et les exigences.

L'efficacité de la gestion des risques du projet du SPGII, en particulier les risques liés aux investissements dans le renouvellement du SPGII et aux changements connexes touchant la portée et les exigences.

Critères	Efficace	Quelque peu efficace	Totalement inefficace
Les structures de gouvernance et de responsabilisation ont été mises en place pour la gestion du SPGII. Les responsabilités réparties entre les intervenants de l'entité, y compris les partenaires, sont clairement définies et gérées. Les processus, les activités et les structures, qui établissent une gouvernance, des objectifs, des rôles et des responsabilités clairs, ainsi que des modalités de travail et de rapport appropriées, permettent d'assurer une coordination adéquate entre tous les secteurs de l'organisation. La gouvernance appuie la prise de décisions stratégiques et opérationnelles, l'efficience et l'efficacité des opérations et l'atténuation des risques.			√
Le cadre stratégique est adéquat et permet de définir et de surveiller les exigences internes et externes liées à l'exploitation, à la gestion, à la conception et à l'élaboration du SPGII. Il fournit une orientation aux fins du projet de renouvellement du SPGII.		√
Les processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources sont en place et permettent de fournir une orientation stratégique, d'établir des plans opérationnels, de fixer les objectifs et les priorités, et d'affecter les ressources financières et humaines, et les autres ressources, conformément aux plans. Les contrôles définissent les ressources et les compétences requises et permettent de s'assurer que l'on possède suffisamment de ressources pour atteindre les objectifs du SPGII, tenir compte des résultats des évaluations des risques et du rendement antérieur et fournir un soutien essentiel pour la gestion relative à la direction et à la surveillance des opérations. Les contrôles permettent aux employés, aux tiers fournisseurs de services et aux principaux partenaires d'avoir une bonne compréhension des priorités et des limites relatives aux ressources.			√
Les processus d'information et de communication, formels et informels, sont adéquats pour ce qui est de la qualité, de la quantité et du choix du moment et permettent de fournir une orientation, de fixer les attentes et de surveiller le rendement et la satisfaction des employés. Les processus sont adéquats pour ce qui est de la qualité, de la quantité et du choix du moment et permettent la gestion des relations et des attentes des partenaires et des principaux intervenants du SPGII.		√
Les processus et les pratiques en matière de formation et de renforcement des capacités sont suffisants et permettent d'exécuter les tâches, d'atteindre les objectifs et de veiller à ce que l'on ait la capacité nécessaire pour satisfaire aux futures exigences relatives au projet de renouvellement du SPGII.		√
Les pratiques et les processus relatifs à la gestion du savoir et de l'information permettent de s'assurer que les gens ont accès à des renseignements complets et exacts qui les soutiennent.	√
Les plans de continuité des activités qui reflètent le niveau de risque du SPGII sont complets, à jour, contrôlés et communiqués adéquatement aux principaux intervenants et aux personnes directement concernées. On tient compte des relations et des attentes des partenaires dans le cadre du processus de planification de la continuité des activités liées au SPGII.	√
Les méthodes d'analyse de l'environnement comme l'analyse des facteurs économiques, politiques et démographiques, ainsi que la surveillance des principaux indicateurs, comme la satisfaction de la clientèle, fournissent des renseignements solides et à jour sur les facteurs externes existants et les effets de ceux-ci sur les objectifs opérationnels, les risques et les priorités. La surveillance des changements apportés aux cadres réglementaires et législatifs. L'existence et l'efficacité de ces mécanismes de surveillance contribuent à la gestion des relations et des attentes des principaux partenaires et intervenants.		√
Les processus, les pratiques et les outils relatifs à la gestion du rendement et à l'amélioration continue couvrent de façon adéquate : La collecte cyclique et régulière, le suivi et la communication des renseignements sur les progrès réalisés, de même que la préparation de rapports sur les progrès; L'établissement et la communication des objectifs en matière de rendement, ainsi que des cibles et des indicateurs de rendement correspondants; L'utilisation de renseignements sur le rendement dans le but de s'assurer que les résultats et les produits sont en harmonie avec les exigences opérationnelles (portée, qualité, gestion des produits); L'intégration de la rétroaction dans le processus de planification.			√

Gouvernance et responsabilisation

Totalement inefficace – La direction doit accorder une attention importante en vue d'améliorer ces pratiques.

La structure fonctionnelle de prise de décisions nécessaire à l'orientation du renouvellement du SPGII, auquel participent les principaux cadres supérieurs, n'a pas été établie.
Bon nombre des documents clés et fondamentaux nécessaires à la définition de la vision et des objectifs du futur SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées. Il s'agit notamment du plan stratégique en matière de GI-TI, qui comprend des volets du plan de ressources humaines en GI-TI, une stratégie de communication et l'analyse de rentabilisation concernant le renouvellement du SPGII.
On n'a pas créé de bureau de projet officiel aux fins du renouvellement du SPGII.

Il est recommandé :

10. que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, mette sur pied un comité directeur du renouvellement du SPGII pour offrir, à l'échelle du Ministère, une surveillance et une orientation concernant le projet de renouvellement du SPGII. Le comité devrait compter des membres de la haute direction provenant de tous les secteurs du Ministère;

11. que le dirigeant principal de l'information établisse un bureau de gestion de projet du SPGII et veille à ce qu'un gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII responsable soit clairement désigné;

12. que le dirigeant principal de l'information s'assure que les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant le renouvellement du SPGII soient clairement définis, approuvés par le comité directeur du renouvellement du SPGII et attribués de façon appropriée;

13. que le dirigeant principal de l'information envisage de changer le nom du projet de renouvellement du SPGII par un nom qui reflète mieux les objectifs généraux du projet.

Cadre stratégique

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

Le cadre stratégique applicable au renouvellement du SPGII prendra appui sur le cadre stratégique existant qui précise les exigences imposées aux clients de l'extérieur, ainsi qu'aux clients internes habituels. On devra assurer une surveillance continue du cadre stratégique pour que le renouvellement du SPGII permette de définir et de surveiller les besoins des nouveaux clients à l'interne, des initiatives du gouvernement du Canada et d'un ministère en évolution.

Recommandation : Aucune - Les activités relatives au cadre stratégique font l'objet d'autres recommandations.

Planification, établissement des priorités et affectation des ressources

Totalement inefficace – La direction doit accorder une attention importante en vue d'améliorer ces pratiques.

Bien que certains travaux aient été effectués, les processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources permettant d'établir l'orientation stratégique et de gérer les risques liés au projet de renouvellement du SPGII sont inadéquats. La Direction générale de la GI-TI n'a pas intégré les idées, les plans et les travaux effectués dans une analyse de rentabilisation devant être transmise aux cadres supérieurs du Ministère aux fins d'examen.

Les résultats attendus du projet ne sont pas clairement définis et n'ont pas été approuvés.
Les résultats attendus ne sont pas bien compris par les intervenants à l'interne.
Les intervenants à l'interne estiment ne pas avoir participé de façon adéquate à l'élaboration des documents relatifs au projet de renouvellement du SPGII et ignorent de quelle façon on a utilisé la rétroaction qu'ils ont fournie.
Le mandat du projet, l'analyse de rentabilisation et la présentation au CT sont encore à l'état d'ébauches et n'ont pas été approuvés.

Il est recommandé :

14. que le dirigeant principal de l'information veille à ce qu'un plan de projet soit élaboré aux fins du renouvellement du SPGII; il devra notamment préciser les activités, les produits attendus, les échéanciers et les obligations redditionnelles. Ce plan devra être envoyé au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation;

15. que le dirigeant principal de l'information veille à ce que le gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII soit responsable de la mise en œuvre et de la gestion du plan de renouvellement du SPGII.

Information et communication

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

Les intervenants internes éventuels qui ne font pas partie de l'équipe de GI-TI ou des Opérations de programmes ont jugé pauvres la qualité de l'information et des communications relatives au renouvellement du SPGII, ainsi que la quantité et le choix du moment de celles-ci.

Le dirigeant principal de l'information élabore actuellement une stratégie de communication aux fins du renouvellement du SPGII.

Recommandation : Aucune – La stratégie de communication aux fins du renouvellement du SPGII et le plan de communication feraient partie du plan de projet du SPGII et des produits attendus. Le comité directeur du projet de renouvellement du SPGII facilitera les activités d'information et de communication. Les méthodes de communication feront également l'objet de la recommandation 3.

Formation et renforcement des capacités

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

Les pratiques actuelles relatives à la formation et au renforcement des capacités sont adéquates et permettent de faire en sorte que les gens possèdent les compétences nécessaires pour favoriser l'atteinte des objectifs relatifs au SPGII, tant en ce qui concerne l'environnement opérationnel actuel du SPGII que les améliorations du SPGII.

On n'a pas suffisamment progressé dans le cadre du renouvellement du SPGII pour pouvoir déterminer les futurs besoins. Les facteurs pouvant accroître les risques liés à la formation et au renforcement des capacités comprennent les compétences qui seront nécessaires pour les nouveaux clients et les applications, le nouvel appel d'offres concernant le contrat du SPGII (exécuté actuellement par CGI) et la complexité accrue inhérente à la croissance du Ministère.

Recommandation : Aucune – Le processus de planification du renouvellement du SPGII comprendrait une stratégie et un plan en matière de RH. Le gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII et le bureau de gestion du projet surveilleraient les problèmes qui surgissent concernant la formation et le renforcement des capacités.

Gestion du savoir et de l'information

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

On procède au renouvellement du SPGII parallèlement à l'examen des pratiques de GI. On fait actuellement circuler une nouvelle politique ministérielle provisoire en matière de GI afin de recueillir des commentaires.

On a préparé une matrice des responsabilités et des obligations redditionnelles pour la gestion de l'information, et une vérification de la capacité en matière de GI est prévue pour les mois d'avril et mai 2006.

Recommandation : Aucune – Le gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII et le bureau de gestion du projet seraient responsables de la gestion du savoir et de l'information.

Continuité des activités

Efficace – La majorité des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Les activités relatives à l'amélioration et au renouvellement du SPGII changent et changeront les types d'activités opérationnelles, la criticité du SPGII pour les fonctions opérationnelles, ainsi que le nombre et les types de partenaires concernés. On devra effectuer périodiquement des analyses des répercussions sur les opérations pour déterminer si l'on devrait mettre en place des processus de continuité des activités plus rigoureux, ainsi que le choix du moment.

Recommandation : Aucune – La planification de la continuité des activités concernant le renouvellement du SPGII fera l'objet de la recommandation 5.

Analyse de l'environnement

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

L'analyse de l'environnement concernant le renouvellement du SPGII a donné des résultats moins bons que celle des opérations du SPGII et des améliorations du SPGII.

Les clients à l'interne éventuels ont soulevé des préoccupations quant à la façon dont on a répondu à leurs besoins et ne sont pas certains de la façon dont on a tenu compte de leur apport.
De nombreux documents liés au renouvellement du SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées; cela est en partie attribuable aux questions liées à la détermination et à la gestion des attentes des intervenants.

Recommandation : Aucune – Les recommandations relatives à la gouvernance et à la responsabilisation, ainsi qu'à la planification, à l'établissement des priorités et à l'affectation des ressources porteront sur les questions relatives à l'analyse de l'environnement.

Gestion du rendement et amélioration continue

Totalement inefficace − La direction doit accorder une attention importante en vue d'améliorer ces pratiques.

Dans le cadre du projet de renouvellement du SPGII, on n'est pas encore rendu à l'étape de la définition des stratégies et des pratiques de gestion du rendement et d'amélioration continue. Néanmoins, on devra définir et approuver ces éléments tôt dans le cycle de vie du projet pour s'assurer qu'on leur accorde l'attention voulue.

Il est recommandé :

16. que le dirigeant principal de l'information s'assure que les stratégies et les pratiques de gestion du rendement soient incluses dans le plan du projet de renouvellement du SPGII et la liste des produits attendus devant être envoyés au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation.

3.3 Ressources disponibles

Efficace – La plupart des parties de cet élément fonctionnent selon les plans, mais il faut déployer plus d'efforts dans certains domaines.

Le processus de surveillance et de contrôle des coûts, ainsi que de préparation de rapports sur les coûts du projet de renouvellement du SPGII est tributaire de l'établissement d'une structure de gouvernance et de responsabilisation efficace, de la définition et de la mise en œuvre des processus de planification, d'établissement des priorités et d'affectation des ressources, ainsi que de mécanismes efficaces permettant de déterminer et de gérer les attentes des partenaires.

Recommandation : Aucune

3.4 Gestion des risques

Quelque peu efficace – Certaines parties de cet élément fonctionnent bien, mais il existe de nombreuses lacunes.

Les méthodes de gestion des risques du SPGII sont de nature opérationnelle et visent la gestion des risques liés au système d'exploitation et à la mise en œuvre des changements et des améliorations dans le cadre des plans établis. Le SPGII ne comporte aucune méthode de gestion des risques systématique et holistique comprenant :

un processus officiel de gestion des risques;
des systèmes et des méthodes en place permettant d'atténuer les risques établis, fonctionnant comme prévu et approuvés par la haute direction;
la surveillance continue des risques éventuels au moyen d'un cadre d'évaluation des risques et d'indicateurs des risques.

Le plan stratégique en matière de GI-TI (en cours d'élaboration) devrait inclure les pratiques et les stratégies de gestion des risques du SPGII.

Recommandation : Aucune – Voir la recommandation 2 et la recommandation 4.

4. Conclusions de la vérification

4.1 Structures de gouvernance et de responsabilisation

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

La structure fonctionnelle de prise de décisions nécessaire à l'orientation du renouvellement du SPGII, auquel participent les principaux cadres supérieurs, n'a pas été établie.
Bon nombre des documents clés et fondamentaux nécessaires à la définition de la vision et des objectifs du futur SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées. Il s'agit notamment du plan stratégique en matière de GI-TI, qui comprend des volets du plan de ressources humaines en GI-TI, une stratégie de communication et l'analyse de rentabilisation concernant le renouvellement du SPGII.
On n'a pas créé de bureau de projet officiel aux fins du renouvellement du SPGII.

4.2 Gestion des relations et des attentes des partenaires

Opérations et améliorations du SPGII

À l'aide de la nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation recommandée, on pourra assurer, dans l'avenir, l'efficacité continue de la gestion des relations et des attentes.

Renouvellement du SPGII

les résultats attendus du projet ne sont pas clairement définis ni bien compris par les intervenants à l'interne;
les intervenants à l'interne estiment ne pas avoir participé de façon adéquate à l'élaboration des documents relatifs au projet de renouvellement du SPGII et ignorent de quelle façon on a utilisé la rétroaction qu'ils ont fournie;
de nombreux documents liés au renouvellement du SPGII sont encore à l'état d'ébauches non approuvées; cela est en partie attribuable aux questions liées à la détermination et à la gestion des attentes des intervenants.

4.3 Gestion des risques

4.4 Ressources disponibles

5. Plan d'action

But du plan d'action : c'est par l'intermédiaire du plan d'action que l'entité vérifiée répond à la vérification en indiquant si elle accepte chacune des recommandations du vérificateur, en justifiant chaque rejet et en s'engageant à faire le nécessaire pour mettre en oeuvre les recommandations qu'elle accepte. Le plan d'action fait partie du rapport final de vérification (à titre d'annexe). Il incombe au chef de la Vérification interne de faire le suivi de la mise en oeuvre du plan d'action et de présenter périodiquement un rapport sur les progrès au Comité ministériel de vérification et d'évaluation (CMVE).

Titre du rapport : Rapport de vérification
Vérification du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII)

Date du projet de rapport :
Mai 2006

Auteur : Vérificateurs d'Interis, sous la surveillance du chef de la Vérification interne

Entité vérifiée : Services ministériels d'INFC – Direction générale de la gestion de l'information/des technologies de l'information

Réponse de la direction

Opérations et améliorations du SPGII :
Acceptation des recommandations des vérificateurs.

Renouvellement du SPGII :
Acceptation de principe des recommandations des vérificateurs; toutefois, en raison des autres priorités du secteur de la GI/TI et des ressources accessibles, ce projet a été mis en suspens pour six mois. Une évaluation approfondie du projet sera réalisée d'ici décembre 2006.

Opérations et améliorations du SPGII
Les recommandations 2, 3, 4 et 5 s'appliquant aussi au renouvellement du SPGII, il est recommandé :

Recommandations des vérificateurs (Recommandations énumérées selon l'ordre de présentation dans le rapport de vérification)	Réponse de la direction (Acceptation ou rejet, avec justification de tout rejet)	Plan d'action (Mesure, agent responsable, date limite)
1. Que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, établisse une nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation, des processus d'établissement des priorités et d'affectation des ressources et un cadre stratégique afin de satisfaire aux exigences de l'environnement plus vaste et plus complexe des opérations et des améliorations du SPGII.	Acceptation	Le SMA, Services ministériels, déposera une nouvelle structure de gouvernance et de responsabilisation au Comité exécutif d'ici le 1er septembre 2006.
2. Que le dirigeant principal de l'information mette en œuvre des stratégies et des pratiques officielles de gestion des risques qui permettront d'assurer la surveillance continue des risques liés au SPGII au moyen d'un cadre et d'indicateurs de risques et d'atténuer systématiquement ces risques.	Acceptation	Un cadre de gestion des risques du SPGII sera élaboré. Les stratégies et les pratiques officielles de gestion des risques seront définies et mises en oeuvre conformément à ce cadre et elles se situeront dans le prolongement des évaluations initiales des risques qui ont été faites pour le SPGII. Le directeur, Services des applications, se chargera de cette tâche et le DPI approuvera le cadre de gestion des risques d'ici la fin d'octobre 2006.
3. Que le directeur, Services des applications, mette en œuvre des mesures visant à améliorer les méthodes de communication au sein de l'équipe du SPGII et entre le SPGII, les partenaires et les intervenants au sein d'INFC.	Acceptation	Le directeur, Services des applications, établira et mettra en oeuvre une stratégie de communication qui officialisera les pratiques de communication existantes et qui les augmentera en se fondant sur une évaluation des lacunes cernées. Cette stratégie doit être examinée et acceptée par les participants clés d'ici la fin de juillet 2006.
4. Que le directeur, Services des applications, définisse plus clairement et documente les risques du SPGII en ce qui a trait aux ressources humaines et élabore un plan d'action en s'appuyant sur les initiatives actuelles en matière de RH afin de contrer ces risques.	Acceptation	Le directeur, Services des applications, élaborera un plan d'action et le déposera au Comité exécutif d'ici la fin de juin 2006.
5. Que le directeur, Services des applications, effectue un examen périodique des exigences relatives à la continuité des activités pour s'assurer que les plans de continuité des activités du SPGII sont à jour et visent à répondre adéquatement aux besoins des clients.	Acceptation	Le directeur, Services des applications, examinera et actualisera le plan de continuité des activités du SPGII, conformément à un calendrier établi. Le SMA, Services ministériels, approuvera et actualisera le plan de continuité des activités d'ici la fin de novembre 2006.
6. Que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes relatifs au SPGII présentés dans le rapport de l'évaluation à mi-parcours de septembre 2005.	Acceptation (Remarque : La réponse de la direction a été déposée le 30 mars 2006.)	Veuillez vous référer à la réponse à la recommandation no 8 ci-après relativement à la question de la qualité des données. En outre, les leçons tirées de la mise en oeuvre du SPGII PIC seront incorporées dans l'effort de développement courant. Un examen exhaustif visant à évaluer l'évolution de la question de la qualité des données sera entrepris au cours de l'été de 2006 et les résultats de l'examen et le plan d'action seront présentés au Comité de la GI/TI des SMA d'INFC au début de l'automne de 2006 au plus tard.
7. Que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on se penche sur les problèmes énoncés dans l'évaluation de la vulnérabilité du SPGII et que l'on satisfasse aux exigences en matière de sécurité du SPGII.	Acceptation	Cette activité doit être entreprise dans le cadre de la conformité ministérielle à la GSTI (gestion de la sécurité des technologies de l'information) d'ici la fin de décembre 2006. Le directeur, Services des applications, travaillera avec le coordonnateur de la sécurité des TI en vue de régler les problèmes énoncés dans l'évaluation de la vulnérabilité d'ici décembre 2006.
8. Que le directeur, Services des applications, s'assure que l'on continue de se pencher sur les problèmes d'intégrité des données, qu'on les règle et que des rapports d'étape réguliers sur les activités relatives à l'intégrité des données soient présentés aux intervenants concernés.	Acceptation	Au cours de l'été de 2005, des plans visant à améliorer la qualité des données ont été élaborés par INFC et les régions et ils ont finalement été présentés au Comité de coordination des SMA (CCSMA), qui a donné un appui sans réserve à l'initiative. Depuis, la mise en œuvre des plans se poursuit en étroite collaboration avec les régions et des rapports d'étape actualisés sont fournis au CCSMA. Une évaluation interne des progrès réalisés jusqu'à maintenant a été faite en février 2006 et les résultats de l'évaluation et les plans d'action futurs seront finalisés et présentés au Comité de la GI/TI des SMA d'INFC aux fins d'approbation d'ici la fin de juin 2006. Tous les problèmes d'intégrité des données subsistants continueront de faire l'objet d'un suivi jusqu'à ce qu'ils soient réglés.
9. Que le dirigeant principal de l'information définisse et collecte l'information sur le rendement permettant de déterminer la mesure dans laquelle le SPGII appuie efficacement les exigences opérationnelles et fournit de la rétroaction sur le rendement du SPGII dans le cadre du processus de planification.	Acceptation	Un examen exhaustif sera entrepris en vue de régler ce problème. Le cadre de référence de l'examen sera présenté au SMA, Services ministériels, aux fins d'approbation d'ici la fin de juillet 2006.

Renouvellement du SPGII
En plus des recommandations 2, 3, 4 et 5 ci-dessus, qui s'appliquent également au volet du renouvellement du SPGII, il est recommandé :

Recommandations des vérificateurs (Recommandations énumérées selon l'ordre de présentation dans le rapport de vérification)	Réponse de la direction (Acceptation ou rejet, avec justification de tout rejet)	Plan d'action (Mesure, agent responsable, date limite)
10. Que le sous-ministre adjoint, Services ministériels, mette sur pied un comité directeur du renouvellement du SPGII pour offrir, à l'échelle du Ministère, une surveillance et une orientation concernant le projet de renouvellement du SPGII. Le comité devrait compter des membres de la haute direction provenant de tous les secteurs du Ministère.	Acceptation	En raison des autres priorités dans le secteur de la GI/TI et des ressources accessibles, le projet de renouvellement du SPGII a été mis en suspens pour six mois. L'étendue, les objectifs, le calendrier, les coûts et la gouvernance du projet seront réévalués avant le 31 décembre 2006.
11. Que le dirigeant principal de l'information établisse un bureau de gestion de projet du SPGII et veille à ce qu'un gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII responsable soit clairement désigné.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois
12. Que le dirigeant principal de l'information s'assure que les rôles, les responsabilités et les obligations redditionnelles concernant le renouvellement du SPGII soient clairement définis, approuvés par le comité directeur du renouvellement du SPGII et attribués de façon appropriée.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois
13. Que le dirigeant principal de l'information envisage de remplacer le nom du projet de renouvellement du SPGII par un nom qui reflète mieux les objectifs généraux du projet.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois
14. Que le dirigeant principal de l'information veille à ce qu'un plan de projet soit élaboré aux fins du renouvellement du SPGII; il devra notamment préciser les activités, les produits attendus, les échéanciers et les obligations redditionnelles. Ce plan devra être envoyé au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois
15. Que le dirigeant principal de l'information veille à ce que le gestionnaire du projet de renouvellement du SPGII soit responsable de la mise en œuvre et de la gestion du plan de renouvellement du SPGII.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois
16. Que le dirigeant principal de l'information s'assure que les stratégies et les pratiques de gestion du rendement soient incluses dans le plan du projet de renouvellement du SPGII et la liste des produits attendus devant être envoyés au comité directeur du renouvellement du SPGII aux fins d'approbation.	Acceptation	Projet mis en suspens pour six mois

Renseignements :

Infrastructure Canada
(613) 948-1148
Numéro sans frais : 1-877-250-7154
TTY: 1-800-465-7735
info@infc.gc.ca

Date de modification :: 2007-07-26

Vérification interne du Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII)

Table des matières

1. Sommaire

Contexte

Justification de la vérification

Objectifs et portée de la vérification

Période couverte par la vérification

Conclusion des vérificateurs

Structures de gouvernance et de responsabilisation

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

Gestion des relations et des attentes des partenaires

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

Gestion des risques

Ressources disponibles

Recommandations

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

2. Introduction

2.1 Contexte

Justification de La Vérification

2.2 Objectifs et Portée de la Vérification

Contexte

Portée

2.3 Méthode de vérification

Critères de vérification

Cueillette de renseignements

Période couverte par la vérification

Échelle utilisée pour l'évaluation des contrôles

3. Constatation

3.1 Cadre de contrôle de la gestion - SPGII actuel et améliorations du SPGII

L'efficacité du cadre de contrôle de la gestion applicable à la construction et à l'exploitation du SPGII, ainsi qu'à la gestion de sa conception et de son enrichissement.

Gouvernance et responsabilisation

Cadre stratégique

Établissement des priorités et affectation des ressources

Valeurs organisationnelles et éthique

Information et communication

Milieu de travail et reconnaissance des employés

Formation et renforcement des capacités

Mesures de protection matérielle

Gestion du savoir et de l'information

Plans de continuité des activités

Contrôle opérationnel et gestion de projets

Contrôles de l'intégrité financière et gestion de l'approvisionnement

Contrôles relatifs à la technologie de l'information

Analyse de l'environnement

Gestion du rendement et amélioration continue

Surveillance de la gestion

Surveillance des tiers

3.2 Cadre de contrôle de la gestion - Renouvellement du SPGII

L'efficacité de la gestion des risques du projet du SPGII, en particulier les risques liés aux investissements dans le renouvellement du SPGII et aux changements connexes touchant la portée et les exigences.

Gouvernance et responsabilisation

Cadre stratégique

Planification, établissement des priorités et affectation des ressources

Information et communication

Formation et renforcement des capacités

Gestion du savoir et de l'information

Continuité des activités

Analyse de l'environnement

Gestion du rendement et amélioration continue

3.3 Ressources disponibles

3.4 Gestion des risques

4. Conclusions de la vérification

4.1 Structures de gouvernance et de responsabilisation

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

4.2 Gestion des relations et des attentes des partenaires

Opérations et améliorations du SPGII

Renouvellement du SPGII

4.3 Gestion des risques

4.4 Ressources disponibles

5. Plan d'action

Réponse de la direction

Opérations et améliorations du SPGII Les recommandations 2, 3, 4 et 5 s'appliquant aussi au renouvellement du SPGII, il est recommandé :

Renouvellement du SPGII En plus des recommandations 2, 3, 4 et 5 ci-dessus, qui s'appliquent également au volet du renouvellement du SPGII, il est recommandé :

Renseignements :

Opérations et améliorations du SPGII
Les recommandations 2, 3, 4 et 5 s'appliquant aussi au renouvellement du SPGII, il est recommandé :

Renouvellement du SPGII
En plus des recommandations 2, 3, 4 et 5 ci-dessus, qui s'appliquent également au volet du renouvellement du SPGII, il est recommandé :